OTTIMIZZARE UN PROCESSO

Scindere un processo nelle sue parti fondamentali rende possibile analizzarne le caratteristiche e, soprattutto, permette di rivederlo completamente dal punto di vista della produzione del prodotto o dell'erogazione del servizio.

Nel corso del tempo, anche un processo precedentemente ottimizzato può diventare meno efficace ed efficiente e la sua ridefinizione diventa un passo importante per ottimizzarne prestazioni e qualità.
L'efficacia e l'efficienza di un processo, infatti, possono essere messe in discussione dopo i cambiamenti di una politica aziendale, per una variazione intercorsa nella linea di prodotti, per una mission aziendale ridiscussa o, ancora, a causa di un'acquisizione o fusione. Per questo la sua rilevanza all'interno del sistema qualità deve essere regolarmente verificata.

Una volta individuati, dunque, i processi aziendali dovrebbero essere analizzati con regolarità e migliorati in modo sistematico.

Un modo ideale per ottimizzare un processo è quello di approcciarsi al lavoro in quattro fasi.

Preparazione

Per assicurare il successo di questa tipologia di approccio, occorre esercitare una forte leadership che porti alla comprensione del processo e alla partecipazione attiva di tutti i suoi attori.

Partite costituendo un gruppo di lavoro che si occupi del miglioramento del processo e della comunicazione di ciò che viene fatto ed, eventualmente, formate i partecipanti affinché sappiano esattamente cosa dovranno fare.

Raccogliete le aspettative dei clienti relativamente al processo da riesaminare e gli eventuali reclami. A tutto questo affiancate gli obiettivi stabiliti dalla direzione e le richieste dei clienti interni.

Per chiudere questa prima fase, determinate poi le attività del processo che richiedono un miglioramento.

Comprensione

Cercate di comprendere tutti gli aspetti del processo sotto esame analizzandolo a fondo, sviluppandone una visione d'insieme comprensiva dei suoi obiettivi, consideratene le interfacce approcciandovi secondo una logica di sistema, stabilite la giusta catena di fornitori - clienti interni, disegnate un diagramma che riporti nel dettaglio il flusso del processo, stabilite le misurazioni necessarie per valutare le attività del processo e i risultati che vi attendete da esso.

Razionalizzazione

A questo punto non resta che migliorare l'efficacia, l'efficienza e l'adattabilità del processo all'interno del sistema.

Per farlo dovrete:

• identificare le opportunità di miglioramento;
• eliminare le attività che non forniscono valore aggiunto;
• ottimizzare il numero e il ruolo delle interfacce del processo;
• semplificare il processo e confrontare i risultati ottenuti con quelli desiderati;
• progettare un sistema per il controllo del processo affinché migliori su base continua;
• verificare periodicamente il processo

Miglioramento continuo

Per essere certi che il processo possa migliorare su base continua, occorrerà:

• identificare, analizzare ed eliminare eventuali problemi;
• valutare l'impatto dei cambiamenti che intercorrono nelle logiche del processo;
• applicare costantemente il benchmarking al processo

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Riassumendo, l'obiettivo del nostro lavoro di ottimizzazione è quello di ridefinire i processi esistenti:

• analizzandoli nel dettaglio ed, eventualmente, compattandoli, eliminando attività ridondanti;
• delineandone chiaramente i contorni e i confini;
• fornendone una struttura logica con riguardo al flusso;
• definendo le loro interfacce con riferimento ai fornitori e ai clienti interni ed esterni;
• rivederne la logica seguendo la loro integrazione in una prospettiva sistemica, cioè studiandone le interazioni rispetto agli altri processi

PER SAPERNE DI PIU':

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