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Imparare a sfruttare bene il tempo che abbiamo a disposizione per lavorare ma anche a reagire nel modo giusto davanti ai nostri impegni quotidiani ci può aiutare a reggere meglio il carico di lavoro al quale siamo sottoposti

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(Prima parte)

E' pazzesco. Non abbiamo il tempo per fare il nostro lavoro fatto, a causa di tutto il lavoro che dobbiamo fare. E staremmo molto più attenti ai dettagli se solo non dovessimo prestarvi così tanta attenzione!

Tranquilli, c'è luce alla fine di questo tunnel ma la via d'uscita si trova solamente avendo il coraggio di percorrerlo per intero in un'ottica di Time Management.

A volte si guadagna di più in produttività avendo semplicemente il coraggio di occuparci di ciò che ha fatto le ragnatele (le vecchie attività) ed eliminando tutto ciò che ci impedisce di andare avanti serenamente.
Completare le attività aperte, siano esse grandi progetti o un insieme di tante piccole cose, prepara il terreno per procedere in maniera più pulita, con maggiore energia e con un'idea più chiara e più completa di ciò che dovremo affrontare. Spesso, infatti, non siamo nemmeno sicuri di quale sarà la prossima attività che dovremo svolgere e fare ordine nella nostra e-mail, pulire il cassetto della scrivania, riordinare quelle carte che non ci permettono di avere una situazione chiara dei nostri impegni può decisamente aiutare.

Tutti, almeno una volta, abbiamo sperimentato il piacere infinito che si trova a partire da una situazione "zero", con tutti gli arretrati evasi e con una postazione di lavoro pulita, ordinata e pronta per lavorare in maniera efficiente. Non avreste voglia di sperimentarla di nuovo? Certo, costerà un po' di fatica e un po' di impegno, ma volete mettere l'energia che avrete dopo aver fatto questo lavoro?

Esistono fondamentalmente due approcci per gestire qualsiasi imprevisto o opportunità:

• quello di lasciare semplicemente che le cose accadano, pensando di fare parte di un tutto e credendo che - se non si riesce ad opporsi - la cosa migliore è rilassarsi;
• impegnarsi per agire sulla propria vita, in modo da cambiare marcia come si desidera

Un vecchio proverbio afferma che: "Quanto più si suda in tempo pace, meno si sanguina in guerra" ed è verissimo

Approfittare di questi giorni dopo il rientro dalle ferie è utilissimo per provare a ripartire con una nuova energia, dopo aver chiuso le questioni che affollano la vostra scrivania da troppo tempo.
Il massimo sarebbe riuscire a fare pulizia e a chiudere le attività iniziate o - almeno - ad aggiornarle ogni settimana.

Imparare ad utilizzare al meglio il proprio tempo è un'arte che si affina con l'esperienza. Non irritatevi troppo se i colleghi arrivano tardi (in un limite di ritardo ragionevole di qualche minuto) alla riunione che avete organizzato ma approfittatene per svolgere piccole attività che rimandate proprio perché possono essere svolte in pochi minuti: scrivete un'e-mail, fate una veloce telefonata, controllate la vostra agenda, impostate il verbale dell'incontro.
Ci sono pochissime persone che si preoccupano abbastanza del loro tempo e che si impegnano ad utilizzare bene ogni minuto aloro disposizione eppure avere più tempo all'interno della nostra giornata lavorativa significherebbe poter dedicare alcune ore alla crescita professionale, imparare cose nuove, confrontarsi con i colleghi e - in una parola - impostare le basi per un futuro lavorativo migliore.

Lo stress che ci porta la sensazione di non esercitare mai il controllo su ciò che dobbiamo fare deriva dalle promesse che non abbiamo mantenuto con noi stessi. Si può alleviare questa sensazione solamente accettando di farci carico di ciò che ci è stato affidato o, in alternativa, alzando bandiera bianca e prendendo coscienza che non si è in grado di fare tutto ciò che dovremmo fare (con tutte le conseguenze del caso) o, ancora, provando a rinegoziare alcuni impegni cercando di alleggerirli là dove è possibile farlo.
L'unica cosa che non possiamo fare, senza pentircene, è rinegoziare le promesse che ci siamo fatti perché ne ricaveremmo un senso di frustrazione e di inadeguatezza.

Impariamo, dunque, a prendere coscienza di ciò che siamo in grado di gestire e affrontiamolo subito, senza indugio, quando abbiamo ancora ben chiaro come procedere. In parallelo, un po' alla volta, elimineremo il lavoro accumulato semplicemente impegnandoci ad organizzarci meglio.
Solo così riusciremo a ridurre la pressione.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo la pubblicazione del primo libro di QualitiAmo).

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Se, però, appartenete a quel nutrito gruppo di persone che sono allergiche ad "organizzarsi" perché hanno sperimentato un consistente insuccesso ad esempio con l'utilizzo di liste "to-do" provate a ragionare se quelle liste non hanno funzionato perché - ad esempio - avete cercato di comprimere diverse cose all'interno di un'unica attività. Questi strumenti non funzionano affatto se non avete una vera e propria strategia per affrontare i vostri impegni quotidiani.

Quando la maggior parte delle persone si siede alla scrivania per buttare giù una lista di cose da fare, in realtà sta cercando di combinare tutte e cinque le fasi del flusso di lavoro:

• raccogliere le informazioni;
• elaborarle;
• organizzarle;
• riesaminarle;
• utilizzarle per svolgere l'attività

Se provate a farlo contemporaneamente, è difficile cercare di avere un'idea di qualcosa di cui sapete poco, decidere come muoversi, disporre un piano logico, passare ad una valutazione di quanto ipotizzato e poi iniziare un lavoro. Le persone che agiscono in questo modo, di solito, sono ricompensate con una grande confusione che le spinge all'immobismo.

Continueremo il nostro discorso la prossima settimana. Nel frattempo, provate ad azzerare le cose che si sono accumulate sulla vostra scrivania come vi abbiamo insegnato, ripulite tutto e preparatevi a partire dal famoso punto zero.

(Terza parte)

PER SAPERNE DI PIU':

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Time Management - Trucchi per organizzarsi
Brain dump: mettiamo ordine nell'agenda, nelle cose da fare, nel nostro lavoro
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