LA GESTIONE DELLE OPERAZIONI - TERZA PARTE

Articolo di Serena Gallo Quality manager ed ex consulente che si occupa da anni di Qualità, Ambiente e Sicurezza. Potete contattare Serena sul forum di QualitiAmo

(Prima parte)

(Seconda parte)

Creare uno scadenziario

All'interno di un processo, ogni compito dovrebbe avere una sua collocazione temporale. Perché la data prevista per la sua realizzazione venga poi rispettata, è importante che il lavoro sia gestibile e facilmente completabile. In caso contrario, è probabile che occorra del lavoro straordinario per completare il compito affidato o che la data prevista per il suo completamento salti.

Una tavola temporale dove si possa riscontrare cosa abbiamo fatto e quando l'abbiamo fatto può essere estremamente utile per avere un parametro di riferimento utile per misurare i progressi fatti. Al termine di ogni progetto, è necessario guardare indietro per vedere se siamo allineati con i parametri di riferimento oppure no e, in questo secondo caso, intervenire per correggere l'errore che non dovrà più ripresentarsi in futuro.

Supply chain e logistica

L'assenza di una corretta gestione della catena di fornitura può distruggere tutto il lavoro di un operations manager. Se gli input non raggiungono le persone giuste al momento giusto, si verificheranno rallentamenti e si origineranno ritardi che potrebbero anche costare un sacco di soldi.

Per la nostra mamma, la gestione della catena di approvvigionamenti e della logistica sono molto semplici. Occorre solo acquistare i prodotti giusti e le attrezzature necessarie, preparare il cibo e portarlo in tavola.
Tutte queste decisioni Paola le prende spesso d'istinto, quasi senza pensare, proprio come fa un vero manager operativo. Le sue scelte, tra marche conosciute e prodotti generici, tra margarina e burro, tra latte di mucca e latte di soia vanno a influenzare non solo la qualità del cibo, ma anche il bilancio familiare. Ad esempio, se si compra la scatola di cereali più cara ogni settimana per un anno intero, si ha un costo aggiuntivo di 1,50 euro e ci si ritrova con una spesa extra di 78 euro all'anno solo di cereali. Spetta al responsabile delle operazioni stabilire se vale la pena o no spendere di più.

Anche la logistica è abbastanza semplice perché Paola dovrà limitarsi ad immagazzinare il cibo e le attrezzature a portata di bambino, assicurandosi che le attrezzature più pericolose siano al sicuro dalle manine dei più piccoli.

Vi siete assicurati che tutti abbiano capito bene ciò che devono fare?

Un operations manager non dovrà solamente pianificare e realizzare programmi ma dovrà anche assicurarsi che tutti i membri del team di processo abbiano capito esattamente cosa devono fare, quando, come e di cosa sono responsabili.
Una revisione della fase di pianificazione è, dunque, fondamentale perché può evidenziare problemi reali o potenziali.

Il cuore della gestione delle operazioni

Ogni responsabile delle operazioni ha a che fare tutti i giorni con fattori quali costi, qualità, sconti, quantità e tempi. Elaborare questi dati e incrociarli al meglio rappresenta il cuore delle operazioni.
I processi variano quasi all'infinito tra le diverse organizzazioni, dalla produzione al servizio, dal grande al piccolo, e perfino all'interno dello stesso settore o nicchia. Tutti quanti, però, si trovano a dover gestire i fattori elencati sopra e a raccogliere, nella fase di attuazione, ciò che si è seminato nella fase di pianificazione. Quando si pianifica adeguatamente, attraverso la definizione delle tempistiche, delegando al meglio il lavoro, gestendo in maniera corretta gli approvvigionamenti, ci si accorge che la fase di attuazione può essere davvero semplice e di facile gestione.

Il monitoraggio dei processi

Un buon operations manager dovrà avere buone scarpe e consumarle spesso, sorvegliando costantemente i suoi processi. Dovrà osservare le cose per capire davvero se vanno o se occorre fare qualche modifica. Senza un sufficiente controllo, non potrà avere piena consapevolezza di ciò che sta realmente accadendo. E questa mancanza di piena consapevolezza può rivelarsi veramente costosa.

Paola dovrà assicurarsi che Daniele usi un asciugamano da cucina e non un asciugamano da bagno mentre è al lavoro, dovrà controllare che Amanda non usi troppo sapone per i piatti e non lasci cadere troppe forchette sul pavimento ma dovrà anche spiegare a Davide come preparare le verdure in modo davvero efficiente. Non basta dire ai bambini cosa fare: occorre anche controllarli, farli crescere e assicurarsi che facciano le cose nel migliore dei modi.

Perché le cose vadano bene è necessario anche ricevere un feedback costante da clienti e fornitori e occorre considerare seriamente le lamentele dei bambini se si lamenteranno perché cucinare loro piace ma c'è bisogno che la mamma li aiuti di più. Un operations manager deve ascoltare attentamente le parti interessate e agire in modo responsabile per cambiare le cose. Dovrebbe anche rendersi conto che, a volte, la pianificazione e l'attuazione non corrispondono alla realtà e che occorre intervenire. L'esempio di Paola dimostra che occorre attuare, monitorare e perfezionare il sistema per renderlo adeguato per tutti i soggetti che vi operano.

Qualche parola sul vantaggio competitivo

Le domande chiave alle quali il operations management deve rispondere sono: chi sono i concorrenti e in che modo competiamo?

Per rispondere alla prima domanda, bisogna prendere in esame il settore al quale si appartiene e considerare l'insieme completo di prodotti o servizi che vengono scelti dai vostri clienti. Clienti che possono sostituire il vostro prodotto con uno alternativo che, quindi, è uno dei vostri concorrenti.

I concorrenti diretti offrono prodotti o servizi quasi identici, mentre i concorrenti indiretti, invece, soddisfano le stesse esigenze di base ma attraverso prodotti o servizi molto diversi. Ci sono poi i concorrenti che competeranno con noi in futuro.

Per rispondere alla seconda domanda, dobbiamo considerare quali sono le dimensioni competitive attraverso le quali l'organizzazione deve distinguersi e il modo in cui si collocherà sul mercato con loro. La strategia competitiva (che include le dimensioni competitive, il target di mercato, rete di distribuzione, ecc.).

Un buon operations manager massimizza le dimensioni competitive come parte di un approccio strategico che crea e promuove la crescita di un vantaggio competitivo.

Le operazioni di gestione comportano ottimizzare il flusso dei prodotti delle, informazioni e delle risorse. Il successo in questo campo è legato alla competitività e si ottiene grazie a competenze di base che comprendono spesso dimensioni multiple: costi, qualità del prodotto, affidabilità, velocità di consegna, gestione delle modifiche, flessibilità e supporto al cliente.

per saperne di più

Definire un processo e rappresentarlo
Mappare i processi
I processi e il miglioramento continuo
Classificare i processi