FLUSSO, FEEDBACK E APPRENDIMENTO CONTINUO

Per la nostra nuova rubrica "La qualità pop", in questo articolo vedremo cosa spiegano Gene Kim, Kevin Behr e George Spafford nel libro "The Phoenix Project"

Leggiamo The Phoenix Project per trovare suggerimenti su flussi, feedback e apprendimento continuo

"The Phoenix Project", il libro che useremo oggi per capire meglio alcuni aspetti della qualità, è un romanzo pubblicato nel 2013, scritto da Gene Kim, Kevin Behr e George Spafford.

La trama segue Bill Palmer, un manager IT di medio livello che lavora presso Parts Unlimited, un'azienda manifatturiera in crisi, e che viene improvvisamente promosso. Bill si trova ad affrontare una situazione disastrosa: progetti in ritardo, sistemi instabili, audit fallimentari e, per completare il quadro, un'iniziativa di trasformazione digitale fondamentale per l'azienda (il "Progetto Phoenix").

Con il supporto di un enigmatico mentore di nome Erik, Bill scopre che molti problemi dell'IT aziendale sono sorprendentemente simili a quelli della produzione manifatturiera e inizia ad applicare principi derivati dal Toyota Production System al suo dipartimento IT.

Il libro spiega magistralmente concetti fondamentali del quality management, tra cui i tre modi (flusso, feedback e apprendimento continuo) di cui parleremo in questo articolo.

Primo modo: il flusso

"The Phoenix Project" illustra questo principio quando Erik porta Bill a visitare la fabbrica della Parts Unlimited, mostrando come:

  • ottimizzare il movimento del lavoro da sinistra (progettazione) a destra (attività che hanno a che fare con il cliente)
  • Identificare e rimuovere i colli di bottiglia
  • ridurre il "work in progress" (WIP) per aumentare la velocità di consegna
  • creare ambienti standardizzati per progettazione, test e produzione
  • eliminare i passaggi di lavoro tra dipartimenti che creano ritardi

Nel testo si spiega che è fondamentale:

  • comprendere il flusso di lavoro, acquisendo una visione sistemica del processo da sinistra a destra, identificando tutte le attività, gli step, gli attori coinvolti e il loro contributo. Solo con una comprensione completa del sistema è possibile ottimizzarlo efficacemente
  • ottimizzare il value stream. Ogni step e attore deve aggiungere valore al processo complessivo. L'approccio è olistico e orientato al cliente
  • identificare e rimuovere colli di bottiglia analizzando vincoli, code, ritardi e altre inefficienze per eliminarle o ridurle
  • misurare l'efficienza del ciclo: indicatori come il tempo delle attività che aggiungono valore, il tempo delle attività che non aggiungono valore e il rapporto tra tempo a valore aggiunto e tempo totale aiutano a monitorare i progressi nell'ottimizzazione
  • evitare sovraccarichi inutili adottando un approccio "pull" ispirato alla lean manufacturing in cui i centri di lavoro a valle dichiarano quando sono pronti a ricevere nuove attività. Questo evita accumuli inutili di lavoro in corso

In sintesi, l'ottimizzazione del flusso secondo "The Phoenix Project" richiede una visione globale del processo, la rimozione delle inefficienze e un focus continuo sul valore per il cliente finale.

"You must ensure that your most constrained resources are doing only the work that serves the goal of the entire system, not just one silo." (Da: "The Phoenix Project")

"Devi assicurarti che le tue risorse più soggette a vincoli stiano svolgendo solo il lavoro che serve all'obiettivo dell'intero sistema, non quello di una singola area" (Traduzione di QualitiAmo)

Secondo modo: il feedback

Nel libro il concetto di feedback, o "Second Way", viene descritto come un elemento fondamentale per il miglioramento continuo dei processi e della qualità del prodotto.

Il testo sottolinea l'importanza di creare cicli di feedback rapidi e costanti. Questo flusso inverso di informazioni è fondamentale per:

  • individuare e risolvere i problemi tempestivamente
  • migliorare continuamente i processi
  • aumentare la qualità del prodotto

Secondo "The Phoenix Project", accorciare i loop di feedback porta a numerosi vantaggi:

  • maggiore condivisione e conoscenza all'interno del team
  • aumento della fiducia tra i membri del team
  • migliore comprensione delle esigenze dei clienti, sia interni che esterni
  • gestione più rapida dei problemi e capacità di prevenirli
  • miglioramento dei processi con conseguente amplificazione del flusso
  • velocità di rilascio più elevata
  • minor quantità di lavoro reattivo e non pianificato

Il libro enfatizza anche l'importanza di creare una cultura aziendale che valorizzi il feedback e questo implica:

  • incoraggiare una comunicazione aperta e onesta
  • vedere gli errori come opportunità di apprendimento
  • promuovere la collaborazione tra team

Il principio del feedback viene implementato quando il team inizia a:

  • integrare test automatizzati fin dalle prime fasi di sviluppo
  • implementare cruscotti di indicatori che mostrano lo stato del sistema in tempo reale
  • condurre riunioni quotidiane per discutere problemi e performance
  • eseguire analisi degli errori per apprendere
  • collegare il monitoraggio della produzione con il processo di progettazione e sviluppo

Erik mostra come i feedback rapidi permettano di correggere i problemi quando sono ancora piccoli e poco costosi.

"Our goal is to create an ever safer and more resilient system of work. This is especially important when working in complex systems, when the earliest indicators of problems are often very weak." (Da: "The Phoenix Project")

"Il nostro obiettivo è creare un sistema di lavoro ancora più sicuro e resiliente. Questo è particolarmente importante quando si lavora con sistemi complessi, dove i primi indicatori di problemi sono spesso molto deboli" (Traduzione di QualitiAmo)

Terzo modo: l'apprendimento continuo

Il terzo modo si concentra sull'apprendimento continuo e sulla sperimentazione, enfatizzando l'importanza di creare una cultura che:

  1. incoraggi la sperimentazione continua
  2. promuova l'assunzione di rischi calcolati
  3. valorizzi l'apprendimento sia dai successi che dagli errori

L'obiettivo è stimolare un ambiente in cui le persone si sentano a proprio agio nell'uscire dalla propria zona di comfort, esplorare nuove strade e affrontare sfide inedite.

Si incoraggia un approccio che premia il coraggio di sperimentare e di assumersi rischi. Gli errori vengono visti come un'opportunità di apprendimento e di miglioramento, non come un motivo di punizione.

"The Phoenix Project" sottolinea che la padronanza delle competenze necessarie per affrontare nuove sfide richiede "ripetizione e pratica" continue.

Questo principio, ovviamente, rappresenta una rottura con l'approccio aziendale più tradizionale basato sulla colpa e sulla paura dell'errore.

Per implementare efficacemente questo principio, il libro suggerisce di:

  1. creare piani di formazione per sviluppare competenze specifiche
  2. incorporare l'apprendimento nei processi quotidiani
  3. utilizzare la tecnologia per accelerare l'apprendimento
  4. adottare un approccio "learning by doing"

"The principles of the Third Way address the need for valuing organizational learning, enabling high trust and boundary-spanning between functions, accepting that failures will always occur in complex systems, and making it acceptable to talk about problems so we can learn from them." (Da: "The Phoenix Project")

"I principi del Terzo Modo affrontano la necessità di valorizzare l'apprendimento dell'organizzazione, favorire la fiducia e il superamento dei confini tra le funzioni, accettare che nei sistemi complessi si verificheranno sempre degli errori e rendere accettabile parlare dei problemi in modo da imparare da essi e migliorare continuamente" (Traduzione di QualitiAmo)

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