ISO 9001:2026 - L'integrazione, il quarto dei "Future Concepts"
Esaminiamo il quarto dei future concepts che saranno alla base delle prossime revisioni della ISO 9001
Il quarto dei "future concepts" che saranno alla base delle prossime revisioni della ISO 9001, anche se non si sa ancora se costituiranno elementi per la versione più prossima della ISO 9001:2015 o la ISO 9001:2026, è relativo all'integrazione.
Lo scopo dell'integrazione
Lo scopo di un sistema integrato è quello di aiutare a fornire una chiara rappresentazione di tutte le caratteristiche dei rispettivi sistemi di gestione che sono stati integrati tra loro per mostrare come impattino sul lavoro quotidiano e quali siano le relazioni che hanno uno sull'altro. Le realtà globali del contesto imprenditoriale di oggi stanno costringendo molte organizzazioni a cambiare per adattarsi nel modo più rapido possibile. Questo futuro più roseo può essere influenzato dalla maturità e dall'efficacia dei sistemi di gestione che possono essere di grande supporto nel guidare un'organizzazione attraverso i suoi principali obiettivi organizzativi pur rimanendo finanziariamente competitiva.
Quali sistemi integrare
Negli ultimi vent'anni le organizzazioni sono state spesso portate a implementare la qualità, la salute e la sicurezza e ad avere un'attenzione particolare all'ambiente. C'è una base comune di caratteristiche che aggiunge un valore straordinario all'intero processo quando si procede a integrarli in maniera sistemica là dove c'è compatibilità. Il valore deriva dall'ottimizzazione delle risorse, dalla razionalizzazione del lavoro da svolgere e dal fatto che si lavora in maniera più intelligente.
Il numero e il tipo di sistemi di gestione può variare in ciascuna organizzazione a seconda delle dimensioni, della tipologia di azienda e del contesto. Si possono integrare senza alcuna difficoltà:
- ISO 9001 (Qualità);
- ISO 14001 (Ambiente);
- ISO 45001 (Salute e Sicurezza);
- ISO 27001 (Sicurezza dell'informazione);
- ISO 50001 (Energia).
Un vero sistema di gestione integrato integra tutti i sistemi e i processi in un modello completo, consentendo a un'organizzazione di lavorare come una singola unità con obiettivi unificati e combinando i diversi requisiti degli standard di riferimento in un unico sistema documentale.
Approcci e sfide
Possono esserci diversi approcci all'integrazione dei sistemi di gestione:
- Semplice allineamento dei sistemi di gestione paralleli per ridurre i costi di gestione, amministrazione e auditing.
- Integrazione di tutti i documenti o dei principali.
- Vera e propria integrazione focalizzata su persone, clienti e miglioramento continuo per raggiungere la qualità totale.
L'integrazione non è priva di sfide e richiede un reale impegno del top management. Il middle management può sentirsi minacciato e la creazione del sistema richiede tempo e può incontrare difficoltà. Tuttavia, continuare a gestire i sistemi individualmente crea inefficienze e duplicazioni inutili.
I pilastri comuni
Tutti i sistemi di gestione seguono tre concetti principali:
- La gestione e il controllo dei processi;
- Un approccio Plan-Do-Check-Act alla gestione;
- La gestione dei rischi e delle opportunità.
I vantaggi
L'integrazione offre numerosi vantaggi strategici:
- Visione globale e olistica dell'organizzazione con obiettivi allineati.
- Integrazione della pianificazione strategica basata su informazioni unificate.
- Maggiore efficienza ed efficacia, evitando duplicazioni di processi e documenti.
- Unica struttura organizzativa per ruoli, responsabilità e autorità.
- Gestione ottimizzata degli standard, con riduzione dei giorni e dei costi di audit.
- Correzione dei problemi e identificazione delle opportunità con un respiro maggiore.
- Migliori prestazioni finanziarie e costi ottimizzati.
- Miglioramento della comunicazione, della cooperazione interna e della gestione dei rischi.
Come procedere
Per procedere con l'integrazione è consigliabile seguire questi passi:
- Presa di coscienza e formazione dedicata per tutti i livelli aziendali.
- Sviluppo di una politica integrata (qualità, ambiente, sicurezza, ecc.).
- Analisi dei processi esistenti (mappa di processo) e confronto con i requisiti degli standard.
- Documentazione dei processi e preparazione della documentazione di supporto integrata.
- Implementazione operativa.
- Avvio di un audit interno generale con auditor formati.
- Riesame della Direzione del sistema integrato.
- Analisi dei gap e azioni correttive.
Il futuro nella ISO 9001
Il Comitato Tecnico della ISO 9001 potrebbe decidere di inglobare nuovi requisiti provenienti da altri sistemi di gestione o fornire nuove linee guida per spiegare meglio come integrare un sistema di gestione nel modello di business aziendale.