Kanban: questo sconosciuto
Conoscere meglio lo strumento Kanban
Che cos'è il Kanban?
I sistemi di programmazione Kanban sono tra gli strumenti più semplici, efficaci ed economici per gestire il flusso della produzione, dei magazzini o delle informazioni all'interno di un processo.
Non avere, infatti, i materiali, le parti, un documento o le informazioni del cliente quando servono causa ritardi e sprechi. D'altra parte anche avere avere troppe parti e troppo "work in process" è una forma di spreco.
Il Kanban, dunque, è lo strumento giusto per imparare a gestire un flusso di lavoro ottimale all'interno dei nostri processi.
Applicare il Kanban al nostro sistema produttivo significa migliorare sia il livello di servizio offerto che la qualità del prodotto. Fatta questa premessa, perché - allora - questo strumento non viene appliocato in modo più massiccio? In alcune situazioni è probabile che altre metodologie funzionino meglio ma, anche quando il Kanban sarebbe un'ottima scelta, l'ignoranza legata al suo effettivo utilizzo gli fa preferire altri strumenti. Da questa riflessione nasce l'idea di spiegarne un po' meglio l'applicazione e l'utilità.
Come funziona il Kanban?
Una programmazione eseguita con il Kanban si può paragonare a quella di un supermercato: un piccolo stock di ogni materiale necessario al processo produttivo è posto in un'area ad esso dedicata (lo scaffale). I clienti vanno al supermercato, scelgono la merce che vogliono comperare e l'acquistano.
A questo punto, un segnale (elettronico o manuale) informa il magazzino che alcune merci sono state vendute e chiede di approvvigionarle nuovamente. Il magazzino, quindi, prepara le nuove forniture che andranno a sostituire quelle in esaurimento (es. 20 scatole di fagioli vendute = 20 nuove scatole di fagioli approvvigionate). Nei supermercati più grandi e moderni il magazzino viene scannerizzato una o due volte al giorno per approntare il riordino dei materiali in esaurimento (in alternativa, nei supermercati più piccoli e meno automatizzati, si procede con un controllo visuale: un operatore annota gli spazi vuoti e deduce ciò che è stato venduto).
Elementi essenziali del Kanban
In un reparto produttivo il sistema Kanban funziona nello stesso modo. Gli elementi essenziali che lo costituiscono sono:
- punto di stoccaggio
- segnale che indica la necessità di un nuovo approvvigionamento
- feedback immediato
- rifornimenti frequenti
Un magazziniere interno porta il materiale necessario vicino alle celle produttive che ne avranno bisogno. Presso il reparto viene mantenuta una piccola qualità dei materiali necessari. Osservando le quantità rimaste, l'operatore che lavora in una cella produttiva è in grado di sapere di quali materiali ha bisogno e di richiederne l'approvvigionamento.
Regole per l'applicazione del Kanban
Per implementare un sistema Kanban ci sono alcune regole fondamentali:
- identificare i vostri maggiori processi e gli step che li compongono
- stabilire se alle singole attività è stata data una giusta priorità
- fissare un WIP (Limit of Work in Process): ovvero fare di più facendo di meno.
Stabilire quante attività possono essere fatte in una volta è molto importante. C'è un limite, infatti, al numero di pezzi che si possono porre in lavorazione e questo limite, se vogliamo fare le cose bene, è spesso inferiore a quello che immaginiamo.
Questa quantità ottimale di lavoro è quella che può essere svolta bene da un processo rimanendo all'interno delle tempistiche stabilite e senza sacrificare efficienza. Non vi capita mai di vedere che, se fate troppe cose in una volta, ci mettete più tempo e rischiate di farle male? Ecco, il principio del WIP è molto simile.
Ad esempio, un idraulico potrà riparare un solo lavandino alla volta, un programmatore riuscirà a focalizzarsi sullo sviluppo di un solo programma alla volta ma un venditore può tranquillamente gestire più offerte in contemporanea. Questo sarà il vostro limite del work in process.
Partite fissando un WIP basso che evidenzierà colli di bottiglia e ritardi e taratelo, un po' per volta, al livello ottimale, migliorando - così - la vostra efficienza.
- Una volta mappato il vostro flusso, potrete costruire una lavagna Kanban che avrà una colonna per ogni step del processo. Per quanto complesso possa essere un processo, una lavagna Kanban o un altro sistema di rappresentazione visiva del lavoro in corso permetterà di verificarne lo stato di avanzamento con una sola occhiata
- A questo punto potrete incominciare ad aggiungere le diverse attività da fare, identificandole con un nome e i riferimenti necessari a far comprendere bene a tutti di cosa si tratti.
Ad esempio, potreste voler inserire le seguenti informazioni:- data di creazione
- scadenza
- creato da
- priorità
- tipologia di attività
- descrizione
- note
- storico
- chi sta lavorando attualmente sull'attività
- ecc.
