I consigli per il Responsabile Qualità
I consigli di QualitiAmo per i professionisti della Qualità
In questa pagina riuniremo, a partire da questa settimana, tutti i consigli dedicati ai professionisti della Qualità e distribuiti con le nostre newsletter per certificarsi ISO 9001:
- consiglio n° 84 Parliamo di risk management.
Per avere subito un'idea della gravità dei rischi individuati, una volta che li avrete disposti in una tabella, marcateli con colori diversi: il verde indicherà rischi minori, il giallo rischi abbastanza importanti e il rosso, infine, rischi molto alti ai quali prestare particolare attenzione. - consiglio n° 83
Riflettiamo insieme sui dati relativi alle non conformità riscontrate e alle cause che le hanno scatenate. Come tenete traccia di queste cause? La pratica migliore sarebbe quella di rappresentarle su un diagramma (ad esempio un diagramma a barre) per tenere monitorato il trend delle cause che provocano non conformità e sapere, così, esattamente dove intervenire con azioni "ad hoc". - consiglio n° 82
Il principale bisogno sociale di ogni persona è quello di sentirsi coinvolta e speciale.
Pensate alle grandi organizzazioni che si sono rese speciali, nel tempo, proprio grazie all'applicazione di questo semplicissimo principio. Se una persona si sente parte di qualcosa farà di tutto per difendere questo qualcosa e si sentirà orgogliosa di farlo. - consiglio n° 81
Il consiglio che proviamo a darvi questa settimana può sembrare strano ma va compreso con lo spirito giusto.
Cerca di cogliere i conflitti inespressi che esistono all'interno della vostra organizzazione e fate in modo che vengano in superficie.
Ovviamente non vi stiamo dicendo di facilitare un clima conflittuale ma, al contrario, di far emergere chiaramente i conflitti latenti che impediscono alle persone di collaborare per cercare di risolverli alla luce del sole.
Fare chiarezza, spesso, aiuta a ridimensionare il problema e a sconfiggerlo. - consiglio n° 80
Come sapete la nuova ISO 9004 è indirizzata verso un'idea di sostenibilità che, col tempo, potrebbe diventare una delle idee alla base dei requisiti futuri anche dell'ISO 9001.
Già adesso, in ogni caso, la sostenibilità dovrebbe entrare a pieno diritto nelle nostre organizzazioni per iniziare a ragionare anche sul futuro oltre che sul presente.
L'impatto sull'ambiente e sulla comunità, l'etica, la responsabilità sociale, la capacità di innovare pensando a domani stanno diventando ogni giorno di più argomenti che attirano l'attenzione dei clienti.
Iniziate a raccogliere informazioni sui vostri punti forti in un'ottica di sostenibilità (estendete la vostra analisi anche ai fornitori) e sviluppate i settori dove vi sentite carenti. Il testo della ISO 9004 può darvi una mano in questo importante lavoro.
Anche questo significa lavorare in Qualità: soddisfare i bisogni dei nostri clienti, sia quelli esplicitati, sia quelli non espressi a parole. - consiglio n° 79
Prima di avviare un progetto della Qualità all'interno di un'organizzazione o prima di lanciare un progetto pilota o, ancora, per fare il punto della situazione è importante creare un modello che aiuti il management a comprendere meglio quali iniziative possono essere supportate e quali, invece, necessitano di ulteriori risorse.
I parametri da tenere ben presenti per fare questo tipo di lavoro sono:
- le risorse (umane, economiche, di tempo, ecc.)
- i processi
- le priorità
Spiegate in maniera pratica e con una grafica chiara quale tipologia di organizzazione e di struttura occorrono per supportare i cambiamenti che vi sono stati richiesti e verificate di essere in grado di supportarli in maniera efficace ed efficiente.
- consiglio n° 78
A volte ci si chiede quale possa essere il miglior consiglio da dare a chi muove i primi passi nel mondo della Qualità come professionista (e anche, perché no, a coloro che ci lavorano da molti anni).
Ci abbiamo pensato e questo è quello che ne abbiamo ricavato e che è diventato il nostro consiglio per questa settimana:
cercate di fare sempre meglio degli altri e di mettere in pratica per primi le cose che chiedete ai vostri colleghi. Solo in questo modo li coinvolgerete in ciò che faranno e rappresenterete per loro un esempio da seguire.
