LA GESTIONE DELLE OPERAZIONI - SECONDA PARTE

Articolo di Serena Gallo Quality manager ed ex consulente che si occupa da anni di Qualità, Ambiente e Sicurezza. Potete contattare Serena sul forum di QualitiAmo

(Prima parte)

La pianificazione

Il primo passo di una buona gestione delle operazioni è la pianificazione. Un operations manager deve pianificare il lavoro in modo da procurarsi gli input necessari al suo corretto svolgimento, stabilire il percorso che questi seguiranno e decidere come gli input verranno trasformati in output.

Perché il processo di pianificazione venga fatto con successo, il responsabile operativo dovrà includere nella progettazione del processo tutte le parti interessate o i loro rappresentanti. Tra i partecipanti alla pianificazione, dunque, dovrebbero figurare tutti coloro che contribuiscono o sono interessati a tali decisioni.

L'attuazione del piano

Quando il processo di pianificazione è terminato, il responsabile operativo deve attuare i piani. Attuare il piano significa semplicemente eseguire tutte le azioni previste dal processo così come è stato pianificato. Questa serie di azioni può essere semplice se si tratta di fare un panino o complessa se bisogna creare un wafer di silicio.

Per capire meglio come funziona la gestione delle operazioni, prendiamo come esempio Paola, mamma di quattro bambini, e studiamo come prepara loro da mangiare.
Paola è un vero e proprio responsabile delle operazioni perché prepara un piano per poter cucinare quello che i suoi bambini desiderano: compra tutto ciò che occorre, si assicura che il cibo venga preparato nella maniera corretta e che venga consegnato nel migliore dei modi al cliente finale (la sua famiglia).
Per preparare i pasti nel minor tempo possibile e con il minor sforzo è essenziale che Paola impari ad utilizzare al meglio le risorse che ha a disposizione: frigorifero, forno, fornello, contaminuti, pentole, piatti, cibo, ecc.
Paola può usufruire anche dell'aiuto di 4 bambini che possono dare una mano:

• Davide, 15 anni
• Stefania, 12
• Amanda, 8
• Daniele, 4

Ognuno dei ragazzini ha dei punti forti e dei punti deboli in cucina.
Davide è bravissimo a preparare le verdure ma è incapace di usare bene il forno. Stefania ama cuocere dolci quindi sa usare il forno molto bene ma non ha ancora capito come far bollire in fretta l'acqua. Amanda è davvero grande quando si tratta di lavare i piatti e di pulire la cucina ma detesta cucinare. Daniele, infine, è bravissimo ad apparecchiare la tavola.

Paola, dunque, per risparmiare tempo e risorse dovrà sfruttare i loro punti di forza nella pianificazione di ogni pasto. Ma come determinare cosa cucinare?
Ogni domenica, Paola si riunisce con i membri della famiglia e chiede loro che cosa vogliono mangiare quella settimana. Da questo elenco, ricava la lista della spesa.
Un buon responsabile delle operazioni deve sempre conoscere le esigenze del suo cliente. Il cliente di Paola è la famiglia, quindi deve sapere cosa i suoi membri vogliono. Così ogni domenica mattina Paola si siede con la sua famiglia e chiede loro cosa vorrebbero mangiare durante la settimana. Da lì ricava la lista della spesa. In genere, Paola fa la spesa al supermercato locale, ma può decidere di acquistare cose presso un negozio specializzato o da un altro venditore, a seconda delle necessità e della disponibilità.

La nostra brava mamma chiederà, dunque, a Davide di preparare ogni sera la verdura. Stefania, invece, cucinerà dolci due volte la settimana mentre Amanda darà una mano a Paola per pulire la cucina un paio di sere alla settimana. Ogni sera, poi, Paola darà una mano a Daniele ad apparecchiare la tavola.

(Terza parte)

per saperne di più

Definire un processo e rappresentarlo
Mappare i processi
I processi e il miglioramento continuo
Classificare i processi