SOFTWARE PER LA QUALITA'

Tutto sui software per gestire il Sistema Qualità

Scegliere il software giusto per gestire il nostro Sistema Qualità non è facile se non si ha un po' di esperienza. Vediamo, dunque, quali caratteristiche tenere d'occhio nella nostra scelta.

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Spesso le organizzazioni che hanno al loro interno un Sistema Qualità o un Sistema Integrato (Qualità, Ambiente e Sicurezza) ritengono che un software di supporto sia uno strumento utile per la loro gestione.

Un software per la gestione della Qualità, infatti, se concepito bene può aiutare a migliorare la produttività, la soddisfazione dei clienti e la qualità dei propri prodotti o servizi, fornendo una reportistica puntuale e mirata che aiuta il gruppo dirigente a prendere le decisioni migliori per ottenere gli obiettivi pianificati.

Certo nessun software è in grado di fare miracoli e se mancano vision, mission, obiettivi (ne abbiamo parlato proprio la settimana scorsa), pianificazione e capacità manageriali non vi eviterà di fare un bel buco nell’acqua!

Se, invece, avete le idee chiare su come applicare la Qualità in azienda e su cosa ottenere dalla sua applicazione, questo strumento può, effettivamente, diventare utile proprio grazie alla sua capacità di fornire in maniera continuativa molte di quelle informazioni considerate “vitali” per monitorare efficacia ed efficienza di un’organizzazione.

Un buon programma per la gestione della Qualità, però, per essere efficace dovrebbe essere pensato o, almeno, supervisionato da chi di Qualità si occupa davvero e sa, quindi, cosa gli serve per lavorare bene. Fate dunque, questo tipo di valutazione al momento dell’acquisto, chiedendo informazioni sulle modalità di sviluppo del software e sul team di persone che ha partecipato al progetto.

Ma come sono strutturati questi programmi?
Solitamente sono composti da moduli integrati tra loro, ognuno pensato e sviluppato per gestire un requisito o un gruppo di requisiti della norma di riferimento, che può essere, come abbiamo detto, la ISO 9001 se si tratta di Sistema Qualità ma anche una delle norme ambientali (ISO 14001 e Regolamento EMAS), un testo legato alla gestione della sicurezza e della salute dei lavoratori (OHSAS 18001, 626 e BS 8800), o, ancora, la norma per la gestione dei laboratori (ISO/IEC 17025), quella della Responsabilità Sociale (SA 8000), quella per la gestione della Sicurezza delle Informazioni (BS 7799) ecc.

Questi moduli dovrebbero dialogare tra loro in modo che i dati inseriti in uno, siano disponibili, su richiesta, negli altri, mediante un processo di aggregazione delle informazioni, senza, cioè, dover ripetere l’input manuale.

L’interfaccia grafica va studiata per facilitare al massimo l'utilizzo del programma e per risultare “user-friendly” anche per quegli utenti che hanno poca dimestichezza con l’informatica.
I menù migliori sono quelli personalizzabili "ad hoc" per singolo utente o per gruppo di utenti e con la possibilità di controllare l’accesso delle varie funzioni aziendali alle singole aree del software, mediante la creazione di un sistema di permessi che va a gestire sia l'utente sia raggruppamenti per aree aziendali.

Il punto forte di questo genere di software ci si aspetta, però, di trovarlo nel sistema visuale, presente, effettivamente, in quasi tutti, e pensato per facilitare l’individuazione dello stato di avanzamento delle singole attività e le eventuali criticità (spesso mediante i classici colori “verde”, “rosso” e “giallo” che ricordano un semaforo). Queste informazioni sono spesso inserite in una sorta di “cruscotto” aziendale, utile per poter monitorare costantemente eventuali scostamenti rispetto ai valori attesi.

Fondamentale è la presenza nel programma di un “Help” in linea, di "wizard" (procedure informatiche che permettono all'utente di eseguire determinate operazioni, solitamente complesse, tramite una serie di passi successivi semplificati) quando necessari, di tabelle facilmente richiamabili per l’inserimento dei dati, di "reminder" da gestire in outlook e di tutto ciò che può integrare al massimo il software nella realtà lavorativa quotidiana dell'utente.

La logica alla base dello sviluppo di questa tipologia di programmi è, solitamente, la “WYSIWYG” (“what you see is what you get”) che permette di avere sulla carta, tramite una stampa, esattamente quello che si vede a video, semplificando notevolmente le cose.

Un altro punto basilare al quale prestare attenzione è la lingua dell’interfaccia che, se può sembrare scontato identificare con l’italiano, può essere utile anche in versione bilingue (italiano-inglese) per andare a soddisfare, ad esempio, quelle realtà lavorative che hanno sedi operative anche all’estero, condizione ormai sempre più frequente.

Riguardo all'accesso al software, questo può essere disponibile sia in versione LAN (acronimo dai termini inglesi Local Area Network, rete locale) sia in versione WEB (utilissima, ad esempio, per l’inserimento dei reclami dei clienti o per dare la possibilità alla clientela di seguire particolari avanzamenti). Verificate sempre preventivamente, dunque, quale utilizzo intendete fare del vostro software.

