MIGLIORAMENTO CONTINUO - TPS, LEAN MANUFACTURING E SIX SIGMA

di Staff di QualitiAmo

"Chiunque ammetta di essere troppo impegnato per migliorare, riconosce di essere allo stremo delle forze. E questa è sempre la situazione più triste in cui chiunque possa trovarsi"
(J. Ogden Armour)

"Se l'unico strumento nella tua cassetta degli attrezzi è un martello, ogni problema ti sembrerà un chiodo"
(Abraham Maslow)

Quando nell'ambito della qualità ci si riferisce al miglioramento continuo, di solito lo si fa riferendosi in generale a tutti gli sforzi di un'azienda per migliorarsi in termini di efficacia e di efficienza complessive. La maggior parte di questi benefici saranno realizzati in modo incrementale, eseguendo una serie di progetti, di cui pochissimi saranno di natura trasformativa, cioè tesi a cambiare l'intero modo in cui un'azienda si organizza e si comporta. È importante, quindi, non minimizzare il significato del parola "continuo" nel titolo di questo articolo perché il messaggio che vogliamo trasmettervi sta tutto lì: cosa possiamo prendere dalle metodologie e dagli strumenti più famosi nell'ambito della qualità per migliorare un po' la nostra organizzazione che non si sognerebbe mai di implementare il TPS (Toyota Production System o Sistema di produzione Toyota), il Six Sigma o la Lean manufacturing?

Se partiamo dall'idea suggerita, prima di tutto, dalla ISO 9001:2015, un'organizzazione non può mai essere perfetta, quindi deve tendere al miglioramento continuo per restare competitiva, per aumentare la sua redditività, per soddisfare i clienti, per ridurre sprechi, ecc.
Migliorare ogni giorno il livello delle prestazioni aziendali è quello che i giapponesi chiamano "Kaizen" da "kai" che significa "cambiamento" e "zen" che significa "buono". Insieme queste due parole significano, quindi, "cambiamento per il bene" o "miglioramento". In pratica, un'organizzazione che voglia migliorarsi su base continua dovrà smontare pezzo per pezzo i suoi processi e rimetterli di nuovo insieme in un modo migliore, identificando, grazie agli uomini che vi lavorano, tutte le opportunità di miglioramento.

Sebbene nel mondo della qualità ci siano molti metodi, strumenti e dottrine per migliorare su base continua, ogni professionista del settore che sia abituato a lavorare in una micro, piccola o media impresa sa bene che la cosa migliore da fare è studiare il più possibile per tirare fuori da ognuno di questi approcci quello che può servire nella realtà nella quale sta lavorando.

Questo è esattamente quello che suggeriamo di fare anche noi e che cerchiamo quotidianamente di fare sul portale QualitiAmo, con i risultati sotto gli occhi di tutti. In quest'ottica, quindi, le suggestioni che vengono fuori dalle teorie legate al TPS, al Six Sigma e alla Lean manufacturing possono servire a tutti, anche a coloro che stanno introducendo un semplice sistema qualità basato sulla ISO 9001.

A cosa servono le metodologie di miglioramento?

Le metodologie di miglioramento continuo dovrebbero servire a:

• sostenere gli sforzi della strategia aziendale
• effettuare i miglioramenti in modo reale, misurabile e sostenibile
• supportare la sostenibilità a lungo termine di eventuali risultati di miglioramento

Il messaggio sottinteso alla realizzazione di tutti questi obiettivi è quello di incoraggiare tutti gli organismi di un'organizzazione a migliorare e migliorarsi. Il miglioramento può essere realizzato attraverso un approccio di sistema, attraverso processi di miglioramento o anche attraverso una combinazione dei due.

Il miglioramento attraverso un approccio sistematico

Il miglioramento attraverso un approccio sistematico tende a eliminare o a ridurre le variazioni che possono verificarsi in determinati processi e possono diventare le principali cause di non conformità all'interno di un sistema qualità.

Un approccio sistematico al miglioramento comporta la correzione di non-conformità, la loro eliminazione e la ricerca di modi per ridurre le variazioni nei processi. Tutto questo può essere fatto attraverso lo studio delle informazioni provenienti dai fornitori, dei requisiti di sistema e della soddisfazione del cliente per portare a correzioni o a azioni correttive e preventive nonché all'eliminazione dei problemi.

Il miglioramento attraverso i processi

La maggior parte dei sostenitori del miglioramento continuo ha un approccio basato sui processi perché è più semplice ed efficace migliorare i processi piuttosto che i sistemi complessi. Semplificando e migliorando i processi possiamo contribuire al miglioramento sistemico generale. L'approccio del miglioramento continuo in ottica processi consiste nell'apportare piccoli miglioramenti al processo esistente piuttosto che ripensarlo dall'inizio.

Un tipico ciclo di miglioramento dei processi comporta:

• l'utilizzo degli input e dei requisiti del cliente
• la mappatura dei processi per visualizzare e comprendere il flusso di lavoro
• l'utilizzo dei principali strumenti della qualità
• l'attuazione delle azioni correttive
• l'ottimizzazione dei processi

Cosa possiamo tirare fuori da ogni metodologia?

Nei prossimi paragrafi impareremo a cogliere degli spunti interessanti da ogni metodologia e filosofia di miglioramento. Speriamo che possano tornarvi utili!

