COSA OCCORRE PER POTER PARLARE DI
"PROGETTO"?

Staff di QualitiAmo

Quando un "progetto" può essere definito come tale? Quali sono gli elementi che lo caratterizzano? Scopriamolo insieme.

progetto

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Le organizzazioni di successo creano progetti che sono in grado di produrre i risultati attesi, nei tempi preventivati e con le risorse assegnate. Fino a qui, nessun motivo di stupore ma, per seguire questa strada, occorre essere certi di avere ben compreso cosa si intenda per "progetto".

Un progetto può essere definito come un lavoro con un inizio e una fine che viene portato avanti con lo scopo di produrre qualcosa di unico che potrà essere un vero e proprio prodotto, un servizio o un altro risultato di qualche tipo.
Che sia grande o piccolo, un progetto sarà sempre caratterizzato da queste tre componenti:

  • uno scopo preciso, cioè la definizione chiara di ciò che si vuole ottenere operando in un determinato modo.
    Produrre i risultati specificati è, in fondo, la sola vera ragione per la quale esiste un progetto;
  • un programma temporale, cioè la chiara definizione della data di inizio e di quella di fine dei lavori.
    La data che indica la previsione per il termine dei lavori è una parte essenziale per poter dire se un progetto abbia avuto successo o meno;
  • le risorse richieste affinché il progetto abbia successo.
    In questo caso parliamo di tutte le risorse: persone, mezzi, documenti, ecc. ed è chiaro che la loro disponibilità avrà una chiara ripercussione su ciò che il progetto sarà in grado di ottenere

Ognuna di queste tre componenti ha forti legami con le altre due e, in qualche modo, le influenza. Per esempio, se cambio lo scopo del mio progetto ampliandolo, potrei avere delle ripercussioni a livello delle tempistiche necessarie per raggiungerlo ma anche delle risorse da utilizzare. Cambiare la data di completamento del progetto può significare dover impiegare più risorse o non riuscire a coprire tutti gli aspetti previsti nello scopo iniziale del progetto. In ultimo, agire sulle risorse di un progetto può significare dilatare i tempi o non riuscire a fare tutto ciò che è previsto.

I progetti possono essere catalogati in moltissimi modi. Tra questi, possiamo fare una distinzione a seconda che:

  • i progetti siano grandi o piccoli - c'è differenza tra un progetto che prevede un lavoro che si prolungherà per una decina d'anni, richiedendo un investimento di qualche miliardo e un altro che richiede solo un giorno di lavoro;
  • i progetti coinvolgano molte persone o solamente una - riarredare l'ufficio è un progetto diverso da quello che prevede di formare tutte le risorse di un'organizzazione, ad esempio nell'utilizzo di un nuovo sistema informativo;
  • alla sua base ci sia un qualche tipo di accordo che potrà essere un vero e proprio contratto o un semplice accordo informale - c'è differenza tra un contratto firmato tra le parti per la consegna di una casa e un accordo per installare un programma informatico sui computer di un ufficio;
  • Il progetto sia di tipo business to business o si svolga tra persone - organizzare una cena tra una quindicina di persone è un progetto ma ha un respiro ben diverso da quello relativo alla gestione di più fornitori che intervengono nel lavoro sulla stessa linea di produzione

Una volta individuato cosa si possa definire come "progetto", vediamo quali fasi lo caratterizzano:

  • Inizio del progetto - In questa prima fase si valuta tutto ciò che serve per lavorare sul progetto e si stabilisce quale tipo di approccio adottare mediante un piano di progetto ben dettagliato.
    Gli output di questa fase possono comprendere delle approvazioni per procedere alla fase successiva, documenti per richiedere ufficialmente le risorse necessarie, previsioni relative alle tempistiche, una lista di persone che verranno coinvolte, ecc:
  • Fase della vera e propria organizzazione e preparazione del lavoro: durante questo step si crea un piano di sviluppo che specifichi i risultati attesi e che spieghi come gestire i principali rischi legati al progetto.
    Tra gli output in questo caso possiamo avere un elenco dei risultati attesi e dei processi di supporto necessari per raggiungerli;

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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  • Fase di svolgimento del lavoro vero e proprio - In questa fase si formano i team di lavoro, si svolge il lavoro così come programmato e si monitorano i risultati controllando che le performance siano in linea con quanto preventivato.
    Gli output in questo caso saranno i risultati del progetto, i report che ne indicano l'avanzamento, ecc.
  • Chiusura del progetto - In questa ultima fase si valutano i risultati del progetto, si decide cosa sia andato bene e cosa ci sia da migliorare nel caso in cui in futuro venisse fatto un progetto simile, si assegnano le persone dei team di progetto a nuovi compiti e si fanno eventuali valutazioni finanziarie.
    Gli output, in questo caso, saranno eventuali suggerimenti per il futuro e osservazioni varie sul lavoro fatto
PER SAPERNE DI PIU':

L'implementazione di un progetto
Il foglio per l'avvio di un progetto
Il paragrafo 8.3 della ISO 9001:2015 - Progettazione e sviluppo di prodotti e servizi
Affrontare un mini progetto
Definire lo scopo di un progetto
Definizione e controllo di un progetto
Sviluppare le competenze utili per il project management
Identificare i benefici di un progetto
Valutare la qualità di un progetto
Project management in un'ottica di qualità
La review di un progetto