LA GESTIONE DELLE EMERGENZE IN UN'OTTICA DI TIME MANAGEMENT - 2

Come gestite le crisi? Vi sembra che il tempo che avete a disposizione venga eroso in continuazione dalle emergenze? Vediamo come affrontarle al meglio mantenendo il controllo sulle ore della giornata

(Aggiornato il 30 maggio 2024)

Nella prima parte di questo articolo, abbiamo visto come alcune persone si trovino benissimo a gestire continue emergenze ma, se voi non fate parte di questo gruppo, vediamo insieme quale approccio bisognerebbe avere per evitare che si verifichi un'emergenza dopo l'altra e per gestire al meglio il proprio tempo.

Partiamo col dire che ognuno di voi, a seconda del ruolo che ricopre all'interno dell'organizzazione per cui lavora, può fare solamente una parte delle azioni necessarie per evitare che si verifichino, almeno in parte, le crisi. Non potete avere, infatti, il controllo su tutte le circostanze che potrebbero verificarsi, né potete giocare in anticipo per debellare qualsiasi crisi ancora prima che si verifichi ma, se seguirete i nostri consigli, riuscirete a gestire meglio il lavoro quotidiano e, di conseguenza, ad affrontare più sereneamente anche le VERE emergenze.

Premesso questo, ci sono un bel po' di cose che si possono fare e altre che potete richiedere ai vostri colleghi.
Eccole:

far notare che le crisi e la gestione delle urgenze costano molto a livello di risorse e, possibilmente, tirare le somme di quanto siano effettivamente costate le ultime emergenze gestite. E' solo in questo modo, infatti, che si riuscirà a sensibilizzare soprattutto la Direzione;
chiedere che le cose da fare che vi coinvolgano vengano il più possibile richieste con anticipo, in modo da poterle programmare e che anche eventuali emergenze vengano comunicate non appena si verificano, così da avere una piccola possibilità di manovra;
concordare una lista di priorità con il vostro responsabile, in modo che sappia che non potete gestire tutte le crisi che si verificano e riuscire anche a svolgere il lavoro di ordinaria amministrazione. Se dovete fare i "pompieri" (e noi non vce lo consigliamo di certo, per la vostra serenità), almeno che il ruolo vi venga riconosciuto e che si sappia che di mestiere fate quello;
pregate i vostri colleghi che si limitano a comunicarvi che c'è l'ennesima gatta da pelare di riflettere se davvero si tratta di una crisi, cioè di una vera emergenza, o non sia invece diventata una consuetudine chiamare il collega che, "di solito" si occupa di queste cose. In questo secondo caso, spiegate che sarebbe assolutamente apprezzato che il problema venisse risolto in autonomia senza arrivare sulla vostra scrivania

Un'altra cosa molto interessante sulla quale sarebbe bene ragionare è capire cosa succede nella vostra organizzazione una volta che la crisi è stata risolta. Ci si limita a tirare un sospiro di sollievo oppure si ragiona tutti insieme per capire cosa sia andato storto e fare in modo che il problema non si verifichi nuovamente in futuro? Una crisi, non dimentichiamolo, può trasformarsi in una grande opportunità se ci sforziamo di capire cosa l'ha originata e come possiamo affrontare meglio le cose.

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Da voi chi si occupa delle emergenze? C'è una buona gestione, oppure viene tutto rovesciato sulla scrivania del malcapaitato che si trova a gestire la qualità? Ce lo raccontate?

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