LAVORARE BENE CON GLI ALTRI

Abbiamo letto per voi il nuovo libro di David Allen nato con lo scopo di aiutarci a lavorare meglio in team

lavorare bene in team

"Già nel 2015, la Gallup stimava che il burnout costasse all’economia tedesca circa 9 miliardi di euro l’anno"
(da: "Il metodo GTD per i team")

Solo il 33% dei lavoratori in Nord America si impegna davvero in ciò che fa e si sente coinvolta, mentre in Europa la percentuale scende addirittura al 14%.

Com’è possibile che, dopo decenni, ancora non riusciamo a lavorare bene in gruppo, visto che di questo si tratta? Qual è il problema che ci impedisce di collaborare meglio? Sono passati oltre 130 anni dalle teorie di Taylor sull’organizzazione del lavoro ma non abbiamo ancora trovato un sistema per coordinare il lavoro in modo che non danneggi la salute fisica e mentale delle persone coinvolte fino a creare addirittura un'azienda tossica.

Oggi i team sono la chiave della collaborazione efficace. Anche se le persone competenti restano fondamentali, infatti, la maggior parte dei grandi risultati nasce dal lavoro di gruppo. Persino i geni solitari, se vogliono concretizzare le loro idee, hanno bisogno di un team per trasformarle in realtà.
Chi vuole prosperare nel lavoro moderno, deve saper formare e gestire un team perché le problematiche che affrontiamo all’interno delle organizzazioni richiedono una varietà di competenze che nessun individuo può possedere da solo. I gruppi di lavoro offrono l'ambiente ideale per risolvere questi problemi complessi perché non basta solo trovare una soluzione, bisogna anche saperla portare avanti tra le dinamiche interne di un'organizzazione, un compito impossibile per un singolo.

Il guru della produttività David Allen e il coach esecutivo Edward Lamont hanno affrontato tutte queste tematiche nel loro nuovo libro "Il metodo GTD per i team: come lavorare bene con gli altri", provando a offrire un sistema per rendere il lavoro di squadra ordinato, produttivo, sostenibile e forse persino divertente e l'hanno fatto partendo da come si fa a far vincere una squadra di calcio.

Per chi non ricordasse chi è David Allen facciamo un rapido sunto: nel 2001 pubblicò "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" ("Detto, fatto" in italiano) e, nel 2005, il sistema aveva guadagnato un seguito così ampio che Wired lo definì "un nuovo culto per l'era dell'informazione" e la rivista Time chiamò "Getting Things Done" "il libro di auto-aiuto aziendale del suo tempo".

Qualcuno potrebbe pensare che, dal 2001, le cose sul posto di lavoro si siano evolute parecchio anche attraverso sistemi come "Agile", "Scrum", "Kanban" e "Lean" ma, sostanzialmente, tutto ha portato le organizzazioni a diventare sempre più orientate al lavoro di gruppo, capaci di adattarsi e flessibili. Questi cambiamenti hanno avuto ripercussioni radicali sui lavoratori: in assenza di un piano ben definito per collaborare produttivamente gli uni con gli altri - in particolare quando le interazioni del team diventano più virtuali - questo nuovo mondo del lavoro rischia di sembrare caotico e di travolgerci. Se a questo aggiungiamo che, in un mondo VUCA, il successo di un'azienda dipende dalla capacità di pianificare in fretta, definire rapidamente le priorità e agire, capiamo facilmente che è su questi aspetti che bisogna concentrarsi.

Senza una pianificazione, manca la direzione. Senza priorità, ci si perde tra troppe possibilità. E senza azione, non si progredisce.

Semplice e cristallino.

Quando un team riesce a gestire bene pianificazione, priorità e azioni, avanza nella "catena alimentare" dei problemi, non limitandosi a reagire agli eventi ma avanzando costantemente verso i suoi obiettivi.

Allen e Lamont nel loro libro propongono un'estensione del sistema GTD per i team, con l'obiettivo di migliorare la produttività e raggiungere un equilibrio sano tra vita e lavoro. Il sistema si basa su cinque passaggi principali:

  1. Intercettare: raccogliere informazioni e aggiornamenti importanti, inserendoli in un'agenda condivisa del team. Questo significa che, a livello di pianificazione, vanno stabiliti finalità e principi (le regole del gioco);
  2. Chiarire: discutere all'interno del team ogni elemento raccolto, decidendo se si possono avviare delle azioni, quale sarà il prossimo passo e chi lo realizzerà. Nell'ambito della pianificazione, stiamo parlando di "vision" (dove stiamo andando);
  3. Organizzare: mantenere le informazioni accessibili, ad esempio attraverso un calendario principale che tiene traccia delle scadenze. Parliamo, ovviamente, di obiettivi (le tappe del viaggio), se guardiamo questa fase nell'ottica di un piano;
  4. Riflettere: rivedere regolarmente i risultati e le attività del team per trarre lezioni e mantenere il focus, stabilendo gli ambiti di interesse (i ruoli), fondamentali per chi pianifica;
  5. Agire: stabilire le priorità del team in base all'importanza e all'urgenza e avviare, tramite la pianificazione, i progetti.

Il cuore del metodo è tutto qui ma il libro è scritto bene, di facile consultazione e contiene sicuramente molti suggerimenti utili per applicare con successo la metodologia GTD al lavoro di gruppo. Più utile, forse, ai giovani colleghi che potrebbero scoprire un metodo interessante che ha rappresentato uno spunto molto seguito nel mondo del management.

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