Dal TPS

Il Sistema di produzione Toyota è un metodo di produzione integrato e socio-tecnico che combina filosofia e pratiche specifiche ma che è possibile trasferire anche al di fuori delle produzioni.

Il TPS è costituito da due concetti fondamentali: "Just in Time" (JIT) e "Jidoka".
Il Just in Time, in poche parole, impone che le parti giuste per l'assemblaggio raggiungano la linea di montaggio al momento giusto e solo nella quantità necessaria, né una in più né una in meno. Questo sistema serve per combattere gli sprechi, aumentando l'efficienza della produzione. La cosa interessante di questo concetto è che, portandolo al di fuori della produzione fisica di un prodotto e, ad esempio, applicandolo ai servizi potremmo ridurre molte inefficienze e ridurre inutili scorte.

Il Jidoka che viene anche chiamato "autonomazione", è una forma di automazione che implica l'aggiunta di un tocco umano alla automazione. Anche questo concetto può essere molto utile anche in contesti diversi da quelli produttivi, ad esempio per le organizzazioni che gestiscono sistemi di assistenza clienti automatizzati. Il concetto di autonomazione fa leva sulla capacità di un sistema di identificare una situazione in cui sono necessari interventi correttivi e di chiedere l'intervento dell'uomo. Un sistema di prevenzione degli errori (Poka Yoke) impedisce al difetto di procedere lungo il flusso fino al cliente. Anche questo può essere utile se consideriamo che i responsabili qualità devono fare attenzione a non permettere ai difetti di arrivare fino ai clienti e possono utilizzare Poka Yoke o concetti simili per strutturare i propri processi o procedure.

Dalla Lean manufacturing

Il concetto chiave della Lean manufacturing (o Lean production o "produzione snella") è l'eliminazione delle attività che non aggiungono valore (valore per il cliente). La Lean production è un approccio al miglioramento continuo che si focalizza sulla produzione - e quindi anche sui servizi - con un minimo spreco di materiale, di manodopera, di energia e di altri elementi comunemente impiegati. L'idea fondamentale è quella di eliminare gli sprechi ed ottimizzare l'utilizzo di manodopera, tempo, energia, ecc. Al responsabile delle risorse all'interno del sistema qualità aziendale può interessare molto questo punto di vista per cercare di ottimizzare l'impiego e lo sfruttamento delle risorse.

A livello aziendale, i concetti come il cost deployment o come il Value Stream Mapping (VSM) possono consentire ad un piccolo imprenditore di identificare le attività che non aggiungono valore, che deve essere sempre uno degli obiettivi da perseguire quando si parla di qualità e di eccellenza.

Dal Six Sigma

La metodologia di miglioramento di processo Six Sigma mira a ridurre o eliminare le variazioni per garantire risultati coerenti e di alta qualità. Il miglioramento Six Sigma utilizza un approccio strutturato che parte dai dati di partenza per migliorare la capacità di un processo di soddisfare le specifiche dei clienti basandosi su un approccio statistico.

Se l'idea di implementare il Six Sigma nella sua interezza può spaventare le piccole organizzazioni che hanno appena iniziato il proprio cammino verso la qualità, non possiamo prescindere dall'utilizzo di elementi estratti dalla metodologia. Ad esempio, il ciclo DMAIC (define, measure, analyze, improve, control) ricorda molto da vicino il ciclo PDCA e un buon professionista della qualità dovrebbe quantomeno utilizzare le logiche che stanno dietro a questi concetti per analizzare la situazione attuale (Measure, Analyze), individuare modi per affrontare le problematiche che emergono (Improve e Define) e mettere in atto controlli idonei ad assicurare che le soluzioni implementate continuino a funzionare (Control).

Conclusione e spunti da considerare

La metodologia e gli strumenti per il miglioramento continuo di processi e sistemi sono tanti e il consiglio che ci sentiamo di dare è sempre quello di non fermarsi a quello che conosciamo già ma di cercare di capire se ci può essere qualcosa in più, preso da altre metodologie che possono arricchire quello che già facciamo abitualmente. Dobbiamo sempre ricordarci che nessuno ci impone di applicare tutto ma possiamo, con discernimento, estrarre da ogni teoria i concetti che ci sembrano più adatti a supportare la realtà nella quale ci troviamo a lavorare. Se questo approccio può non essere vincente per le grandi organizzazioni, è sicuramente perfetto per le micro, piccole e medie imprese, almeno secondo noi.

In quest'ottica, il suggerimento è quello di prestare attenzione ai cinque punti seguenti:

• l'attenzione alle risorse umane: nelle fasi iniziali, le capacità di gestione e la motivazione dei dipendenti sono fondamentali per la sopravvivenza di un'azienda;
• l'enfasi sulle strategie relative al miglioramento, all'aggiornamento o all'ampliamento della linea di prodotti esistente e al miglioramento della produzione attraverso l'attività di ricerca e sviluppo;
• l'attenzione all'assunzione di dipendenti qualificati e alla loro formazione;
• l'attenzione all'equilibrio rappresentato dallo sforzo di migliorare le proprie capacità in tutte le aree

Per fare tutto questo spesso le piccole e medie imprese hanno un budget ristretto ma, allo stesso tempo, hanno l'esigenza di proteggere i clienti dagli errori e dagli sprechi perché non hanno la stessa "libertà" di sbagliare dei grandi. Motivo in più per cui implementare programmi della qualità che siano in grado di supportarle nel raggiungimento di questi cinque obiettivi. Cosa ne pensate?

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