Lavorando in questo modo, inoltre, farete in modo che i vostri clienti o utenti abbiano un'esperienza straordinaria nel rapporto con la vostra organizzazione.
Stupiteli! E' più facile di ciò che pensiate! - consiglio n° 77
Il nostro lavoro come professionisti della Qualità è quello di riuscire a convincere le persone a lavorare in un certo modo. Farlo non è affatto facile ma si può iniziare seguendo due strade da portare avanti contemporaneamente:
catturare le menti dei nostri colleghi (strategia, condivisione degli obiettivi aziendali, risultati)
catturare i cuori (passione, senso di appartenenza, stima) - consiglio n° 76
Come può essere di ausilio ai propri colleghi il responsabile qualità?
Tra le altre cose, aiutando le persone nel fare pratica con lo strumento del feedback e supportandole ad affiancare il loro giudizio sull'operato quotidiano a quello che essere ricevono quotidianamente dai colleghi e dai diretti responsabili. - consiglio n° 75
Cambiate le abitudini che non vi piacciono e che non giovano al vostro lavoro attraverso 5 semplici passi:
1) convincetevi che potete davvero cambiare
2) siate positivi
3) accettate le difficoltà
4) non distraetevi
5) standardizzate
Convincetevi che potete cambiare o non ci riuscirete mai e ricordatevi che sta solo a voi riuscirci davvero. Nessuno farà questo lavoro al posto vostro.
Per cambiare occorre essere pazienti perché i cambiamenti positivi e duraturi non si costruiscono dall'oggi al domani ma con un cambiamento costante.
Accettate tutte le difficoltà legate al cambiamento. Cambiare non è né facile né intuitivo. Attendetevi difficoltà che nei vostri piani non avevate nemmeno previsto e non lasciatevi scoraggiare.
Non vi distraete con altre attività mentre state provando a cambiare un'abitudine. Concentrarvi su tante cose diverse contemporaneamente e gestire troppi progetti insieme vi porterà unicamente a sentirvi stressati e sull'orlo del cedimento. Focalizzatevi solo su questo progetto finché non lo avrete portato a termine.
Infine, quando il cambiamento è avvenuto, standardizzatelo e fatelo diventare procedura. Chi ha detto che questa metodologia riguarda solo l'azienda? Applicatela anche nelle vostre vite personali! - consiglio n° 74
Chi gestisce la Qualità deve sempre ricordare che deve dare l'esempio facendo le cose per bene e per primi.
Metteteci sempre il cuore quando lavorate per ottenere gli obiettivi fissati perché le persone sentono quando ci mettete la passione e sentono quando vi limitate, invece, ad andare al lavoro. - consiglio n° 73
Combattete per dei principi forti e non scendete a compromessi sulla Qualità. Se funziona, fate in modo che diventi uno standard. Se non funziona, cambiatelo. Niente deve essere l'ombra di se stesso. Mai! - consiglio n° 72
Volete convincere a lavorare in Qualità una persona che rimane scettica di fronte a tanta bellezza?
Evitate questi comportamenti:
- scervellarsi per capire quali sono le informazioni che possono interessare al proprio interlocutore
- costruire ipotesi sulle possibili obiezioni
- preparare risposte a domande che l'altro potrebbe porci
Il modo migliore per convincerlo è mettersi in ascolto e solo dopo aver capito cosa pensa e perché, adattare le vostre argomentazioni.
Ascolto attivo, questa è la formula magica! - consiglio n° 71
Spesso si sottovaluta il valore della coerenza perché si pensa di sapere già come si comporteranno le persone che si conoscono bene.
E' sempre corretto, invece, considerare che per le persone avere certezze è importante e che la coerenza, proprio per questo, è una caratteristica a cui danno un valore enorme. - consiglio n° 70
Cambiare richiede sempre di essere ben motivati e l'essere umano, per natura, è portato a sottovalutare le cose che ha già ottenuto e a sovrastimare quelle che potrebbe ancora ottenere ma che non ha ancora in mano.
Ricordiamolo sempre e cerchiamo di combattere anche questa natura quando lavoriamo per cambiare il modo di vedere le cose dei nostri colleghi. - consiglio n° 69
Utilizzate un linguaggio semplice. Tutti noi ci sentiamo a disagio quando non riusciamo a capire pienamente ciò che ci viene detto perché viene utilizzato un linguaggio troppo tecnico. Non facciamo commettere questo errore ai nostri colleghi!
