PROJECT MANAGEMENT
IN UN'OTTICA DI QUALITA'

Staff di QualitiAmo

Per un project management basato sui principi della Qualità dobbiamo imparare a gestire bene i cambiamenti che incontreremo nel corso del progetto.

gestione progetto

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Se vogliamo fare del buon Project management nell'ambito della Qualità e assicurarci che il prodotto o il servizio che stiamo progettando soddisfi le necessità per le quali è stato concepito, dobbiamo prestare attenzione a due aree specifiche.

La prima è una buona gestione dei requisiti. Il modo in cui raccoglierete i requisiti del cliente e li traccerete durante la progettazione avrà un impatto enorme su come ciò che avete progettato si adatterà alle esigenze della clientela.

La seconda area è quella della gestione del cambiamento. Le esigenze che i vostri prodotti o servizi devono soddisfare non sono statiche così partire a progettare qualcosa e chiudersi a riccio verso ogni eventuale modifica del progetto è il modo migliore per candidarsi al fallimento.

Le necessità dei clienti di variare il progetto "in corsa" non sono il solo caso di change management che vi troverete a dover affrontare. E' molto comune, infatti, che si senta il bisogno di definire e soddisfare nuove necessità del cliente dopo aver individuato quelle sancite al momento del contratto/ordine.

Ci sono, poi, altre fonti di cambiamento che non hanno nulla a che fare con la definizione dei requisiti . Basta pensare al budget, ad esempio. Potreste, infatti, aver iniziato il vostro progetto in un momento di “boom” economico e ritrovarvi a gestirlo ora che le vostre finanze sono meno solide o che i vostri fornitori attraversano problemi economici. In questo caso bisognerà ridimensionare il progetto senza mancare di centrare in pieno i bisogni del cliente.

Anche la programmazione può dare adito a cambiamenti. Ad esempio, il vostro progetto potrebbe essere iniziato quando un time to market di 18 mesi poteva essere accettabile mentre oggi risulta essere troppo dilatato rispetto alla concorrenza. Ecco che bisogna correre per mantenere la propria nicchia di mercato e che occorre gestire bene le tre variabili tempo, costi e qualità per mantenersi competitivi su tutti i fronti.

La gestione dei requisiti e la gestione del cambiamento devono percorrere insieme passo dopo passo il percorso progettuale che porterà ad avere un prodotto o un servizio al momento giusto (quando serve al cliente) e al prezzo giusto (col giusto valore aggiunto).
Il vostro progetto è destinato a fallire se non sapete gestire gli inevitabili cambiamenti che incontrerete lungo il percorso, non importa quanto bene abbiate definito i requisiti all'inizio, purtroppo. Per trovarsi preparati ad affrontarli al meglio, converrà gestire un vero e proprio processo di change management, capace di accogliere le cause giuste che portano a cambiamenti di progetto, rigettando quelle sbagliate. Per farlo, il processo dovrà essere in grado di identificare le attività capaci di raccogliere le informazioni necessarie ad una decisione corretta e di coinvolgere i giusti decision maker.

  • Costruite il processo pensando alla vostra organizzazione.Se non avete mai implementato alcuna forma di change management, dovrete per forza di cose definire le singole attività e le responsabilità di ognuno degli attori che prenderanno parte al processo.
    Ricordate che avete due obiettivi principali: 1) raccoglieretutte le informazioni necessarie ai decision maker per accogliere o rigettare una richiesta di cambiamento 2) far prendere le decisioni alle persone giuste
  • Il vostro processo di change management non potrà adattarsi a tutte le situazioni nello stesso modo. Ci saranno casi in cui verranno coinvolte tutte le attività contemplate dal processo (cambiamenti maggiori) e altri che richiederanno solo alcuni step dello stesso (cambiamenti minori). Assicuratevi di essere in grado di gestire queste due diverse situazioni senza ingessarvi.
    Un cambiamento minore sarà autorizzato da persone diverse da quelle che ne autorizzeranno uno importante. Coinvolgete gli attori giusti
  • Nel vostro processo dovrete prevedere tutto il tempo necessario per investigare le attività richieste per determinare il costo dell'implementazione del cambiamento richiesto. Dato che è impossibile, una volta iniziato un progetto, stabilire quanto tempo sarà necessario dedicare alle richieste di varianti che vi arriveranno, un buon modo per gestirle è quello di riservare un monte ore "cuscinetto" nella vostra programmazione delle tempistiche dal quale andrete ad erodere le ore necessarie ad avviare i cambiamenti approvati.
  • Tracciate tutti i cambiamenti che intervengono durante il progetto. Questa sorta di database diventerà una fonte centralizzata di informazioni che comprenderanno:
    • un identificativo del cambiamento richiesto
    • la data di ricevimento della richiesta
    • il richiedente
    • l'approvazione o meno della richiesta
    • lo stato di avanzamento
    • i costi
    • la data prevista per il completamento della modifica
    Il database diventerà una vera e propria forma di comunicazione per il vostro team di progetto per cui dovrete prevedere da chi sarà gestito e a chi sarà consentito l'accesso e la modifica delle informazioni contenute
  • Non dimenticate di ripianificare il progetto dopo ogni cambiamento, di rivedere il budget e di verificare gli standard che vi siete posti come obiettivo

PER SAPERNE DI PIU':

Project management: un'introduzione
Gestire i progetti in un'ottica di Qualità
Le competenze del Project manager
Le caratteristiche del Project manager
L'infrastruttura del Project management
Il Project plan - la Work Breakdown Structure
Il Project plan - lo Statement Of Work
Il Project plan - la lista delle risorse
Attivare un team di progetto
Le fonti di rischio in un progetto
Affrontare i rischi di un progetto
Il ruolo del Responsabile Qualità nella gestione di un progetto
Redigere il Project plan di un progetto della Qualità
Modulo per il project planning
Guidare la riunione del varo di un progetto
Valutare la qualità di un progetto
Valutare la qualità di un progetto (2)
Gestire i collegamenti vincolanti
Il mansionario del Direttore dell'Ufficio Tecnico
Note utili per redigere la procedura di progettazione
Progettare
La gestione collaborativa dei progetti
I libri: Six Sigma Project management
I libri: Project & Process Management. La gestione integrata di progetti e processi: una sfida organizzativa
La review di un progetto



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