LE VERIFICHE ISPETTIVE

COS’E’ UN AUDIT O VERIFICA ISPETTIVA?

Un audit è un’ispezione sistematica, documentata e indipendente che ha come scopo quello di verificare la conformità ai requisiti espressi che dovrà essere non casuale ma il prodotto di una cultura dell’organizzazione che determinerà sempre lo stesso risultato. La conformità dovrà essere dimostrata tramite evidenze oggettive che si raccoglieranno per mezzo di colloqui con il personale, analisi di documenti, osservazione di come vengono svolte le attività.

Le verifiche ispettive, dunque, sono un modo per misurare la qualità.

QUALI TIPI DI AUDIT ESISTONO?

Gli audit possono essere di quattro tipi:

1) audit di prodotto: è la verifica che un prodotto (o un servizio) in una determinata fase sia conforme a quanto specificato nei riferimenti relativi. Esempi di questo tipo di audit sono: sui prodotti dopo una fase di collaudo/controllo, sui prodotti giacenti in magazzino, sugli ordini di acquisto, sui documenti emessi, all’arrivo dei prodotti presso i clienti, com’è stato compilato un modulo bancario o assicurativo, come è stata rifatta una camera d’albergo, ecc. Obiettivi sono quelli di giudicare l’efficacia del sistema in relazione a prodotti o semilavorati specifici, valutare la qualità del prodotto, individuare le possibilità di miglioramento
2) audit di processo: è la verifica che un determinato processo rispetti le caratteristiche indicate nella specifica del processo stesso. Es. possono essere la verifica dello stato di controllo di un processo, verifica che nel processo di finitura galvanica tutti i parametri fisico/chimici siano nei limiti previsti, verifica dello stato di taratura di uno strumento di misura, verifica dell’esatta elaborazione dei dati, ecc. Gli obiettivi sono quelli di dare un giudizio sull’efficacia di specifici processi di fabbricazione, valutare il livello di qualità dei processi e individuare possibilità di miglioramento
3) audit di programma: è la verifica che un determinato programma, mirato al raggiungimento di obiettivi qualità, sia portato a termine nei tempi e nei modi e sotto le responsabilità definiti. Es. sono la qualificazione di prodotti e fornitori, il miglioramento dei costi, le revisioni dei progetti, l’adempimento di azioni correttive, la formazione del personale, ecc.
4) audit di sistema à valuta tutti gli elementi di un sistema di gestione della qualità per ciò che riguarda la sua applicazione ed efficienza. Si giudicherà la documentazione del sistema e si cercheranno eventuali punti deboli. Gli obiettivi sono quelli di dare un giudizio sull’efficacia del sistema e di ricercare eventuali punti deboli per i quali proporre provvedimenti correttivi/preventivi

e possono essere condotti internamente (a cura del Responsabile Gestione Qualità) o esterno (a cura di un cliente o di un ente certificatore)

Guardando ad un’ipotetica piramide possiamo partire dal livello base dell’ispezione che è quello dell’ispezione di prodotto/servizio e salire, via via, attraverso l’ispezione dei processi, l’ispezione dei programmi, l’ispezione delle procedure fino ad arrivare all’ispezione del sistema, in cima alla piramide.

Gli audit possono anche essere classificati in:

1) verifiche orizzontali: sono le verifiche fatte reparto per reparto. Il loro scopo è quello di verificare la corretta applicazione delle procedure che competono al reparto. Il difetto è che non si esaminano le interfacce tra le diverse aree.
2) verifiche verticali: sono le verifiche di progetto. Scopo è quello di seguire l’andamento di un progetto all’interno dell’organizzazione. E’ una metodologia valida per la verifica delle interfacce tra le aree coinvolte
3) traccia avanzamento: segue un processo dall’inizio alla fine
4) a ritroso: serve per verificare la rintracciabilità delle registrazioni. Da utilizzare, ad esempio, per risalire alla causa dei problemi partendo da un reclamo di un cliente

In ultimo, gli audit possono essere:

1) di prima parte: sono le verifiche interne condotte da personale interno addestrato allo scopo
2) di seconda parte: sono le verifiche dei fornitori e sono condotte dai clienti sui propri fornitori con personale del cliente appositamente addestrato
3) di terza parte: sono le verifiche di certificazione e sono condotte da un organismo di certificazione indipendente ed accreditato

A COSA SERVE UN AUDIT?

