IMPARIAMO A LEGGERE DAVVERO LA ISO 9001

Molti di noi conoscono il testo della ISO 9001 ma quanti l'hanno letto davvero? E come si fa a farlo dando reale valore a ciò che leggiamo?

impariamo a leggere davvero la ISO 9001

"Leggere senza riflettere è come mangiare senza digerire"
(Edmund Burke)

"La lettura fornisce alla mente solo i materiali della conoscenza; è il pensiero che rende nostro ciò che leggiamo"
(John Locke)

Spesso, per lavoro ma anche per piacere, ci ritroviamo a scorrere pagine su pagine, assorbendo informazioni in modo passivo, senza veramente interiorizzare o comprendere a fondo ciò che leggiamo. Questa lettura superficiale, sebbene possa darci l'illusione di apprendimento, raramente porta a una vera crescita o a un'applicazione pratica delle conoscenze acquisite.

Ma come possiamo veramente fare nostre le idee e i concetti presenti in un testo, integrandoli nel nostro bagaglio di conoscenze e nella nostra visione del mondo? In questo articolo, esploreremo una serie di tecniche efficaci che ci permetteranno di andare oltre la lettura superficiale. Queste strategie ci aiuteranno a:

  1. interagire attivamente con il testo
  2. migliorare la nostra comprensione e trattenere meglio le informazioni
  3. collegare nuove idee alle conoscenze che abbiamo
  4. applicare criticamente ciò che leggiamo al nostro contesto personale e professionale

Dunque, tirate fuori la vostra copia della ISO 9001 e iniziamo a lavorare o, meglio, a leggere!

Sottolineare i punti chiave

Iniziamo con il paragrafo 4.1 della ISO 9001:2015, e leggiamolo insieme. Voi quali concetti sottolineereste? Noi di QualitiAmo questi:

  1. "determinare i fattori esterni e interni rilevanti": questo è il punto di partenza. L'organizzazione deve identificare cosa influenza il suo "funzionamento"
  2. "finalità e indirizzi strategici": sottolinea che i fattori devono essere pertinenti agli obiettivi dell'organizzazione
  3. "influenzano la sua capacità di conseguire il risultato atteso": evidenzia l'importanza di considerare l'impatto di questi fattori sui risultati desiderati
  4. "monitorare e riesaminare": non basta identificare i fattori una volta sola, è necessario un processo continuo.
  5. "positivi o negativi": nelle note, questo punto ricorda di considerare sia le opportunità che le minacce

Rileggendo adesso solo ciò che abbiamo sottolineato di questo paragrafo potremo::

  • identificare rapidamente i concetti chiave
  • strutturare mentalmente i requisiti principali
  • facilitare la revisione e il richiamo delle informazioni importanti

Ricorda che la sottolineatura è un metodo personale e potresti voler evidenziare parti diverse in base alla tua comprensione e alle esigenze specifiche della tua organizzazione.

Annotare a margine

Adesso prendiamo il punto 4.2 della ISO 9001, leggiamolo e proviamo insieme a fare delle annotazioni a margine per aggiungere pensieri, interpretazioni e promemoria che riteniamo importanti avere accanto al testo originale.

Noi, ad esempio, accanto a: "Data l'influenza o l'influenza potenziale delle parti interessate sulla capacità dell'organizzazione di fornire con regolarità prodotti e servizi che soddisfino i requisiti del cliente e quelli cogenti applicabili, l'organizzazione deve determinare:" metteremmo questa nota: "l'impatto degli stakeholder sulla qualità".

Accanto a: "a) le parti interessate rilevanti per il sistema di gestione per la qualità", scriveremmeo, invece: "Identificare stakeholder chiave: Chi sono? Perché sono rilevanti?".

Accanto a: "L'organizzazione deve monitorare e riesaminare le informazioni che riguardano tali parti interessate e i loro requisiti rilevanti.", la nostra nota sarebbe questa: "Processo continuo".

