LA GESTIONE DELLE EMERGENZE IN UN'OTTICA DI TIME MANAGEMENT

Come gestite le crisi? Vi sembra che il tempo che avete a disposizione venga eroso in continuazione dalle emergenze? Vediamo come affrontarle al meglio mantenendo il controllo sulle ore della giornata

"Tempo, vecchio zingaro, non puoi fermarti, lasciare in sosta la tua roulotte, anche solo per un giorno?"
(Ralph Hodgson)

(Aggiornato il 30 maggio 2024)

Lo spunto per questo articolo ci è venuto leggendo il messaggio di uno di voi che si lamentava perché ogni giorno passava il suo tempo a gestire crisi ed emergenze, con la sensazione di non avere il minimo controllo sulle attività che pianificava di svolgere. Quanti di voi si sono ritrovati nella stessa situazione, almeno in qualche occasione? L'idea che non si sarà padroni del proprio tempo è una sensazione davvero brutta quando ci si ritrova a cercare di pianificare i compiti da svolgere, vero?

Se proviamo a esaminarla in un'ottica di time management, la gestione delle crisi o delle emergenze è una vera e propria trappola che porta a un modello di lavoro inefficiente e frustrante. Se anche voi vi ritrovate a fare i "pompieri" e a spegnere gli incendi delle emergenze uno dopo l'altro, senza mai riuscire a lavorare serenamente, sapete cosa intendiamo. Non c'è mai un minuto a disposizione per poter pensare, il capo chiede le cose per ieri, è un continuo susseguirsi di frasi come: "C'è un problema, ci pensi tu?" oppure: "Quest'ordine deve partire oggi! E' fondamentale! Occupatene tu, per favore..."

Tutto è una priorità, si passa in continuazione da un'emergenza all'altra, gestendo, di volta in volta, il problema che sembra essere più pressante in quel momento. Un approccio di questo genere genera:.

stress;
errori (di giudizio, dovuti alla fretta, ecc.)
fatica

Ma cos'è esattamente una crisi e quando possiamo parlare di vera emergenza?
Una crisi è un momento cruciale che richiede un'azione urgente che può tradursi in una situazione addirittura peggiore (se non si ha il tempo necessario per ragionare e per prendere la decisione giusta) o migliore fino alla risoluzione dell'emergenza.
In un'ottica di Time Management la gestione delle cosiddette emergenze è una vera e propria trappola perché il tempo non viene investito in qualcosa di valore aggiunto ma viene semplicemente usato per prendere in carico problemi che non possono essere rimandati. In un clima come questo si tende a perdere completamente di vista ogni sorta di pianificazione, per ridursi a passare da un'emergenza all'altra.

Ovviamente è del tutto normale che in un'organizzazione si verifichi una vera e propria crisi, di tanto in tanto, ma le aziende più avvedute si impegnano per cercare di evitare il più possibile le situazioni di emergenza perché, a parte gli effetti che hanno sui lavoratori e che abbiamo già elencato sopra, costano tantissimo in termini di risorse.

Per quanto possa sembrare assurdo, comunque, ci sono persone che in tempo di crisi operano benissimo perché:

amano l'eccitazione che deriva da momenti come questo;
si sentono al centro dell'attenzione e pensano di essere importanti perché si trovano a dover gestire un'emergenza;
una volta risolta, la crisi lascia la sensazione di aver centrato un obiettivo anche se non è così (in realtà è vero esattamente il contrario) ;
è molto più facile far lavorare le persone e avere a disposizione le risorse quando bisogna risolvere un propblema urgente ed è per questo che si tende a lasciare le cose ferme fino a quando non iniziano a degenerare

Ecco spiegato perché, magari senza nemmeno accorgersene in maniera conscia, molte persone non fanno assolutamente niente per evitare che si verifichino le emergenze. Altrimenti non si spiegherebbe la loro enorme frequenza, siete d'accordo?

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