Semplificate il vostro linguaggio, certo, ma senza essere condiscendenti! - consiglio n° 68
Ricordatevi del principio base della comunicazione: il 7 % di ciò che viene comunicato passa attraverso le parole, il 38 % attraverso il tono della voce e il 55 % attraverso il linguaggio del corpo. - consiglio n° 67
Sappiate sempre cosa volete ottenere.
Ogni azione è fatta per raggiungere un obiettivo quindi dovete sapere sempre cosa volete ottenere quando comunicate qualcosa: un semplice consenso, che le persone utilizzino nuovi strumenti o nuove tecniche, che attuino nuovi comportamenti, una risposta su un argomento specifico... - consiglio n° 66
Il significato che volete trasmettere non è nella vostra comunicazione ma è nella vostra risposta. Troppo spesso ci fermiamo a ciò che vogliamo dire piuttosto che chiederci quali effetti vogliamo ottenere. Chi ascolta, invece, decifra il messaggio secondo la propria percezione della realtà e, quindi, mette il "suo" significato nelle "vostre" parole.
Dovete imparare ad anticipare il punto di vista di chi ascolta perché non ci sia scollamento tra ciò che volete dire e ciò che l'altro capisce. - consiglio n° 65
Dovete mantenere l'attenzione: si perde interesse facilmente durante un lungo discorso se l'oratore non lo mantiene vivo. Se parlate di qualcosa che già si conosce in modo interlocutorio, l'uditorio perde interesse in pochissimo tempo.
Trovate qualcosa di diverso, cambiate il tono della voce, includete una storia raccontandola come se parlaste ad un pubblico nuovo.
Fate delle pause. - consiglio n° 64
Chi non ha delle vere competenze, di solito, tende a nascondere il proprio imbarazzo dietro ad un gergo tecnico e professionale.
Non fatelo! Parlate in maniera semplice e non usate un linguaggio tecnico per nascondere le lacune. E' nostra responsabilità fare in modo che le persone a cui ci rivolgiamo capiscano ciò che diciamo. - consiglio n° 63
Fate in modo di avere sempre chiaro, nella vostra testa, quale sia il vostro obiettivo. Cosa volete ottenere parlando con i vostri colleghi?
L'essere umano tende a farsi distrarre facilmente da quello che lo circonda e, se non avete chiaro cosa volete dalla comunicazione, finirete per dire ciò che le circostanze vi spingono a dire e non ciò che volevate dire. - consiglio n° 62
Quando comunicate con un collega, ricordatevi sempre di osservare tre diversi aspetti:
- che cosa viene detto
- come viene detto
- il linguaggio del corpo usato - consiglio n° 61
Una delle basi della comunicazione interpersonale ci insegna che le persone acquistano di più da chi le fa sentire bene che da chi offre loro delle certezze.
Ricordatelo quando cercate di implementare un nuovo progetto e lavorate per far stare bene le persone che vi dovranno sostenere! - consiglio n° 60
Una delle prime cose che un responsabile qualità deve fare è imparare a leggere il suo interlocutore mentre sta lavorando per far passare un messaggio.
Interpretare un segnale, capire che qualcosa non va e rimediare subito è una skill fondamentale. - consiglio n° 59
Una buona regola se lavorate con la Qualità è: trovate il modo di standardizzare ogni processo o attività che funziona per la vostra organizzazione. Solo in questo modo le cose non rischieranno di perdersi e continueranno a funzionare anche se le persone cambieranno. - consiglio n° 58
Riflettete su quello che dite prima di iniziare a parlare. Troppe parole portano quasi sempre alla noia e, con essa, alla perdita dell'attenzione dei vostri ascoltatori.
Dite quello che avete da dire, fatelo in maniera interessante e poi concludete. - consiglio n° 57
Gestire il cambiamento all'interno di un'organizzazione significa passare da una cultura aziendale attuale verso una nuova cultura aziendale, in linea con la vision.
Il responsabile qualità, quando gestisce un processo di cambiamento deve essere consapevole del fatto che questo processo scatena sempre risposte emotive e razionali allo stesso tempo e deve fare in modo che le persone che vivono questa transizione lo facciano al meglio. - consiglio n° 56
Se trovate difficoltà nel far passare il messaggio che la Qualità va applicata in azienda, cercate di comprendere le motivazioni che ostacolano l'implementazione.
