TIME MANAGEMENT: RIFIUTARE
LA CONVOCAZIONE A UNA RIUNIONE

Molti di voi trascorrono la maggior parte della giornata partecipando a diverse riunioni e avendo un oggettivo problema a gestire il tempo in maniera produttiva. Se si passa tutto il giorno in riunione, del resto, è abbastanza normale dover lavorare anche alla sera e durante il weekend per recuperare. In un'ottica di time management, però, dovremmo imparare a gestire meglio la nostra risorsa "tempo", anche se qualcuno pensa che la nostra presenza a una riunione sia indispensabile. Come abbiamo detto molte volte su QualitiAmo, infatti, essere occupati non significa essere produttivi.
Quasi nessuno pensa di poter rifiutare la convocazione a una riunione perché, in generale, non si vuole rimanere esclusi dalla squadra e nemmeno essere visti sotto una cattiva luce dal collega o dal responsabile che ha indetto l'incontro ma, in un'ottica di gestione del tempo, è assolutamente necessario evitare di presenziare alle riunioni inutili. Ovviamente il rifiuto andrà fatto con intelligenza e tatto, spiegando che si rispetta il ??tempo di tutti e si dà la priorità ai progetti essenziali. Vediamo, quindi, come rifiutare educatamente una riunione e sostituirla con alternative più efficaci.

Iniziamo chiarendo perché, per fare del buon time management, dovreste rifiutare di presenziare ad alcune riunioni. Alcuni incontri, infatti, sono una completa perdita di tempo e questi vanno evitati a tutti i costi. Ci sono poi dei meeting che vengono convocati perché necessari ma nei quali almeno la metà del tempo viene persa in discussioni improduttive. In questo secondo caso è necessario partecipare ma bisogna attivarsi in prima persona affinché la riunione sia efficace ed efficiente. Abbiamo, poi, altre riunioni in cui non c'è un ordine del giorno e in cui non si deve prendere alcuna decisione e, anche in questo caso, sarebbe meglio lasciare perdere. In ultimo, ci sono quegli incontri che sembrano interessanti ma ai quali non potreste dare alcun contributo. Siete davvero sicuri che non sia meglio spendere il vostro tempo in cose più utili?

Le riunioni sono diventate parte integrante della cultura aziendale dar così tanto tempo che oggi vengono date per scontate e si ha paura di rifiutarle apertamente. Il nostro ambiente di lavoro, però, negli ultimi anni è cambiato drasticamente e questo mezzo, in molti casi, non è più il modo migliore per comunicare. Al giorno d'oggi, infatti, disponiamo di strumenti di comunicazione asincroni che si dimostrano decisamente più efficaci in certi contesti perché consentono ai dipendenti di strutturare le giornate lavorative concentrandosi sui compiti davvero importanti. Svolgono la stessa funzione delle riunioni ma eliminano inutili interruzioni e non vincolano le persone a un determinato orario, fornendo un'alternativa conveniente che funziona per tutti ma soprattutto per i team distribuiti in diversi luoghi, soprattutto se c'è poca sovrapposizione nei fusi orari per le riunioni sincrone.

Stabiliti tutti i casi in cui non dovreste perdere tempo in una riunione, vediamo come rifiutarla senza creare attriti e malumori. Come prima cosa, accertatevi di specificare bene il motivo per cui non pensate sia utile partecipare all'incontro al quale siete stati convocati, magari evitando di dire che ritenete che la riunione sia del tutto inutile e limitandovi ad evidenziare i punti deboli, spiegando che sarebbe meglio che dedicaste del tempo a un progetto urgente.
In secondo luogo, accertatevi di avvisare con un certo anticipo chi ha indetto la riunione e, in caso di dubbi, chiedete a chi ha convocato la riunione di confermare che dovete per forza partecipare, chiedendo informazioni chiarificatrici al riguardo e offrendo potenziali soluzioni alternative che dimostrino di rispettare la richiesta.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Un esempio di messaggio che si può inviare a chi ha indetto la riunione è: "Con riferimento alla riunione del (giorno e mese) potrei sapere qual è l'ordine del giorno? E' necessario che io sia presente o posso leggere il verbale in un secondo tempo? Al massimo, se servono informazioni che devo fornire io, posso inviarle prima della riunione o, se dobbiamo parlarci a quattr'occhi, posso fare un salto da te più tardi."

Un altro esempio è: "Grazie per l'invito ma non credo, al momento, di avere molto da offrire in termini di feedback costruttivo su questo argomento. Dopo aver esaminato l'ordine del giorno, infatti, non credo di essere la persona più qualificata per questo incontro. Potresti contattare XXX del reparto XXX, che ha guidato progetti simili in passato. Detto questo, se non ti dispiace mi piacerebbe avere una copia del verbale della riunione da leggere per poterti dare un feedback".

PER SAPERNE DI PIU':