LA PRODUTTIVITA' SECONDO DAVID ALLEN

Grazie a un aforisma di David Allen, oggi ragioniamo sulla produttività e sugli strumenti che servono per raggiungerla

Oggi inauguriamo una nuova rubrica su QualitiAmo.

Come sapete, al giovedì e al sabato, tradizionalmente pubblichiamo un aforisma che ci è particolarmente piaciuto e che crediamo possa essere interessante anche per voi. Da oggi assoceremo a questo aforisma anche una nostra breve riflessione, in modo da calarlo ancora di più nel contesto del lavoro che svolgiamo.

Troverete tutti gli aforismi commentati su questa pagina.

Fateci sapere se la novità vi piace!

David Allen è un autore americano, consulente e coach specializzato nella produttività personale. È noto soprattutto per aver ideato il metodo "Detto, fatto! L'arte di fare bene le cose, un approccio per gestire efficacemente impegni, informazioni e progetti. Tiene seminari e conferenze in tutto il mondo proprio sul suo metodo e, in precedenza, ha lavorato come consulente per aziende come Microsoft e la U.S. Navy.

Il suo aforisma che abbiamo scelto "La vera produttività non sta nell'avere più strumenti, ma nell'usarne pochi in modo efficace" sottolinea un concetto chiave della produttività: non sono gli strumenti in sé a renderci produttivi, ma il modo in cui li usiamo.

Partiamo dal concetto di "produttività" che può essere spiegato in questo modo: "una misura dell'efficienza di una persona, una macchina, una fabbrica, un sistema, ecc., nel convertire input in output utili".

Gli aspetti chiave della produttività sono:

output contrapposti agli input: la produttività riguarda fondamentalmente il rapporto tra output (ciò che si produce) e input (risorse utilizzate, come tempo, sforzo, materiali)
efficacia: non si tratta solo di fare di più, ma di fare le cose giuste. È fondamentale dare priorità ai compiti e concentrarsi su quelli con il maggior impatto
efficienza: migliorare i processi e i metodi utilizzati per completare le attività, riducendo al minimo il tempo e lo sforzo impiegati
creazione di valore: l'obiettivo finale della produttività è creare valore, che si tratti di risultati tangibili, crescita personale o contributo a un obiettivo più grande

Per quanto riguarda i metodi per misurare la produttività abbiamo:

Metodi per misurare la produttività	Descrizione	Esempio	Pro e contro
Output quantitativo	Si concentra su risultati tangibili e misurabili.	Numero di unità prodotte, fatturato, righe di codice scritte	Pro: oggettivo, facile da monitorare. Contro: non cattura qualità, complessità o contributi non tangibili.
Indicatori basati sul tempo	Valuta l'efficienza in base al tempo impiegato.	Attività completate all'ora, tempo di completamento di un progetto, tempo dedicato ad attività specifiche	Pro: fornisce informazioni sulla gestione del tempo. Contro: può incentivare la fretta, potrebbe non riflettere qualità o valore strategico.
Valutazione orientata agli obiettivi	Misura i progressi verso obiettivi definiti.	completamento di traguardi, raggiungimento di indicatori chiave di prestazione (KPI)	Pro: si allinea con gli obiettivi strategici, si concentra sulla creazione di valore. Contro: può essere soggettivo, difficile quantificare i progressi su obiettivi complessi.
Feedback qualitativo	Raccoglie input soggettivi sulle prestazioni e sull'impatto.	revisioni tra pari, sondaggi ai clienti, autovalutazioni	Pro: cattura aspetti intangibili come lavoro di squadra e comunicazione. Contro: incline a bias, difficile da standardizzare.

Fattori che influenzano la produttività

Ci sono parecchi fattori che possono influenzare la produttività. I principali sono:

Motivazione e mentalità

Un atteggiamento positivo, obiettivi chiari e uno scopo possono aumentare la produttività. Al contrario, la mancanza di motivazione, la procrastinazione e un dialogo interno negativo possono ostacolarla.

Competenze e capacità

Avere le competenze e le conoscenze necessarie per svolgere i compiti in modo efficiente è fondamentale. La mancanza di formazione o esperienza può portare a errori e ritardi.

Gestione del tempo

Una pianificazione efficace, la definizione delle priorità e una corretta allocazione del tempo sono cruciali per la produttività. Un cattivo time management può causare sovraccarico e far saltare importanti scadenze.

Regolazione delle emozioni

La capacità di gestire le emozioni, affrontare lo stress e mantenere la concentrazione è vitale per la produttività. Le distrazioni emotive e la negatività possono far rallentare i progressi.

Ragioni per concentrarsi su pochi strumenti essenziali

Vediamo ora quali sono i motivi per essere d'accordo con quello che ci dice David Allen.