Le persone che vi dicono di essere molto impegnate con le loro attività e di non poter implementare un Sistema Qualità perché gli sottrarrebbe tempo, sanno bene, in realtà, che alcune delle loro mansioni potrebbero essere svolte meglio e che altre possono, addirittura, essere eliminate.
Incoraggiate la revisione delle attività e lavorate in ottica di miglioramento. - consiglio n° 55
Per migliorare occorrono sempre nuovi spunti, nuove angolazioni dalle quali poter analizzare la realtà.
Un modo estremamente valido per provare ad aprire la propria mente è quello di uscire dal mondo che si frequenta di solito, sia professionalmente sia nella vita privata.
Partecipare a qualcosa di creativo, guardare un nuovo genere di film, leggere un libro che non appartiene agli scaffali della nostra libreria, parlare con una persona con la quale non ci si sofferma mai a scambiare opinioni, sono tutti modi per introdurre nel nostro cervello nuovi stimoli e per diventare più recettivi nel trovare idee e soluzioni per migliorarci di continuo.
Proviamo a metterci in gioco? - consiglio n° 54
Abbiamo parlato tante volte di Kaizen, la famosa filosofia del miglioramento continuo giapponese.
Da questa settimana inizieremo a vedere insieme qualche consiglio utile per avviare nelle nostre organizzazioni questa metodologia così semplice ma così importante per i risultati che si possono raggiungere tramite la sua applicazione.
Il principio basilare del Kaizen è che va utilizzato in maniera continua e costante, senza dimenticare, però, di impostare i piccoli miglioramenti quotidiani sulla base di una vision di lungo termine.
E' importante anche che nell'azienda ci sia una forte propensione al cambiamento e la volontà di cambiare. Entrambi questi fattori scaturiscono da un clima di collaborazione e di fiducia.
La cosa più innovativa e interessante della metodologia Kaizen è che non servono grandi miglioramenti improvvisi ma idee, piccoli spunti per cambiare anche le cose che, all'apparenza possono sembrare poco importanti.
L'unione di tanti piccoli passi fa il grande viaggio ed è proprio questa la filosofia giapponese che ha portato le aziende nipponiche ad essere un costante punto di riferimento per la Qualità. - consiglio n° 53
Una cosa da non trascurare assolutamente quando iniziate ad impostare il lavoro per avviare un SGQ all'interno della vostra organizzazione, è quello di valutare preventivamente i costi del progetto.
L'analisi dovrebbe prevedere un confronto tra le spese da sostenere e i soldi che, potenzialmente, si potranno risparmiare con la Qualità all'opera. - consiglio n° 52
Partite con un progetto pilota.
Ogni volta che si implementa un nuovo progetto all'interno di un'organizzazione, soprattutto un progetto che cambia completamente abitudini, modo di lavorare, modo di comunicare, ecc. come l'introduzione di un Sistema Qualità, conviene partire per gradi, estendendolo solo a piccole aree.
Iniziate da un reparto o da un ufficio, possibilmente da quello che richiede più lavoro, e avviate il nuovo programma. Questo tipo di approccio vi permetterà di individuare eventuali errori da correggere prima dell'applicazione del progetto su larga scala.
Una volta sperimentato il buon funzionamento del tuo lavoro, potrete estendere l'idea a tutta l'organizzazione. - consiglio n° 51
Scegliete quale tipo di programma vuoi avviare.
Sono moltissimi i programmi e i modelli che si possono scegliere per portare la Qualità all'interno di un'organizzazione e bisogna scegliere quello più adatto all'ambiente, al settore e allo sviluppo dell'azienda.
Alcune metodologie, infatti, si applicano meglio all'interno di grandi realtà o si possono applicare solo con grandi investimenti di risorse, altri, invece, sono adatti anche in realtà piccole e in contesti poco evoluti.
Partendo dalla norma ISO 9001, fino ad arrivare alle norme di settore (Automotive, Sanità, Alimentare) o alle metodologie più o meno spinte (5S, Six Sigma, Lean manufacturing), potete trovare lo strumento più adatto a voi e ai vostri colleghi per avviare quel viaggio verso la Qualità che non finisce mai. - consiglio n° 50
Ottenete il supporto della Direzione.
