TIME MANAGEMENT - BRAIN DUMP:
METTIAMO ORDINE NELL'AGENDA, NELLE
COSE DA FARE, NEL NOSTRO LAVORO

In un'ottica di Time Management, non vi è mai capitato di avere talmente tante cose da fare da non sapere da quale parte incominciare? Una quantità di lavoro tale da non riuscire ad organizzarla in maniera decente nemmeno nell'agenda? E non avete avuto la sgradevole sensazione che ci fosse qualcosa che sfuggiva al vostro controllo e che rischiava di essere dimenticato?

Se avete risposto "sì" ad almeno una delle domande sopra, forse vi serve solamente uno strumento di cui molto probabilmente non avete mai sentito parlare: il brain dump!

Fare "brain dump" significa, letteralmente, svuotare il cervello, riversare da qualche parte il suo contenuto. Dove? Un foglio di carta andrà benissimo, ma andiamo per ordine!

Spesso le informazioni che abbiamo nel cervello non sono fruibili facilmente, perché si mescolano ad altre, perché non riusciamo ad individuarle facilmente oppure perché non sappiamo come trovarle al momento giusto.
E' il caso di chi ha studiato molto per sostenere un esame ma teme di aver trascurato qualcosa, oppure di chi deve fare una presentazione e ha paura di non essersi preparato a dovere per affrontare ogni genere di domanda del pubblico o per controbattere nel modo giusto ad un'obiezione. In entrambi i casi siamo davanti a persone preparate che, però, vorrebbero avere una sicurezza in più.
Poi abbiamo i professionisti saturi di lavoro che, ogni giorno, devo svolgere decine e decine di attività (e, magari, seguire anche quelle di altri), e vivono nel terrore di non aver esaminato abbastanza alcuni aspetti di una vicenda o di dimenticare qualcosa di importante.

Bene, a tutte queste persone e a molte altre basterebbe fare un po' di ordine nel cervello per avere il controllo di ciò che devono fare.
Per fare ordine, però, bisogna essere in grado di farsi le domande giuste oppure il vostro foglio rimarrà bianco. Ecco, allora, che vi abbiamo preparato un elenco che voi potrete ampliare o personalizzare a seconda delle vostre esigenze ma che, sicuramente, vi metterà in grado di sviscerare e riordinare tutto quello che dovete fare.
Questi input possono essere utilizzati per organizzare i progetti che dovete ancora iniziare, per quelli già in corso, per le attività non ancora completate, per rispettare le promesse che avete fatto, per gestire clienti e fornitori, per migliorare le vostre comunicazioni o per accorciare i tempi necessari per scrivere un report efficace.

Ricordate che una buona organizzazione delle informazioni che possedete è FONDAMENTALE per lavorare meglio.
Se impararete a organizzare un buon brain dump, facendovi le domande giuste in base alle voci riportate qui sotto, migliorerete di molto la vostra efficienza e vivrete la condizione invidiabile di mantenere la calma anche quando sarete sommersi dal lavoro.

Ecco il nostro elenco:

• attività e progetti avviati (fate un elenco per essere certi di esaminarli tutti);
• attività e progetti da avviare;
• impegni presi con le altre persone (capi, colleghi, collaboratori, persone esterne alla vostra organizzazione);
• comunicazioni interne ed esterne da fare o a cui rispondere;
• decisioni da comunicare ad altri;
• lista di persone che devono essere messe al corrente di una decisione;
• telefonate;
• materiali o istruzioni da preparare;
• report da scrivere;
• proposte da fare;
• testi da aggiornare;
• riunioni da fissare, svolgere, richiedere;
• cose da leggere;
• aspetti finanziari da considerare;
• raccolta dati;
• statistiche da prepare;
• previsioni da fare;
• pianificazione e organizzazione;
• obiettivi da stilare o da riconsiderare;
• iniziative da organizzare;
• eventi da gestire;
• materiale da raccogliere;
• presentazioni da preparare;
• cambiamenti nella struttura prendere in considerazione;
• modifiche da gestire;
• installazione di nuovi strumenti, macchinari, dispositivi;
• viaggi da organizzare;
• problemi legali;
• problemi con il personale;
• politiche, procedure;
• promozione di qualcosa;
• servizio al cliente;
• computer, tablet, telefonino;
• spazio per l'archiviazione;
• ambiente di lavoro;
• cose in attesa;
• attività da delegare;
• gestione dei rimborsi;
• cose da aggiustare, riparare;
• decisioni che devono prendere altri;
• carriera professionale;
• formazione;
• cose da imparare o da trattenere una volta che sono state apprese;
• competenze;
• aggiornamento del curriculum;
• ricerche da fare;
• cose prestate;
• persone da invitare ad un evento;
• aggiornamenti legislativi

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

La voce "decisioni che devono prendere altri" potrebbe ricordarvi, ad esempio, che dovete sollecitare alcune risposte, oppure che dovete preparare una presentazione convincente perché il vostro capo prenda la decisione giusta mentre l'input "cose da leggere" vi ricorderà che potreste sfruttare i minuti di attesa prima di una riunione per dare un'occhiata alla rivista di settore alla quale siete abbonati ma che non riuscite mai a leggere.

Semplice, no?
Si tratta di semplici annotazioni che dovrebbero riuscire a farvi mettere nero su bianco ciò che dovete fare per poi poterlo facilmente riordinare, organzizare, programmare, ecc.

PER SAPERNE DI PIU':