Evitare il sovraccarico di strumenti

Troppi strumenti possono causare distrazione, complessità e perdita di tempo nel tentativo di impararli e gestirli tutti.

Favorire la padronanza

Concentrarsi su pochi strumenti consente di comprenderne a fondo le funzionalità e utilizzarli in modo efficace, portando a una maggiore efficienza e a risultati migliori.

Semplificare il flusso di lavoro

Un insieme snello di strumenti riduce gli attriti nel flusso di lavoro, rendendo più facile passare da un'attività all'altra e mantenere lo slancio.

Ridurre il carico cognitivo

Gestire troppi strumenti affatica le capacità mentali. Concentrarsi su pochi libera energia mentale per il pensiero creativo e la risoluzione dei problemi.

Conclusioni e le vostre riflessioni

Spesso si pensa erroneamente che avere tanti strumenti, applicazioni e gadget ci aiuti automaticamente ad essere più efficienti. In realtà, la proliferazione di strumenti può creare confusione, distrazione e un sovraccarico cognitivo. La vera produttività sta nel saperne scegliere pochi davvero utili e nell'utilizzarli in modo mirato, sistematico e finalizzato ai propri obiettivi e questo richiede consapevolezza, metodo e disciplina più che un arsenale di tool.

Altri grandi erano convinti della stessa cosa e ci hanno lasciato aforismi simili:

"La semplicità è la massima sofisticazione" (Leonardo da Vinci)
"Less is more" / "Meno è di più" (Ludwig Mies van der Rohe)

L'aforisma di Allen può essere collegato al tema più ampio della qualità contrapposta alla quantità. Spesso si tende a privilegiare la quantità (di strumenti, informazioni, attività...) a scapito della qualità. Ma avere tanto non significa necessariamente star meglio o essere più produttivi. Anzi, l'eccesso rischia di generare complessità, caos e stress. Puntare sulla qualità significa invece selezionare, semplificare, focalizzare, in modo da ottenere risultati migliori con meno sforzo. Come dice l'aforisma, non è una questione di avere molte cose, ma di usare bene quelle giuste. La qualità batte la quantità.

In sintesi:

gli strumenti sono mezzi, non fini: devono essere usati in modo intenzionale e finalizzato
l'eccesso di strumenti può essere controproducente: occorre selezionare ed usare l'essenziale
la vera produttività non è velocità ma il risultato ottenuto con uno sforzo ottimale
concentrazione, semplicità e metodo sono più importanti dell'iperattività o del multitasking
alla radice della produttività ci sono fattori umani come consapevolezza, disciplina e padronanza di sé

Parlando di produttività, potrebbero venirvi in mente domande come queste:

"Come faccio a gestire le continue distrazioni e interruzioni?" Risposta: stabilite priorità chiare, lavorate per brevi sessioni focalizzate, riducete al minimo le notifiche, comunicate i vostri "orari di disponibilità ".
"Qual è il miglior metodo di produttività in assoluto?" Risposta: non esiste un metodo che vada bene per tutti e per qualsiasi cosa. Ognuno deve trovare il sistema più adatto al proprio stile e contesto. Sperimentate diversi approcci (GTD, metodo pomodoro, Kanban, ecc.) e personalizzateli.
"Come posso migliorare la mia concentrazione?" Risposta: riducete il multitasking, lavorate in blocchi di tempo dedicati, fate pause regolari, create un ambiente favorevole.
"Quante app/tool posso usare prima che diventino controproducenti?" Risposta: usate non più di 2-4 strumenti che coprano le funzioni chiave (lista di attività, calendario, gestione progetti).
"Come evitare di procrastinare?" Risposta: dividete i compiti in micro-azioni, iniziate con un piccolo passo, usate tecniche di auto-motivazione, ricompensatevi, eliminate le tentazioni.
"Meglio fare tutto da soli o delegare?" Risposta: delegate ciò che non rientra nelle vostre competenze chiave o che qualcun altro può fare meglio/più velocemente.
"Come bilanciare pianificazione e flessibilità?" Risposta: pianificate le vostre giornate ma lasciate spazio per imprevisti e aggiustamenti. Rivedete spesso le priorità. Un buon piano è flessibile.
"La produttività è una dote innata o si può imparare?" Risposta: la produttività è un'abilità che si può allenare con la pratica e la riflessione. Richiede sperimentazione e auto-disciplina. Ma tutti possono migliorare.

Vi invitIamo ora a una duplice riflessione e, se lo volete, a condividerla su LinkedIn nei commenti sotto a questo articolo

Secondo voi, qual è lo strumento di produttività più sopravvalutato? E quale quello più sottovalutato? Dateci la vostra opinione nei commenti!
Vi va di condividere il vostro miglior 'trucco' di produttività? Qual è la piccola abitudine o accortezza che vi fa risparmiare più tempo e stress? Ispirate ed ispiratevi a vicenda.

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