I 10 STRUMENTI INDISPENSABILI PER L'ANALISI DEI RISCHI SECONDO LA ISO 9001
Quale strumento usare e in quale contesto per una buona analisi dei rischi?
"Il rischio si verifica quando esistono molteplici stati futuri possibili e le probabilità che questi diversi stati futuri si verifichino sono note"
(George Soros)
Ogni volta che un cliente si fida di noi, ci consegna anche la sua paura: “E se qualcosa andasse storto?”. La ISO 9001:2015 ci ricorda che il rischio non è un mostro da evitare ma un messaggero da ascoltare.
Con questo articolo abbiamo voluto raccogliere i 10 migliori strumenti da utilizzare per l'analisi dei rischi perché, in fondo, non vi serve avere un intero arsenale di tool da mettere in uso ogni giorno ma dieci semplici "lenti" diverse da mettere in tasca, pronte da utilizzare quando la nebbia dei rischi si addensa.
Gli strumenti riportati nella tabella che non hanno un link a una pagina dedicata sono spiegati qui sotto.
| Strumento | Perché è utile | Da fare immediatamente | |
|---|---|---|---|
| 1 | FMEA | Svela il punto in cui il processo può creare problemi prima ancora di essere messo in opera | Prendete un processo, stampate il suo diagramma di flusso, attaccate dei post-it con i possibili guasti e chiedete al team che vi lavora: “Qual è la cosa peggiore che può succedere?” In 30 min avrete la prima bozza di RPN. |
| 2 | Matrice rischi 5×5 | Trasforma delle idee vaghe in priorità ben visibili e identificabili attraverso i colori rosso, giallo e verde | Disegnate la griglia su una lavagna, preparate dieci bigliettini con i rischi più probabili e fateli votare dalle persone che lavorano sul processo. La classifica delle priorità è servita. |
| 3 | Analisi Bow-Tie | Si tratta di una sorta di foto panoramica delle cause di un evento e delle sue conseguenze | Preparate l'immagine dell'evento temuto, stampala al centro di un foglio A3, e poi chiedetevi “Perché può accadere?” (lato sinistro) e “Cosa succederebbe dopo?” (lato destro). Le barriere da mettere in atto emergeranno in automatico. |
| 4 | Analisi SWOT | Opportunità e minacce in un colpo d'occhio | Ad esempio: chiedete al marketing cosa succederebbe se il vostro concorrente dovesse lanciare la sua nuova app domani. |
| 5 | Ishikawa + 5 perché | La vera causa dei problemi non si vede sempre al primo sguardo. Questa coppia di strumenti la mette in luce | Usateli subito in combinazione sulla prosssima analisi dei rischi che farete. Tracciate la lisca di pesce e via di brainstorming cronometrato: 90 sec per ogni ramo. Poi scegliete la causa più votata e iniziate ad approfondire con i 5 perché fino a trovare l’azione concreta da implementare. |
| 6 | FTA | Per i rischi più complessi serve la logica di un detective | Trovate il “colpevole” partendo dal finale indesiderato. Scoprirete veri e propri complotti grazie ai dati |
| 7 | Monte Carlo light | Simulare diversi scenari per capire meglio la situazione | Scaricate un add-in gratuito per Excel. 1000 simulazioni in 60 secondi cambiano la prospettiva del problema e un istogramma vi dirà dove puntare con la vostra azione. |
| 8 | Analisi PESTLE | Il mondo esterno non dà appuntamenti ma irrompe nella nostra quotidianità. Meglio essere preparati | Analizzate un processo al giorno e chiedete al team che vi lavora di scrivere su un foglio qual è il cambiamento esterno che lo preoccupa; classificate i sei cambiamenti più ricorrenti nelle varie categorie e assegnate un owner per il follow-up. |
| 9 | Cruscotto di indicatori | Semafori automatici che attirano la nostra attenzione prima che lo faccia il cliente | Fate diventare il vostro cruscotto di indicatori la prima cosa che guardate ogni mattina |
| 10 | Kanban | Visualizzare il rischio come se fosse una segnalazione che cammina verso la chiusura. | Create tre colonne su una lavagna (Identificato → Mitigato → Verificato) e aggiungete i primi rischi noti. Lavorate su un rischio al giorno |
Matrice 5×5
Immaginate di poter negoziare con il rischio: non potete eliminarlo ma potete farlo parlare e ottenere informazioni preziose. La Matrice 5×5 è il vostro tavolo negoziale: da un lato ci sono le probabilità (quante possibilità ci sono che un dato rischio accada), dall’altro c'è l'impatto (quanto farà male).
| Probabilità | Impatto 1 (trascurabile) | 2 | 3 | 4 | 5 (catastrofico) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 (raro) | Verde | ... | ... | ... | ... |
| 2 | … | … | … | … | … |
| 3 | … | … | Giallo | Aranc. | Rosso |
| 4 | … | … | … | Rosso | Rosso |
| 5 (quasi certo) | … | … | … | … | Rosso |
Ad esempio: “Sembra che la nostra linea di verniciatura spaventi tutti per il fatto che potrebbe bloccarsi all'improvviso.” Utilizzate una parafrasi per chiarire meglio il problema: “Quindi stiamo dicendo che se il guasto avviene (Probabilità 4) il fermo produrrebbe una perdita notevole a livello economico (Impatto 5), corretto?”