La ragione di questo consiglio è molto semplice: la Direzione, secondo la ISO 9001, è la responsabile diretta di alcune attività fondamentali quali: controllare il Sistema Qualità, supportare il programma di implementazione dello stesso e assicurare le risorse necessarie per il suo sviluppo.
La Direzione, inoltre, è l'entità aziendale che gestisce tutte le risorse umane che lavorano all'interno di un'organizzazione. Ovviamente la gestione direzionale va oltre quella di un Ufficio Personale perché si basa, o dovrebbe basarsi, su una forte leadership capace di guidare con l'esempio.
E' proprio questo che si deve chiedere al top management perché un progetto di questo genere vada in porto senza problemi.
La Direzione, inoltre, dovrà mostrare chiaramente dove vuole arrivare e cosa vuole ottenere con la Qualità, esplicitando la sua vision e la mission nel modo più chiaro possibile, in modo che tutti possano comprenderle. - consiglio n° 45
Imparate a dare evidenza del problema.
Se provate a leggere un libro sul Problem solving, il primo consiglio che vi darà per imparare a risolvere i problemi è quello di dedicarvi a definirli.
Questa fase, tutt'altro che banale, è la chiave di tutto il processo. E' molto facile, infatti, descrivere il problema in termini di obiettivo desiderato o di mancanza di apposite contromisure.
Tutto questo, però, è assolutamente contrario al principio che occorre capire fino in fondo il problema prima di dedicarsi ad investigarne le cause.
Proviamo, dunque, a farci questa semplice domanda: "Qual è l'evidenza del problema?"
La parola "evidenza" rende bene il concetto che, in questa fase, occorre descrivere ciò che accade, senza fare alcun tipo di analisi. Come si manifesta, dunque, il problema?
In molti casi, un "grande problema" si manifesta tramite molte piccole evidenze.
Imparate a riconoscerle, avrete fatto già buona parte del vostro lavoro di problem solver! - consiglio n° 34
Non lasciate che i contenuti dei vostri documenti diventino obsoleti: aggiornateli di continuo, ogni volta che c'è una piccola modifica.
Sviluppare un Sistema di Gestione per la Qualità non è certo una cosa che si fa in pochi giorni.
E' probabile che procedure, istruzioni e manuale debbano essere rivisti più e più volte. Fatelo con continuità, fino a quando non soddisferanno tutti i criteri della norma e quelli che avrete stabilito voi perché funzionino a dovere per la vostra organizzazione.
Ricordate che le sole procedure che sicuramente non funzionano sono quelle che non sono state mai revisionate. - consiglio n° 27
1) decidete cosa volete dire
2) decidete come volete dirlo
3) decidete chi dirà che cosa. Se siete gli oratori principali è giusto che esponiate i punti più importanti
4) anticipate le domande che il pubblico potrebbe porvi e tenetevi pronti a rispondere
5) quando vi rivolgete al pubblico guardatelo e concentratevi su quello che state dicendo
6) cercate di apparire il più rilassati possibile
7) sorridete! - consiglio n° 26
Per essere sereni quando affrontate una platea di ascoltatori, che siano colleghi o altre persone, provate a seguire i punti che vi elenchiamo qui di seguito:
1) studiate bene ciò di cui dovete parlare, non improvvisate
2) cercate di conoscere in anticipo il vostro pubblico. Sono colleghi? Sono vostri superiori? Dovete rivolgervi ad un gruppo di operativi? Adattate la vostra esposizione di conseguenza
3) cercate di avere sempre ben chiaro il vostro obiettivo, cosa volete ottenere con la vostra esposizione
4) preparatevi, preparatevi, preparatevi - consiglio n° 25
La Politica della Qualità non è e non deve essere un enunciato vuoto di significato. Questo documento deve contenere il patrimonio di contenuti che un'organizzazione utilizza e utilizzerà per imporsi nel suo ambito di business.
Ricordate che la sola cosa peggiore del non avere una Politica della Qualità efficace è avere una Politica della Qualità che nessuno ricorda perché è completamente avulsa dalla realtà in cui si lavora ogni giorno. - consiglio n° 23
Parlare in pubblico, spesso, è obbligatorio per chi esercita una professione che appartenga alla sfera della gestione della Qualità.
