CONTROLLO DOCUMENTALE: I REQUISITI
DELLA ISO 9001

La norma ISO 9001, in un certo senso, si prende cura di noi e del nostro lavoro. Lo fa da diverse angolazioni, ad esempio dandoci validi suggerimenti per la gestione dei nostri documenti della Qualità.

Partiamo ricordando il requisito principe che bisogna rispettare, secondo la ISO 9001, relativamente alla gestione della documentazione: tenere traccia di tutto ciò che abbia un'influenza diretta o indiretta sulla Qualità.

Agire in questo modo, però, non basta ancora. la norma, infatti, si preoccupa anche di non farci fare confusione e ci chiede di distinguere i documenti che arrivano da diverse fonti.
In poche parole, occorre che la gestione documentale sia controllata.

Per controllare i nostri documenti, però, occorre avere un metodo. Questa metodologia o procedura, che dovremo ideare e rispettare, è una delle sei procedure ISO 9001 della Qualità che la norma considera obbligatorie e prende il nome di "Controllo dei documenti".

In questa procedura occorrerà considerare i seguenti punti:

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L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
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• Tipologie di documenti
  Prima di tutto bisogna decidere e definire quali documenti verranno inclusi e coperti da questa procedura. I documenti possono essere di tipologie diverse: procedure semplici, istruzioni di lavoro dettagliate, diagrammi di flusso, specifiche tecniche, listini prezzi, ecc.
  Per non cadere, però, nell'equivoco di avere troppa carta da gestire in questo modo, chiariamo da subito cosa si intenda per documento.
  Si definisce come documento la comunicazione di informazioni, un'evidenza oggettiva che faccia risaltare una corrispondenza o, al contrario, una mancata corrispondenza, la condivisione per iscritto di conoscenze, qualunque foglio approvato che abiliti a compiere una certa azione e altre cose che possano essere ricondotte a questi esempi.
  Qualcuno poi, all'interno dell'organizzazione, dovrà vigilare sull'intero sistema documentale in modo da garantire che tutti i documenti siano adatti all'uso che se ne deve fare e siano stati, quindi, autorizzati alla diffusione.
  Lo scopo di tutto questo è quello di prevenire ogni danno che possa derivare dall'utilizzo di documenti errati o di informazioni che non sono arrivate alle persone giuste.
  Per questo motivo occorre definire chi autorizzerà l'emissione di un singolo documento, in quali casi esso andrà approvato e da chi.
  Chi sarà, dunque, il responsabile? Ovviamente la stessa persona che è responsabile delle informazioni contenute nel documento. La cosa più giusta sarebbe addirittura quella di far rientrare all'interno di una job description anche questo tipo di attività in modo che non ci siano dubbi relativamente a chi deve fare che cosa.
  Ci saranno, poi, situazioni in cui un documento andrà approvato da più di una funzione e questo capiterà ogni volta che un singolo documento andrà a toccare più di un processo coinvolgendo, di conseguenza, più di un proprietario di processo.

• Aggiornamento dei documenti
  Quando viene rispettato, questo requisito assicura che l'ultima versione del documento sia sempre quella in uso e che non venga utilizzata, invece, una versione del documento diventata obsoleta. Chiarito questo, andrà definito un metodo per mantenere i documenti aggiornati e per eliminare le versioni superate.
  Come si fa, ad esempio, a sapere qual è la versione giusta di una procedura? Come faccio a sapere se quello che sto leggendo è l'ultimo aggiornamento del documento in questione?
  Di solito le organizzazioni risolvono facilmente il problema gestendo una lista sulla quale vengono riportati tutti i documenti gestiti dal Sistema per la Qualità aziendale insieme ad un chiaro riferimento dei loro aggiornamenti. In questo modo ogni lavoratore che si troverà ad utilizzare un certo documento sarà sicuro di consultare l'ultima versione disponibile dello stesso.
  Naturalmente non dimenticate mai di ufficializzare il metodolo gestionale che avrete scelto. Non basta lavorare bene, infatti, bisogna che sia chiaro a tutti come procedere.
  Per essere completa, la gestione degli aggiornamenti dei documenti deve includere: la data dell'ultimo aggiornamento, le ragioni dell'aggiornamento, la funzione che ha richiesto l'aggiornamento e la funzione che l'ha autorizzato.
  Sebbene la norma ISO 9001 non richieda tutte queste cose in maniera specifica, vi sarà di grande aiuto gestire la documentazione in questo modo.
• Disponibilità e distribuzione dei documenti
  Parlando di disponibilità e distribuzione dei documenti, stiamo toccando la seconda parte dell'ultimo requisito della ISO 9001 relativo alla documentazione. Per definire la disponibilità e le modalità di distribuzione dei documenti occorre impostare un'autorizzazione all'utilizzo. Bisogna, cioè, stabilire chi è abilitato ad utilizzare una certa procedura o chi è autorizzato a consultare una certa raccolta di documenti aziendali. In base a questo si deciderà poi la localizzazione, fisica o virtuale, dei documenti di supporto.
• Identificazione dei documenti
  Ogni documento (interno od esterno) deve essere ben identificato.
  I documenti avranno, dunque, un nome, un numero identificativo ed, eventualmente un altro numero che ne definisca la loro posizione gerarchica all'interno di un sottogruppo (ad esempio procedure o istruzioni di lavoro).
  Prima di iniziare a produrre la nostra documentazione, dunque, occorrerà avere le idee ben chiare in merito alla definizione della struttura in base alla quale vogliamo impostare l'archiviazione cioè, in poche parole, una vera e propria metodologia per la gestione della documentazione.
  In quest'ottica andrà anche indicata la localizzazione di ogni gruppo di documenti, interni od esterni che siano. Ad esempio, tutti i documenti dei clienti saranno raccolti in apposite cartelline in ordine alfabetico poste in una certa stanza o, meglio ancora, digitalizzati e raccolti in appositi archivi elettronici, disponibili a persone ben individuate.
• Eliminazione dei documenti
  La norma richiede anche di gestire le copie del documento che risultano obsolete. Ma come gestirle? Vanno distrutte, archiviate o cos'altro?
  Se esuliamo dai termini di legge che stabiliscono, ad esempio, quanto a lungo mantenere gli archivi dei contratti, delle fatture e di altri documenti specifici, sta a noi decidere se e come archiviare i documenti obsoleti.
  Come sempre, occorrerà spiegare cosa abbiamo deciso e formalizzarlo esattamente come dovremo definire in quale modo ci disfiamo dei documenti non più aggiornati o diventati inutili perché sono cambiati i processi di riferimento.
  Ad esempio si potrà stabilire che i vecchi documenti vengano spostati dal server sul quale risiedono ad un altro che mantiene archivi datati o che il cartaceo venga rimosso dalle postazioni di lavoro.