Fate domande calibrate che riescano a portare alla scoperta di soluzioni “Come possiamo portare questo 4×5 giù di una riga entro il prossimo trimestre?” “Cosa succederebbe se lo trattassimo come inevitabile: quale piano B abbasserà l’impatto a 3?”
Terminate il confronto con un riepilogo: “Abbiamo deciso: installeremo dei sensori IoT entro 30 giorni per intercettare un eventuale guasto e ridurre l’impatto a 3. È corretto?”
Analisi Bow-tie
L'analisi Bow-Tie è uno strumento visuale per analizzare e comunicare i rischi in modo semplice. Il suo nome deriva dalla forma che ricorda un papillon con un evento al centro, le cause a sinistra e le conseguenze a destra.
E' bene usarlo quando si vuole capire bene e spiegare un rischio importante, coinvolgendo diverse funzioni aziendali con un’unica mappa visiva.
Facciamo un esempio pratico:
Evento - Guasto del macchinario durante il turno notturno
Cause - Mancata manutenzione, operatore inesperto, allarme guasto
Le barriere preventive che potremmo implementare sono: un piano di manutenzione settimanale, la formazione degli operatori e dei test periodici dei sensori di allarme
Conseguenze - Ritardo nella consegna, scarti di produzione, reclami del cliente
Le barriere mitigative potrebbero consistere in un magazzino di emergenza, un reparto di rilavorazione e una comunicazione proattiva verso il cliente
Il Bow-Tie funziona perché semplifica la complessità e fa vedere tutto in un colpo d’occhio stimolando il dialogo (ogni funzione aziendale “vede” dove può agire). Dà una mano anche a fissare le priorità perché mostra dove ci sono barriere forti e dove si è più scoperti.
FTA Fault Tree Analysis - Analisi dell'albero dei guasti
Immaginate di arrivare sulla scena del crimine: un evento indesiderato è già accaduto e la vostra missione è scoprire come ci si è arrivati, impedendo che succeda di nuovo. L'FTA è l'indagine a ritroso perfetta: parte dall’effetto finale e ramifica cause su cause fino ad arrivare al colpevole.
Immaginiamo di aver avuto il blocco di una linea produttiva alle 2 di notte. Non c'è stato alcun allarme, l'operatore è andato nel panico e il cliente, ovviamente, si è infuriato. Il punto non è: "Cosa è successo?" Il punto è: “Qual è la combinazione precisa di eventi che ha fatto saltare tutto?” E ancora: “Dove potevamo interrompere la catena prima che fosse troppo tardi?”
Partite dall’evento principale: un errore grave, visibile e non più evitabile. Questo sarà il titolo del vostro albero. Adesso, andando a ritroso, disegnate i rami dell'albero usando la logica e cercando di capire quali cause, da sole o insieme, hanno causato i problemi che hanno portato al disastro finale.
Un albero delle cause ben leggibile è una mappa delle vulnerabilità e un piano d’azione.
Monte Carlo light
Quando si parla di rischi o incertezze nei processi, spesso ci accontentiamo di un numero medio: una stima di quanto ci metteremo a gestirlo, quanto costerà, quante volte capiterà un problema. Ma sappiamo tutti che la realtà è più sfumata: non c’è un solo scenario possibile, ce ne sono molti. E la maggior parte degli strumenti che usiamo non li considera.
L’approccio Monte Carlo nasce proprio da qui. L’idea è semplice: invece di fidarvi di un unico numero, simulate lo stesso processo centinaia o migliaia di volte, cambiando ogni volta le variabili d’ingresso secondo una distribuzione di probabilità. Così ottenete un insieme di risultati possibili, non un singolo punto.
Avete un foglio Excel? Bene, vi basta perché si tratta di una metodologia "light", leggera e subito applicabile. Avete tre variabili chiave in un processo: tempo, costo, percentuale di difetti? Perfetto. Sapete i valori minimo, massimo e più probabile per ciascuna? Basta questo. Con un semplice add-in potete generare 500, 1.000 o 10.000 scenari casuali e vedere dove si concentra davvero il rischio, quanto è realistico il vostro piano e quali combinazioni di fattori portano ai peggiori risultati.
Questo è uno strumento da usare quando dovete fare previsioni su un processo nuovo o instabile o quando un progetto ha troppe variabili fuori controllo o, ancora, quando vi chiedono un budget o una scadenza.
Facciamo un esempio concreto. Supponiamo che stiate pianificando il tempo necessario per testare un nuovo prodotto. Sapete che: normalmente ci vogliono 3 giorni, a volte 1 basta ma, se qualcosa va storto, possono servirne anche 7. Con questo strumento, inserite questi tre valori e lasciate girare le simulazioni. Quello che ottenete non è solo un “tempo medio” ma una curva che mostrerà che il 70% dei casi rientra nei 4 giorni, il 10% dei casi sforerà i 6 il 5% andrà oltre i 7.
Conclusioni
Evitate di innamorarvi di uno strumento, restate concentrati sul problema e sullo strumento migliore per analizzarlo e gestirlo.
Non dimenticate che la gestione di un rischio va sempre affidata a qualcuno e va monitorata con indicatori ben precisi.
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