Che si tratti di consulenti o di Quality manager, infatti, queste persone dovranno abituarsi fin da subito a veicolare concetti nella maniera giusta, utilizzando i canali più opportuni come, ad esempio, proprio le presentazioni fatte in pubblico.
Per ottenere una buona performance in questo campo è importante:
1) preparare l'intervento
2) sapere a chi parleremo
3) conoscere le caratteristiche dell'ambiente e della sala
4) manifestare una certa sicurezza
In molte occasioni, inoltre, non saremo soli a parlare, quindi è importante saper gestire il tempo dell'intervento e rispettare lo spazio degli altri oratori. - consiglio n° 12
Se dovete insegnare i concetti fondamentali della Qualità ai vostri colleghi, progettate un buon corso.
Spesso chi si occupa di Qualità all'interno di un'organizzazione ha anche il compito di formare le risorse che gli sono state affidate o di organizzare un intervento formativo che dia una panoramica generale sui principali concetti della Qualità a tutti i colleghi.
In entrambi i casi, assicuratevi di aver progettato al meglio il vostro corso facendo riferimento ai seguenti punti:
1) Trovate il modo di "sfidare" i vostri ascoltatori a raggiungere un livello di apprendimento più alto.
Per questo scopo ci sono moltissimi giochini e quiz che abbiamo presentato spesso anche nel forum di QualitiAmo. Servono a rompere il ghiaccio con la platea e a suscitare fin dall'inizio la necessaria attenzione del nostro pubblico.
2) Per veicolare meglio i vostri insegnamenti, utilizzate strumenti "vivi".
Preparate, ad esempio, una presentazione in PowerPoint da proiettare e aggiungete tutti quegli effetti che possono mantenere alta l'attenzione durante la proiezione del materiale.
Oppure, ancora, utilizzate cartelloni, lavagne.
Cercate anche di coinvolgere maggiormente il pubblico girando tra le postazioni e invitando le persone ad intervenire per fare domande o osservazioni.
3) Date dei feedback immediati ai vostri studenti sulla qualità del loro apprendimento.
Potete incoraggiarli, ad esempio, con frasi quali "bravo! Hai colto in pieno il problema" o riprenderli dicendo "Come mai non riesco a catturare la tua attenzione?".
Un ottimo feedback, inoltre, è quello di proporre, alla fine del corso, un questionario contenente domande su ciò che è stato spiegato a lezione. Un breve giudizio scritto sarà un ottima base dalla quale partire per applicare quanto imparato o per rivedere i concetti principali. - consiglio n° 10
Trucchi per utilizzare al meglio il diagramma di Ishikawa o diagramma causa effetto:
1) cerca di ottenere input dalla maggior parte delle persone coinvolte nel processo in esame. Così facendo, non solo otterrai un diagramma causa-effetto più dettagliato e centrato ma permetterai a tutti i partecipanti di mettere in comune le conoscenze acquisite nel tempo
2) realizza un diagramma di Ishikawa per ogni caratteristica CTQ (Critical-To-Quality = Critica per la Qualità) che stai prendendo in considerazione. Cercare di includere tutte le CTQ in un unico diagramma potrebbe risultare molto complicato e non portare vantaggi significativi
3) evita di rimanere sul generico: esprimi ogni singola causa nel modo più concreto possibile - consiglio n° 9
Non conosci bene l'inglese? C'è chi traduce per te!
Come ogni professionista della certificazione sa, molta letteratura nel campo della Qualità, così come molti articoli, libri e riflessioni, sono scritti in inglese.
Se avete qualche problemino con questa lingua, perché non provate ad utilizzare il traduttore di Google, uno degli strumenti gratuiti attualmente più potenti e meglio costruiti proprio per dare supporto a chi ha bisogno di capire testi scritti in lingue diverse dalla propria?
Questo è il sito da utilizzare: vi sarà possibile sia tradurre una sola parola o frase sia impostare la traduzione di un intero sito internet! - consiglio n° 8
Studia, pianifica, parti!
Questo suggerimento serve per focalizzarsi meglio sui problemi da affrontare.
Non farti prendere dal panico e cerca di non restare paralizzato da analisi troppo prolungate. Prova a chiarirti le idee in merito a cosa vuoi davvero fare, fai un piano e poi PARTI.