Le annotazioni servono a:

  1. chiarire meglio il significato di ciascuna sezione
  2. collegare i concetti a situazioni pratiche
  3. fare ulteriori riflessioni
  4. personalizzare l'interpretazione in base al contesto specifico dell'organizzazione

Porsi delle domande

Passiamo al punto 4.3 della norma per imparare a farci domande durante la lettura.

Leggendo: "L'organizzazione deve determinare i confini e l'applicabilità del sistema di gestione per la qualità per stabilirne il campo di applicazione.", a noi sorgono spontanee queste domande:

  • "Cosa si intende esattamente per "confini" del sistema di gestione per la qualità?"
  • "Come si può definire l'applicabilità in modo pratico?"
  • "Quali fattori influenzano la determinazione del campo di applicazione?"

Non esaminiamo tutto il punto perché non è lo scopo di questo articolo ma avete capito il "giochino". Formulare domande mentre si legge il testo della norma ISO 9001 offre diversi vantaggi:

  1. spinge a riflettere sul significato e sulle implicazioni di ciascun punto
  2. evidenzia parti del testo che potrebbero richiedere ulteriori chiarimenti o ricerche
  3. aiuta a pensare a come il testo si applica specificamente alla propria realtà
  4. incoraggia a considerare problematiche o opportunità nell'implementazione.
  5. fornisce punti di partenza per conversazioni
  6. crea un set di domande che possono essere utilizzate per verificare la comprensione e l'implementazione del testo nel tempo

Costruire una mappa concettuale

Creare una mappa concettuale è un ottimo modo per visualizzare e comprendere le relazioni tra i vari concetti all'interno di un testo. prendendo come esempio il punto 4.4 della ISO 9001:2015, potremmo disegnare questa mappa mentale (cliccate sull'immagine per ingrandire):

mappa concettuale impariamo a leggere la ISO 9001

Questa mappa concettuale offre diversi vantaggi:

  1. permette di vedere a colpo d'occhio tutti gli elementi chiave del punto 4.4
  2. mostra come i vari elementi sono interconnessi
  3. la struttura visiva aiuta a ricordare i concetti principali
  4. utile per spiegare il concetto ai colleghi o durante la formazione

Progettare un diagramma di flusso

Anche usare un diagramma di flusso per schematizzare quello che stiamo leggendo è molto utile. Proviamo a farlo con il punto 5.1.1.

flowchart impariamo a leggere la ISO 9001

Un diagramma di flusso offre diversi vantaggi:

  1. fornisce una visualizzazione chiara
  2. mostra la sequenza logica
  3. offre una sintesi efficace
  4. può essere utilizzato per spiegare i concetti contenuti nel testo
  5. può servire come punto di partenza per discutere i diversi concetti

Realizzare uno schema gerarchico

Qualcuno di voi, magari, conosce anche lo schema gerarchico che, per il punto 5.1.2 della norma possiamo usare per mostrare la struttura gerarchica delle responsabilità e delle azioni della direzione nel garantire la focalizzazione sul cliente.

schema gerarchico impariamo a leggere la ISO 9001

Uno schema gerarchico offre diversi vantaggi:

  1. mostra la relazione gerarchica tra i concetti principali e le azioni specifiche
  2. dà una buona visione d'insieme
  3. parte da concetti generali e si ramifica in azioni più specifiche
  4. aiuta a capire come i vari elementi si relazionano tra loro

Sintesi e rielaborazione

Anche una sintesi e una rielaborazione sono molto utili per comprendere meglio un testo. Proviamo con il punto 5.2.1 della ISO 9001.

Riassunto: il punto 5.2.1 della ISO 9001:2015 si concentra sulla responsabilità della direzione di stabilire, attuare e mantenere una politica per la qualità. Questa politica deve essere appropriata allo scopo e al contesto dell'organizzazione, fornire un quadro di riferimento per fissare gli obiettivi per la qualità e includere un impegno a soddisfare i requisiti applicabili e a migliorare continuamente il sistema di gestione per la qualità.

