DIAGRAMMI DI FLUSSO: INTRODUZIONE

Un diagramma di flusso è una rappresentazione grafica simbolica che utilizza particolari simboli per disegnare la natura e il flusso in ordine sequenziale delle attività, delle informazioni, dei supporti e delle risorse di un processo. Si tratta, in sostanza, di una rappresentazione di una soluzione a un compito da svolgere.

Un diagramma di flusso o flowchart può essere sviluppato per rendere pratico ogni lavoro, rappresentando semplicemente la sua sequenza logica.

Le tre tipologie di flowchart più diffuse sono:

• i diagrammi di flusso dei processi
• i diagrammi di flusso dei dati
• i diagrammi di flusso per modellare i processi in un sistema

Il diagramma di flusso di processo è forse quello al quale siamo più abituati ed è un diagramma che illustra e analizza l'intero flusso delle singole attività che costituiscono un processo come, ad esempio, quello che serve per produrre un prodotto o per erogare un servizio. Serve per vedere le relazioni tra le diverse componenti del processo e per visualizzare immediatamente eventuali errori nel flusso.

Il Data Flowchart o diagramma di flusso dei dati serve per fare l'analisi strutturale e vedere come vengono processati i dati, cioè da dove vengono e dove vanno a finire.

Il terzo tipo di diagramma di flusso è il Business Process Modeling Diagram che non è altro che una rappresentazione grafica di un flusso di più processi che vanno a costituire un sistema. Serve, ad esempio, per avere immediatamente un'idea di come si svolga il lavoro di un'organizzazione.

Essendo i diagrammi di flusso una rappresentazione grafica dei processi, si rivelano essere lo strumento principe per la loro analisi. I diversi passi di un processo sono mostrati attraverso l'uso di forme geometriche smboliche e il flusso del processo stesso, cioè come procede, è sottolineato da frecce che collegano questi simboli.

Furono i programmatori informatici a rendere popolari i diagrammi di flusso negli anni '60, utilizzandoli come vere e proprie mappe per ricostruire la logica del processo di programmazione. Nel sistema qualità, i diagrammi di flusso servono per mostrare come funziona un processo e come potrebbe migliorare con alcune modifiche. I flowchart, infatti, possono essere estremamente utili per vedere se le diverse fasi di un processo sono logiche, se esistono problemi che non erano stati messi in luce in altro modo e anche per definire in modo chiaro i confini di un processo. In sostanza, quindi, ci aiutano a costruirci una conoscenza relativa sul processo descritto tramite il diagramma di flusso.

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Un diagramma di flusso può essere disegnato in molti modi ma vogliamo darvi qualche consiglio per fornirvi una struttura generale facile da seguire e da ricordare ogni volta che vi capiterà di dover buttare giù lo schizzo di un flowchart.

Iniziate dando al vostro diagramma un nome semplice che descriva brevemente ma in maniera precisa ciò che state disegnando.
Ad esempio potreste avere i seguenti diagrammi di flusso di processo:

• "Realizzazione di un prototipo di tipo "XXX "
• Fatturazione"
• "Registrazione dell'ordine"
• ecc.

Partendo dall'alto del vostro foglio di carta o elettronico e seguendo una gerarchia che va dall'alto verso il basso, partite con il simbolo che indica l'evento scatenante che dà l'inizio al processo. Si tratta di un ovale molto tirato orizzontalmente o di rettangolo con i bordi arrotondati.

Per la realizzazione di un prototipo potrebbe essere l'OK del responsabile dell'Ufficio Tecnico, per la fatturazione la notifica che il prodotto è stato spedito dal magazzino e per la registrazione dell'ordine la comunicazione del commerciale che un cliente ha effettuato un acquisto.
Proseguendo verso il basso, indicate tutte le altre azioni che si rendono necessarie per lo svolgimento del processo mediante un rettangolo e poi collegatele tra loro con delle frecce che indicheranno in quale direzione logica scorre il processo.

Se lungo il flusso occorre prendere delle decisioni, indicate questi punti decisionali con un rombo.

A seconda della risposta, all'uscita dal rombo il flusso del processo seguirà una strada o un'altra.
Terminato il flusso di processo, inserite il simbolo che ne indica la fine. Si tratta dello stesso simbolo che avete utilizzato per iniziare il processo.

Nei tre casi visti sopra potrebbe essere: comunicazione che il prototipo è pronto per essere testato, fattura emessa e spedita al cliente e ordine inserito nel sistema.

I diagrammi di flusso possono includere diversi livelli di dettaglio a seconda di ciò che è richiesto. In ogni caso, il flowchart può mostrare l'intera struttura di un processo o di un sistema di processi, tracciare il flusso delle informazioni e del lavoro attraverso essi e mettere in luce i punti decisionali.

I diagrammi di flusso sono uno strumento estremamente importante per il miglioramento dei processi perché, fornendo una loro rappresentazione grafica, aiutano le organizzazioni a identificare i differenti elementi che costituiscono un processo e a capire le relazioni tra le sue diverse fasi.
I flowchart possono anche essere utilizzati per raccogliere informazioni e dati su un processo specifico per valutarne la performance.

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