I moduli che compongono questa tipologia di software, sono, di solito, i seguenti:

  • Gestione della documentazione
  • Gestione degli strumenti di misura e delle tarature
  • Gestione delle non conformità
  • Gestione dei reclami
  • Gestione e verifica delle azioni correttive/preventive
  • Gestione dei processi
  • Gestione delle verifiche ispettive
  • Gestione delle risorse umane e della loro formazione
  • Valutazione e qualificazione dei fornitori
  • Gestione dei progetti
  • Gestione della soddisfazione del cliente
  • Scadenziario generale

che vanno a coprire tutti i principali requisiti della norma di riferimento, nel nostro caso la ISO 9001.

Ed ora vediamo nel dettaglio quali sono le principali funzionalità che deve avere un software per la gestione di Sistemi quali quello della Qualità:

  • ricerca per parole chiave o per categorie
  • possibilità di redigere direttamente un documento mediante un’interfaccia che afferisce ai principali programmi di scrittura
  • possibilità di gestire in automatico la struttura di un documento per elaborarne l’intestazione (nome organizzazione, nome documento, n° pagine, riferimenti ad altri documenti) e il piè di pagina (revisioni, allegati, data emissione)
  • possibilità di caricare i documenti da locale o da una rete aziendale (per la documentazione di origine esterna o per quella di integrazione e supporto)
  • possibilità di codificare i documenti in automatico secondo una struttura stabilita a monte dall’organizzazione
  • possibilità di correlare i documenti con un legame padre-figlio (ad esempio le istruzioni di lavoro diventerebbero “figlie” della procedura di riferimento)
  • possibilità di registrare ed inserire i documenti in un elenco generale (visualizzabile come un albero) e di organizzarli secondo logiche predefinite per poterli poi trovare facilmente
  • possibilità di accedere al documento che serve mediante un semplice clic su un pulsante posto sulla maschera per la sua gestione
  • possibilità di gestire l’iter di approvazione della documentazione (“redatto da”, “verificato da”, “autorizzato per l’emissione da”) in automatico mediante posta elettronica o altro.
    Ad esempio, con alcuni software, è possibile far partire un’e-mail in automatico non appena il documento è stato completato in modo che si avvisi chi lo deve verificare, autorizzare, ecc. In ultimo, con la firma definitiva che ne autorizza l’emissione, parte un’e-mail in automatico che informa tutte le persone appartenenti ad una determinata lista di distribuzione che nel sistema è presente un nuovo documento
  • possibilità di trasformare in automatico il file .doc (o altro) in .pdf prima della sua distribuzione
  • possibilità di stabilire i permessi relativi alla gestione dei documenti (“in lettura”, “per modifica”, “in firma”)
  • possibilità di accantonare i documenti obsoleti per mantenere la storia delle loro revisioni
  • possibilità di gestire anche i documenti di origine esterna (leggi, norme, decreti, bandi, libretti di istruzioni, certificati di taratura, e-mail, foto, ecc) eventualmente avendo anche la possibilità di inserire un'immagine scansionata)
  • promemoria delle scadenze mediante l'invio di un'e-mail (ad es. per la taratura degli strumenti) con la possibilità per l’utente che si collega al programma di visualizzare tutte le attività a suo carico e per il suo responsabile di vedere tutte quelle in carico al proprio personale (eventualmente con evidenziati i ritardi nello svolgimento)
  • possibilità di raggruppare le voci secondo criteri personalizzabili allo scopo di creare statistiche secondo il criterio più opportuno (ad esempio per la gestione delle non conformità)
  • possibilità di associare ad ogni processo una check list per la sua verifica e di farla dialogare direttamente con il modulo delle verifiche ispettive (stessa cosa per la check list di valutazione di un fornitore o di un intervento formativo)
  • possibilità di inserire tutte le attività necessarie e di affidarle alle varie risorse
  • possibilità di creare diagrammi di flusso
  • possibilità di creare work-list con l'elenco delle attività (legate ad un singolo processo o alla risoluzione di una non conformità)
  • possibilità di definire e gestire per ogni processo aziendale: il disegno grafico delle attività, le singole fasi e la loro sequenza temporale, le funzioni IT e gli operatori coinvolti, i controlli da eseguire e i dati da raccogliere, i collegamenti ai sottoprocessi cioè le reazioni ad eventuali problemi e le risorse che devono essere informate e/o coinvolte
  • possibilità di linkare la documentazione relativa alle verifiche eseguite
  • possibilità di confrontare i dati raccolti in grafici spalmati su diversi periodi ed elaborati per diverse voci

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Chiudiamo questo approfondimento sui software che possono aiutare a gestire meglio la Qualità all'interno delle organizzazioni consigliandovi, prima di un eventuale acquisto, di chiarirvi le idee su ciò che vi serve e sui potenziali utenti che utilizzeranno il programma. Fatto questo, contattate diversi fornitori e chiedete una demo dei loro programmi per testare direttamente nella vostra realtà lavorativa il loro funzionamento e scegliere, così, quello più adatto a voi.

PER SAPERNE DI PIU':

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