Serve per:

- far verificare ad una persona indipendente le procedure dell’area (una persona chiusa in una stanza a fumare difficilmente percepirà l’odore del fumo mentre una persona appena entrata lo noterà facilmente)
- controllare l’aderenza di quanto esaminato alla norma di riferimento
- controllare il rispetto delle procedure di riferimento e l’adeguatezza delle stesse al contesto dell’organizzazione
- verificare l’efficacia e l’efficienza dei processi
- per identificare le opportunità di miglioramento
- per ottenere dati significativi per le decisioni che i vertici aziendali dovranno prendere in merito al futuro dell’organizzazione
- a raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione
- stabilire la conformità o meno degli elementi di un Sistema di Gestione della Qualità rispetto ai requisiti specificati
- stabilire l’efficacia del Sistema di Gestione della Qualità attuato per conseguire obiettivi di qualità specificati
- fornire all’organizzazione verificata l’opportunità di migliorare il proprio Sistema di Gestione della Qualità
- soddisfare prescrizioni vincolanti
- consentire la registrazione del Sistema di Gestione della Qualità dell’organizzazione verificata in un apposito registro
- per valutare inizialmente un fornitore in vista di un possibile rapporto contrattuale
- per verificare che il Sistema di Gestione della Qualità del fornitore continui a soddisfare i requisiti specificati e sia realmente messo in atto
- per verificare all’interno di un’organizzazione che il proprio Sistema di Gestione della Qualità continui a soddisfare i requisiti specificati e sia realmente messo in atto
- per valutare il Sistema di Gestione della Qualità proprio di un’organizzazione rispetto ad una norma di riferimento

Facciamo in modo che gli audit non siano fini a se stessi ma utili all’organizzazione!

NORMA DI RIFERIMENTO

La norma di riferimento per la conduzione è la ISO 19011 “Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale” che costituisce un riferimento molto utile per ogni tipologia di audit (interni, esterni, di prodotto, ecc). Il punto 4 della norma contiene i principi di base che bisogna ricordare gni volta che si prepara un audit:

1) nella preparazione, nello svolgimento e nella preparazione della reportistica dell'audit, cercare di mantenere un'etica di base mostrandosi il più onesti possibile (vd. punti 6.2.4, 6.4.1, 6.4.3, 6.5.1, 6.6.1, 6.6.2, 7.2 e 7.3.1)
2) riportare chiaramente i risultati in modo che tutti possano capire quali sono i punti di forza e di debolezza dell'area esaminata (vd. punti 6.5.5, 6.6.1, 7.2 e 7.6.1)
3) mantenersi professionali comportandosi esattamente come ci si aspetta che si comporti un auditor (vd. punti 6.6.1, 6.5.5, 6.5.6 e 7.4.1,)
4) mantenersi indipendenti rispetto all'area verificata assicurando di non avere con essa un conflitto di interessi (vd. punti 6.2.4, 6.4.2 e 6.8)
5) basarsi solo sui fatti e fornire l'evidenza oggettiva di quanto verificato (vd. punti 6.5.4, 6.5.5, 6.5.6 e 6.6.1)

QUANDO SI DEVE FARE UN AUDIT?

Un audit andrà condotto una o due volte all’anno per effettuare una sorveglianza periodica del sistema di gestione della qualità e comunque sempre quando si verificano questi casi:

- modifiche sostanziali al sistema
- per verificare l’attuazione delle azioni correttive decise e la loro efficacia

Il piano degli audit si preparerà all’inizio dell’anno e si potrà far approvare in sede di riesame del sistema. Se, nel corso dell’anno, si evidenzierà la necessità di effettuare verifiche straordinarie, queste andranno inserite nel piano che subirà un aggiornamento.

QUALI REQUISITI OCCORRE RISPETTARE PER CONDURRE UN AUDIT?

- Il verificatore non deve avere diretta responsabilità nelle aree sottoposte a verifica
- Il verificatore deve avere un’adeguata conoscenza delle procedure e delle tecniche relative alle verifiche ispettive

LE RESPONSABILITA’ DEI VALUTATORI, DEL COMMITTENTE E DEL VALUTANDO

Le responsabilità dei valutatori sono:

- individuare le prescrizioni applicabili alla verifica ispettiva
- pianificare la verifica
- predisporre i documenti di lavoro
- esaminare la documentazione relativa alle attività da esaminare per valutarne l’adeguatezza
- agire con obiettività
- raccogliere ed analizzare evidenze oggettive pertinenti e sufficienti per raggiungere conclusioni relative al sistema valutato
- documentare le osservazioni
- verbalizzare i risultati della verifica in modo chiaro

Le responsabilità del committente sono:

- definire le necessità e lo scopo della verifica
- definire chi dovrà condurre la verifica
- definire l’ambito della verifica
- ricevere il rapporto di verifica ispettiva
- stabilire se e quali azioni successive devono essere intraprese

Le responsabilità del valutando sono:

- deve conoscere gli obiettivi e l’estensione della verifica
- deve collaborare con i valutatori al raggiungimento degli obiettivi della verifica
- deve essere di supporto nella definizione delle azioni correttive basate sul rapporto di verifica