Potrai sempre aggiustare il tiro una volta iniziato il lavoro ma i primi miglioramenti ti daranno la forza per proseguire, non rischiando, così, di perdere fiducia nel progetto. - consiglio n° 7
"Effettuate una buona partenza".
Il compito di portare avanti un progetto, qualunque tipo di progetto sia, può essere complicato e nascondere parecchie insidie.
Non rendetevi la vita ancora più difficile partendo male fin dall'inizio. Una buona partenza è la migliore garanzia per una buona continuazione e un buon risultato. Se partirete male, al contrario, vi sarà poi molto difficile recuperare credibilità e stima strada facendo.
Dunque: un buono studio del problema, una pianificazione puntuale e via, pronti ai nastri di partenza! - consiglio n° 6
"Definite il problema, non la punizione".
Spesso, quando ci troviamo davanti ad un problema, l'istinto che abbiamo è quello di cercare un colpevole. Sebbene sia umano, però, questo modo di fare non è per nulla risolutivo.
Al contrario, è sicuramente più produttivo e meno costoso concentrarsi sul problema e sulla sua soluzione: non si perdono tempo e risorse per trovare un capro espiatorio ma, piuttosto, ci si concentra su come evitare che l'errore si ripeta in futuro. Anche questa è Qualità. - consiglio n° 5
Mantenere relazioni virtuali con chi fa il vostro stesso lavoro.
Imparare grazie all'esperienza altrui è molto importante ma per chi si occupa di Qualità è, addirittura, fondamentale. Spesso, però, non è così facile avere l'occasione di incontrare chi lavora nell'ambito della certificazione e dell'ISO 9001 e che, magari, ha già risolto in passato problemi simili a quelli che ci troviamo ad affrontare oggi noi.
Perché, dunque, non utilizzare i mezzi tecnologici che ci vengono messi a disposizione?
Imparate a frequentare regolarmente community e forum che riuniscono professionisti della certificazione, iscrivetevi alle newsletter a tema, consultate con regolarità i blog del settore e costruitevi un database di indirizzi da consultare regolarmente.
Vi manterrete aggiornati e chiarirete tutti i dubbi in maniera moderna e, perché no, anche divertente. - consiglio n° 4
Sono 4 i riferimenti principali da tenere sempre a portata di mano quando dobbiamo lavorare nell'ambito della Qualità:
1) un manuale che riassuma i punti principali della metodologia
2) un libro che riporti brevemente tutti i requisiti della norma con le relative spiegazioni (può essere sostituito da appunti personali o da materiale reperibile in rete, ad esempio sul nostro sito)
3) un riassunto dei principali termini utilizzati in ambito 9001 con una spiegazione (anche questo reperibile su QualitiAmo)
4) un fac-simile di checklist da utilizzare negli audit (nella nostra sezione Documenti) - consiglio n° 3
Come gestire le registrazioni delle riunioni di riesame della Direzione?
Prima di tutto preparate una scaletta che sia in grado, in pochi punti, di riassumere tutto l'iter dell'incontro.
Le parti da fissare per bene sulla carta saranno:
- i nomi dei partecipanti
- gli argomenti trattati
- gli input
- le decisioni prese e gli altri output
- le risorse necessarie
- la lista di distribuzione
- la data del prossimo incontro (se stabilita) - consiglio n° 2
Parlate con i consulenti, con chi fa il vostro stesso mestiere, con chi è già passato per la strada della certificazione.
Confrontatevi su internet con i professionisti del settore (nei forum, nei blog), raccogliete informazioni sulle riviste di settore. Cercate, in poche parole, di avere ben chiaro il quadro della situazione prima di intraprendere la strada proposta dalla norma ISO 9001 in modo da essere certi di non tralasciare o sottovalutare nulla. - consiglio n° 1
Non rendete le cose troppo difficili. Quando dovete rivedere il Sistema Documentale per certificare la vostra azienda, utilizzate i documenti già esistenti, adattandoli ai requisiti della norma. Agendo in questo modo avrete due vantaggi: - risparmierete tempo - le persone utilizzerano più volentieri i manuali, le procecedure e i moduli che già conoscono e con i quali hanno già familiarizzato in passato e avranno meno difficoltà a maneggiarli second le nuove regole.