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Imparare a sfruttare bene il tempo che abbiamo a disposizione per lavorare ma anche a reagire nel modo giusto davanti ai nostri impegni quotidiani ci può aiutare a reggere meglio il carico di lavoro al quale siamo sottoposti

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(Prima parte)

(Seconda parte)

C'è un vecchio detto che avete sicuramente letto da qualche parte se siete appassionati di organizzazione del lavoro: "Tutto ciò al quale provate a resistere, vi bloccherà".

Se non vi è chiaro fino in fondo quale sia veramente il vostro lavoro e se evitate accuratamente di fare una elenco completo dei vostri compiti e degli obiettivi, avrete grandi difficoltà a rendere il vostro modo di lavorare diverso e migliore in un'ottica di Time Management.

Spesso ci sentiamo chiedere: "Come faccio ad impostare le giuste priorità?"
La nostra risposta è sempre la stessa: "Qual è il tuo lavoro?" Per sapere quali attività siano più importanti di altre, è necessario disporre di un punto di riferimento chiaro su ciò che dovete fare, su ciò che volete mantenere perché funziona così com'è e su ciò che volete cambiare o realizzare.

Se state annaspando e ultimamente vi sembra di non riuscire più a gestire in maniera efficace il vostro carico di lavoro, provate a capire che tipo di lavoro svolgete rispondendo a cinque semplici domande:

• quali sono i vostri compiti attuali?
  Per rispondere a questa domanda, all'apparenza così semplice, fate un elenco di tutte le azioni fisiche che dovete intraprendere per tenere fede ai vostri impegni e alle responsabilità che avete : le telefonate che dovete fare, le e-mail che dovete scrivere, le conversazioni che dovete sostenere, ecc.
  In genere, una persona avrà tra le 100 e le 200 azioni da compiere ogni giorno all'interno delle otto ore lavorative. Provate a metterle nero su bianco per chiarirvi le idee;
• quali sono i vostri obiettivi immediati?
  Per rispondere a questa domanda dovrete elencare i risultati che vi siete ripromessi di raggiungere a breve e che richiedono più di una semplice azione per essere completati. Alcuni esempi potrebbero essere: svolgere un certo numero di audit entro i prossimi tre mesi, rivedere il flusso di un processo, ecc.;
• quali sono le vostre attuali aree di responsabilità?
  La maggior parte delle persone ha una decina di responsabilità anche se non se ne rende sempre conto. Tra queste potrebbero esserci, ad esempio, lo sviluppo e la crescita delle persone che lavorano con voi, la pianificazione del lavoro altrui, la garanzia del servizio da dare ai clienti, ecc.
  Chiarire le responsabilità che avete nei confronti della vostra organizzazione vi aiuterà a valutare con maggiore lucidità i compiti che vi sono stati affidati;
• come vorreste cambiare il vostro lavoro entro il prossimo anno?
  Si tratta di elencare gli obiettivi che vi siete impegnati a soddisfare nel corso dei prossimi mesi, i progetti grandi e medi. Chiarito ciò che dovete fare nell'immediato, provate a spostarvi ad un livello più alto di organizzazione dei vostri compiti e a formulare una vision di breve-medio termine;
• dove vorreste essere fra cinque anni?
  Formulati chiaramente gli obiettivi immediati e di preve termine, concentratevi su una vision più prolungata e provate a immaginare come vorreste essere fra cinque anni. Come dovrà cambiare l'organizzazione del vostro lavoro, il percorso di carriera e, in generale, la vostra vita per rispondere ai vostri desideri professionali?

Redigere un elenco completo degli impegni, dei problemi e dei progetti che attualmente state affrontando in ognuno di questi cinque livelli, vi aiuterà a dare una migliore definizione del vostro lavoro.

Non è una cosa difficile da fare, eppure sono poche le persone che si soffermano a pensare a tutto questo. Sappiate, però, che senza un'idea chiara di ciò che dovete fare, a partire dal livello più banale ed operativo, difficilmente sarete pronti ad avere una conversazione con il vostro capo per ricalibrare il carico di lavoro o per affrontare i cambiamenti necessari per gestirlo meglio.

Se non riuscite ad affrontare le domande di base su ciò che state facendo oggi, ai livelli più operativi, significa che avete una forte resistenza a pensare seriamente a ciò che deve cambiare per allinearvi ai cambiamenti che, inevitabilmente, stanno avvenendo attorno a voi.
Molti hanno un'idea troppo vaga di ciò che vogliono fare o essere in futuro. Si vuole cambiare ma non si sa come farlo.

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Senza un punto di riferimento dal quale partire, si è destinati ad andare alla deriva.
Senza sapere dove vi trovate, non saprete in quale direzione spostarvi.

Riconoscere in maniera consapevole ciò che volete e dovete fare è il primo passo per accettare il vostro carico di lavoro, per riuscire a smaltirlo nel migliore dei modi o per ritararlo in base alle vostre esigenze e a quelle della vostra organizzazione.

Avremo modo di riparlarne la prossima settimana. Nel frattempo, provate a compilare il vostro elenco.

(Quarta parte)

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