Parafrasi dei concetti chiave:

  1. Ruolo dell'alta direzione: i vertici aziendali devono prendere l'iniziativa nel creare e implementare una strategia per la qualità che rifletta l'identità e gli obiettivi dell'azienda.
  2. Allineamento con il contesto: la politica della qualità non deve essere generica, ma cucita su misura per adattarsi ai rischi e alle opportunità che l'organizzazione affronta nel suo ambiente operativo.
  3. Guida per gli obiettivi: la politica funge da bussola, orientando la definizione di traguardi concreti e misurabili in termini di qualità
  4. Impegno al miglioramento: la politica deve esprimere chiaramente la volontà dell'organizzazione di evolversi costantemente, perfezionando i propri processi e risultati
  5. Oltre la conformità: oltre a garantire il rispetto delle norme, la politica dovrebbe spingere l'organizzazione a superare le aspettative minime, puntando all'eccellenza.

Lista dei punti principali:

  1. Responsabilità della direzione nello stabilire la politica per la qualità
  2. Necessità di una politica appropriata al contesto e allo scopo dell'organizzazione
  3. La politica come modello per gli obiettivi di qualità
  4. iimpegno a soddisfare i requisiti applicabili
  5. Enfasi sul miglioramento continuo del sistema di gestione per la qualità
  6. Importanza di attuare e mantenere attivamente la politica, non solo di stabilirla
  7. La politica come strumento di guida e allineamento per tutta l'organizzazione
  8. Connessione tra la politica e le strategie operative dell'azienda
  9. Flessibilità della politica per adattarsi ai cambiamenti nel contesto aziendale
  10. La politica come espressione dell'impegno dell'organizzazione verso la qualità

Applicazione pratica

Un'altra cosa utilissima che è possibile fare quando si vuole provare a comprendere meglio un testo è quello di provare ad applicarne i concetti in maniera pratica. Facciamolo insieme prendendo come riferimento il punto 5.2.2 della ISO 9001:2015:

Applicazione pratica del punto 5.2.2: Comunicare la politica per la qualità

  1. Esempi concreti di applicazione:

a) Intranet aziendale:

  • creare una sezione dedicata sulla intranet aziendale dove la politica per la qualità è chiaramente esposta e facilmente accessibile a tutti i dipendenti
  • includere un breve video della direzione che spiega l'importanza della politica

b) Formazione del personale:

  • integrare la politica per la qualità nei programmi di onboarding per i nuovi dipendenti

c) Comunicazione visiva:

  • creare infografiche che illustrano i punti chiave della politica e appenderle in aree comuni.
  • utilizzare screensaver sui computer aziendali che mostrano citazioni dalla politica.

d) Riunioni regolari:

  • iniziare ogni riunione importante con un breve riferimento a come l'argomento si allinea con la politica per la qualità.

e) Documentazione:

  • includere un riferimento alla politica per la qualità in tutti i documenti chiave, come manuali operativi e procedure di lavoro.
  1. Discussione con colleghi o esperti del settore:

Un responsabile qualità potrebbe fare ai suoi colleghi un discorso del genere: "Durante una recente conferenza sulla gestione della qualità, ho avuto l'opportunità di discutere con diversi esperti del settore sull'implementazione del punto 5.2.2. Ecco alcuni punti chiave emersi:

  • l'importanza di adattare il linguaggio della politica ai diversi livelli dell'organizzazione per garantirne la comprensione
  • la necessità di mantenere la politica viva nel tempo, con suggerimenti su revisioni periodiche e aggiornamenti"

Questi esempi pratici dimostrano l'importanza di un approccio creativo e multicanale nella comunicazione della politica per la qualità. L'efficacia della comunicazione si riflette non solo nella consapevolezza dei dipendenti, ma anche in miglioramenti tangibili nelle performance aziendali e nella soddisfazione dei clienti. Ci saremmo arrivati senza questo passaggio per una migliore comprensione del testo?

Cosa ne pensate? E' un lavoro che fate già normalmente? Lo ritenete utile? Vi interessa scoprire altri metodi con una seconda parte dell'articolo?

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