GESTIRE IL PROPRIO TEMPO PER
MIGLIORARE LA VITA - 7

(Prima parte)

(Seconda parte)

(Terza parte)

(Quarta parte)

(Quinta parte)

(Sesta parte)

Aspettare risposte che non arrivano mai

"Le cose belle accadono a chi sa aspettare", qualcuno di voi ha sicuramente già sentito questo proverbio.
E vero che saper aspettare può regalarci splendide occasioni ma, per la maggior parte delle volte, ci fa solo perdere moltissimo tempo. Aspettare risposte che non arrivano, ad esempio, è un ladro di tempo tra i più diffusi al mondo e tutti noi abbiamo avuto a che farci almeno una volta nella vita in un'ottica di Time Management.

A livello culturale diamo quasi per scontato che ci siano persone che ne fanno aspettare altre e chi è preciso e puntuale può vivere questa cosa come una vera e propria imposizione, vista la sua diffusione. Ovviamente costringere i nostri collaboratori ad aspettare qualcosa che avremmo dovuto fare da un pezzo è un modo di comportarsi estremamente negativo ma, se è così diffuso e la gente arriva persino ad accettarlo, significa che è un fenomeno che facciamo fatica a controllare.
In effetti, purtroppo, le cose stanno proprio in questo modo. Chi non riesce ad organizzarsi ed è perennemente in ritardo nell'evasione di certi compiti non ha il controllo su ciò che fa anche se vorrebbe averlo. Quindi, il suggerimento che si potrebbe dare in tutti questi casi è quello di adattarsi alla situazione per non entrare in conflitto con qualcosa che non riusciremo mai a controllare. Tuttavia, nell'attesa che qualcun altro ci fornisca le risposte che ci servono, possiamo esercitare sulla faccenda un controllo maggiore di quanto spesso facciamo e questo significa che, se le priorità dell'organizzazione hanno identificato come un nostro compito quello di gestire una certa urgenza, dovremo fare tutto ciò che è umanamente possibile per ottenere le informazioni mancanti fermandoci solo quando abbiamo tentato di tutto.
Ecco alcune tattiche che spesso funzionano:

• chiamate la persona che sta ritardando le sue risposte e spiegatele la vostra priorità e il problema che potrebbe insorgere se ci fossero ulteriori ritardi. Chiedetele aiuto o, almeno, di segnalarvi chi può darvelo al posto suo;
• fornite ai vostri superiori un costante follow up su tutte le problematiche aperte, specificando per ognuna cosa vi servirebbe per sbloccarla. Eventualmente, chiedete loro cosa si potrebbe fare per sbloccare la situazione. Fate salire il problema fino a quando un superiore non riuscirà a farvi fronte;
• assicuratevi che tutti coloro che sono coinvolti e possono darti una mano sappiano come contattarvi il prima possibile quando avranno la risposta che vi serve

Nel frattempo, mentre state aspettando di avere la vostra risposta, affrontate la priorità successiva per non rimanere indietro.

Altri ladri di tempo

Ecco, abbiamo trattato tutti i principali ladri di tempo, quelli più diffusi. Ma ce ne sono tanti altri come, ad esempio, una definizione del lavoro poco chiara. Quando non sappiamo esattamente cosa dovremmo fare ci sentiamo un po' come se stessimo correndo in autostrada all'interno di un banco di nebbia. La velocità è continuamente ridotta a causa della mancanza di visibilità.
Al lavoro, quando non sappiamo dove siamo e dove stiamo andando, la nostra produttività diminuisce. Ma di chi è la responsabilità di definire chiaramente il nostro lavoro? Se non possiamo farlo da soli, l'obbligo spetta comunque a noi che dobbiamo sederci con il nostro responsabile e identificare un quadro chiaro delle nostre responsabilità. Finché ciò non verrà fatto, si sprecheranno enormi quantità di tempo.

Un'altra perdita di tempo enorme è data dalle riunioni non necessarie.
Molti incontri sono troppo lunghi e altrettanti non sono nemmeno necessari. Come possiamo gestire queste enormi perdite di tempo? Se siete voi a convocare la riunione, assicuratevi di identificare un obiettivo ben chiaro, di creare un ordine del giorno e assicuratevi che siano presenti solo le persone che possono dare un vero valore aggiunto al meeting. Se, invece, partecipate alle riunioni di qualcun altro e non siete sicuri che la vostra presenza sia realmente necessaria, parlatene con chi ha convocato l'incontro e fatevi spiegare perché ha chiamato anche voi.

Un altro ladro di tempo estremamente diffuso è il sovraccarico di lavoro. Gli esseri umani hanno tutti dei limiti che non possono essere superati se davvero vogliamo lavorare bene. Ci sono momenti in cui dobbiamo imparare a dire no perché assumerci nuovi carichi di lavoro non ci permetterebbe di svolgerli al meglio. Se impariamo a pianificare la nostra giornata in modo appropriato, avremo le "armi" necessarieper dire di no con cognizione di causa e fornendo tutti i motivi a sostegno del nostro rifiuto.
A questo punto le strade da percorrere sono due:

• riassegnare ad altri l'attività che non può essere svolta da voi
• togliervi alcune delle attività che state svolgendo e con rientrano nelle immediate priorità

Anche una scarsa comunicazione porta a perdere moltissimo tempo. Se non si è in grado di trasferire ad altri un quadro chiaro di ciò che è previsto, allora diventa inevitabile sprecare del tempo.

E che dire degli strumenti che non funzionano? Sono altri fattori che fanno perdere enormi quantità di tempo!
In questi casi si può agire in due modi:

• facendo una manutenzione preventiva per assicurarci che uno strumento importante non decida di rompersi proprio quando più ci servirebbe
• progettare una procedura operativa standard per riparare in fretta le apparecchiature più critiche o - almeno - per disporre immediatamente di un'alternativa

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Vi vengono in mente altri ladri di tempo di cui non abbiamo parlato? Avete voglia di raccontarcelo sul forum?

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