TIME MANAGEMENT - GESTIRE MEGLIO IL PROPRIO CARICO DI LAVORO

Riuscire a smaltire senza problemi il proprio carico di lavoro è un po' il sogno di tutti ma, per riuscirci, occorre confrontarci con tutto ciò che ci impedisce di farlo.

Migliorare la nostra produttività secondo il Time Management ha molto a che fare col il modo che ognuno di noi ha di trattare, più o meno efficacemente, gli ostacoli e le barriere che ci si materializzano davanti e che possono avere la forma delle mille distrazioni che accompagnano le nostre giornate o del collega che, con il suo modo di fare, indebolisce la nostra volontà di andare avanti per la strada che abbiamo deciso.

Provate a pensarci per un attimo: se tutto procedesse così come l'abbiamo immaginato al momento di stilare il nostro programma di lavoro giornaliero o settimanale, ci sarebbe poco bisogno di allenarsi ad essere più flessibili o concentrati. Nel mondo reale, tuttavia, per ottenere davvero ciò che vogliamo, dobbiamo essere pronti a gestire anche ciò che non abbiamo previsto.

Ci sono cose che tutti possono fare, in qualsiasi momento, e che rendono più facile mantenere la rotta. La letteratura che tratta l'argomento del time management è piena di spunti e di metodologie che si possono imparare per raggiungere gli obiettivi in modo più rilassato e vivere meglio le ore di lavoro. Lavorare in modo più produttivo, in fondo, può aiutarci a farci davvero piacere ciò che stanno facendo. Quando le persone riescono a cogliere il modo giusto di realizzare questo tipo di equilibrio all'interno della loro giornata lavorativa, possono persino diventare più creative per trovare modi nuovi di facilitarsi la vita professionale perché le buone idee arrivano solamente se abbiamo abbastanza tempo per riflettere, senza dover correre dietro ai problemi dal primo all'ultimo minuto della nostra giornata.

Chi impara a gestire meglio il proprio carico di lavoro riesce ad elaborare in maniera più efficace le informazioni necessarie per svolgerlo, a controllare le proprie reazioni emotive, a concentrarsi sui risultati e persino ad elaborare giudizi più obiettivi su cosa fare per gestire ogni singola situazione.
In tutto questo ci aiuta avere un approccio sistematico nell'affrontare il lavoro che è molto più utile di una semplice reazione al singolo compito da svolgere. Un approccio più cosciente è anche utile per aiutarci quando siamo sotto pressione perché dobbiamo gestire un momento di crisi. Quando le persone sanno di avere a disposizione i mezzi necessari per gestire qualsiasi situazione, infatti, sono più rilassate e si sa che, quando si lavora rilassati, tutto migliora.

Per riuscire ad avere l'approccio giusto al carico di lavoro che ci opprime, non abbiamo bisogno di più disciplina e nemmeno di lavorare di più perché dobbiamo semplicemente imparare a rendere migliore il lavoro che già facciamo, a partire da certi dettagli per riuscire a rimanere concentrati su tutto ciò che dobbiamo fare.

Per riuscire ad essere più produttivi occorre:

• elencare e rinchiudere in un metaforico recinto tutte le nostre attività che risultano ancora non completate, al fine di riacquistare chiarezza in merito a ciò che dobbiamo fare;
• rivolgere la nostra attenzione in modo consapevole ad ognuno dei molteplici livelli di compiti che abbiamo da svolgere;
• creare una vera e propria struttura di fiducia di professionisti per poter utilizzare, se necessario, le persone utili per mettere meglio a fuoco e risolvere un singolo problema;
• imparare a fare solo ciò che dobbiamo fare: niente di più e niente di meno. Questo atteggiamento ci porterà, nel tempo, a capire che non occorre reagire in modo eccessivo ma che le cose non vanno nemmeno trascurate. Possiamo agire in questo modo, però, solo se abbiamo la consapevolezza di poter sopportare il caos e lo stress, almeno per il tempo necessario a superare un periodo di lavoro intenso che, lo ricordiamo, dovrebbe costituire un'eccezione se abbiamo imparato a lavorare bene

Un cambiamento di comportamento porta a un cambiamento nelle azioni e nei risultati.
Quando si verifica un cambiamento ben pilotato e consapevole, ci si sposta sempre verso qualcosa di positivo. Ora, però, non pensate che per affrontare al meglio la vostra settimana lavorativa occorrano cambiamenti enormi perché, spesso, sono le piccole cose implementate nei posti strategicamente importanti che fanno la differenza.

Come abbiamo detto, probabilmente non c'è bisogno che voi lavoriate di più. A volte potrebbe essere necessario semplicemente gestire meglio i compiti che non riuscite a portare a termine, trovare il tempo per essere più creativi ed espansivi nei confronti dei vostri colleghi che possono darvi una mano nel quotidiano, riuscire a concentrarvi di più, migliorare la struttura del vostro lavoro, sforzarvi di essere più flessibili e rilassati.

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Una volta individuati i vostri punti deboli, qualsiasi piccolo cambiamento che porti a migliorarvi in questo campo vi farà essere più produttivi e, un piccolo cambiamento dopo l'altro, non avrete più voglia di fermarvi.

La buona notizia è che per ottenere un vero miglioramento in ciò che già fate non vi viene richiesto di acquisire nuove capacità, di imparare qualcosa di complesso o di ricercare informazioni che non avete a disposizione. Si tratta, molto più probabilmente, di fare meglio ciò che già fate e che avete visto funzionare in altri contesti e applicarlo anche là dove oggi non lo applicate.
La vera sfida consiste semplicemente nell'essere più consapevoli di ciò che dovete fare per gestirlo con maggiore coerenza perché è lì che risiede il vero potere di chi sembra riuscire sempre a fare tutto come se le sue giornate lavorative durassero 16 ore.

Si tratta di mettere in pratica una serie di comportamenti efficaci, applicabili ovunque e in qualsiasi momento.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':