- "da fare"
- "in lavorazione"
- "fatti"
- "pianificazione"
- "progettazione"
- "bozze"
- "approvazioni"
- ecc.
- Misurare e migliorare il flusso: i miglioramenti apportati ai nostri flussi dovrebbero basarsi sempre su misurazioni oggettive. Trovare e applicare le giuste misurazioni non è facile ma poche semplici misure possono offrirvi tutte le informazioni che vi servono per ottimizzare un processo.
Una delle cose migliori del Kanban è che può essere applicato a processi già esistenti. Basta semplicemente identificare i modi per migliorarli, non occorre riprogettarli da capo.
La cosa importante nell'applicare il Kanban è capire bene che si stanno documentando gli step di un processo già esistente, non di uno ideale. Se ci sono inefficienze, colli di bottiglia, step mancanti o da eliminare questi verranno piano, piano alla luce e il flusso potrà essere modificato di conseguenza
Kanban e sistema "pull"
Il sistema Kanban è un sistema "pull" (tirato).
Il termine deriva dall'idea che uno step di processo "tiri" il lavoro di quello precedente, dando il segnale di fare qualcosa che si attende a valle. Questo modo di procedere è opposto al sistema "push" (spinto) dove ogni step di processo corre il più velocemente possibile senza nessun limite imposto alle lavorazioni contemporanee all'interno del processo.
Un sistema pull prevede che quando qualcuno ha finito di compiere un'attività, guardi sulla lavagna Kanban cosa deve essere fatto e sposti l'attività che si prende in carico nella colonna apposita (ad esempio in quella "in corso"). Quell'attività, a questo punto, diventa una sua responsabilità fino a quando non viene portata a termine.
Una volta rappresentato visivamente il processo, è facile controllare l'avanzamento delle singole attività e vedere subito dove si formano rallentamenti (i famosi "colli di bottiglia"). La cosa positiva dell'utilizzo dei sistemi Kanban è che tutti possono vedere subito dove si forma un problema e che un'identificazione precoce della problematica porta ad una sua più semplice risoluzione.
Imparare dai propri errori
Imparare dai propri errori non è certo un requisito Kanban ma di sicuro è una buona idea. Due strumenti alquanto potenti per migliorare i nostri processi sono:
- il lead time
- il ciclo del processo
Il lead time è il periodo che trascorre tra il momento in cui qualcuno chiede che un'attività venga svolta e quello in cui questa viene chiusa. Il tempo relativo al ciclo di un processo, invece, è quanto occorre perché qualcuno finisca un'attività una volta che l'ha iniziata.
Tenere d'occhio i nostri processi ci porterà a migliorarli e ad evitare di ripetere errori fatti in passato.
Non solo Kanban
La programmazione della produzione coordina un processo composto da diverse attività che gestisce, spesso, una gran quantità di prodotti. Il Kanban è solo uno dei tanti strumenti che si possono utilizzare per fare al meglio questo lavoro utile, in particolare, quando la grandezza dei lotti di produzione cambia tra gli step di processo e quando c'è molta varianza all'interno del processo stesso.
L'utilizzo del "Materials Requirements Planning" (MRP) è un altro modo di gestire gli approvvigionamenti e la produzione. Questo strumento pianifica ogni step del processo per ogni prodotto.
Il sistema gestisce la domanda di lavoro di ogni stazione produttiva in ogni momento e fornisce uno strumento efficace per la pianificazione anche in condizioni difficili ma ha costi di gestione abbastanza alti. Si calcola, poi, che addirittura tra il 50 e l'80% degli MRP utilizzati non soddisfi del tutto le esigenze degli utenti.
I sistemi più evoluti e i diversi contesti
Nei sistemi più evoluti, gli operatori programmano il loro lavoro da soli basandosi su informazioni puntuali e accurate relative alle necessità di produzione e la programmazione della produzione non supera il giorno.
Gli operatori esaminano i Kanban di ritorno che determinano se lo stock è basso e, conoscendo bene le migliori sequenze di attrezzaggio delle macchine, programmano le lavorazioni iniziando da quelle più urgenti e seguendo un'ottica di efficienza del set up.
Terminiamo questo lungo discorso ricordandovi che il Kanban può essere applicato in moltissimi contesti.
Vediamo, ad esempio, quali categorie si possono individuare a seconda degli ambienti di applicazione:
- lavori di casa
- "da fare"
- "in corso"
- "fatti"
- dipartimento vendite:
- "offerte"
- "negoziazioni"
- "contratti chiusi"
- "follow-up"
- "supporto clienti e manutenzione"
- progettazione software:
- "backlog"
- "requisiti"
- "progettazione"
- "sviluppo"
- "test"
- "accettazione"
- "supporto"
PER SAPERNE DI PIÙ:
Una semplice lavagna: il sistema Kanban
Sistemi Pull: Kanban e Conwip
Il cartellino Kanban
La Produzione snella spiegata da QualitiAmo