IL DIAGRAMMA DI AFFINITA', OVVERO IL METODO KJ

Il diagramma di affinità eseguito col metodo KJ (dalle iniziali dell'antropologo Jiro Kawakita che lo mise a punto negli anni '50) si adatta particolarmente bene a chiarire situazioni complesse e, partendo da un tema su cui riflettere, permette a un gruppo di lavoro che lo utilizzi di identificare le priorità in termini di problemi da affrontare o di opportunità da cogliere per migliorarsi. Serve per organizzare un insieme di input all'apperenza poco chiari, non definiti e non correlati tra loro (idee, constatazioni, aspetti, opinioni, ecc.) in categorie omogene e con un qualche nesso logico in modo, ad esempio, da poter chiarire la natura di un problema e affrontarne meglio il percorso di risoluzione.

Il metodo che stiamo per illustrarvi comprende 9 fasi:

1 - Raccolta delle osservazioni fatte dal gruppo su un certo tema

Il facilitatore scrive in alto e a sinistra di un grande foglio di carta il tema scelto per l'esercizio e chiede ai partecipanti di raccogliere per qualche minuto le idee sull'argomento.

A questo punto distribuisce ad ognuno dei partecipanti una ventina di grossi post-it in modo che ogni persona possa scrivere su questi foglietti delle frasi (una sola per foglio e composta al massimo da 15 parole). Con queste frasi si indicheranno:

• fatti precisi e circostanziati;
• esperienze personali sull'argomento;
• opinioni, appunti generici;
• nessun dettaglio pregiudiziale

Terminato di scrivere le proprie frasi, ogni persona si alzerà e attaccherà i propri foglietti sul muro accanto al grande foglio di carta.

2 - Spiegazione delle frasi

Il facilitatore leggerà ad alta voce un foglietto alla volta e, se necessario, chiederà che, per ogni frase, il suo autore specifichi meglio i contenuti. Se vedrà che i post-it non sono scritti nella maniera opportuna, li modificherà in modo che siano chiari per tutto il gruppo di lavoro.

3 - Raggruppamento

I partecipanti raggrupperanno i post-it per affinità in gruppi di due o tre al massimo e lasceranno da parte i cartellini che non possono essere collegati tra loro in qualche modo (li chiameremo "i solitari").

4 - I titoli

A questo punto il gruppo di lavoro sceglierà i titoli per identificare ogni raggruppamento di foglietti e posizionerà i post-it corrispondenti incolonnandoli sotto ogni titolo..

In questa fase ogni idea e riflessione o ulteriori elementi di dettaglio non emersi nelle fasi precedenti saranno ancora i benvenuti perché siamo solo al primo livello del nostro ragionamento.

5 - Raggruppamento di secondo livello

In questa quinta fase i partecipanti faranno un nuovo raggruppamento di secondo livello riunendo tra loro i gruppi di primo livello in nuovi gruppi di due o tre elementi al massimo e faranno la stessa cosa con i cartellini "solitari".

6 - I titoli del raggruppamento di secondo livello

Il gruppo di lavoro definirà un titolo per ogni gruppo di secondo livello. Esiste ancora la possibilità di aggiungere qualche post-it se lo si ritiene opportuno.

7 - Determinare le relazioni

A questo punto il gruppo di lavoro proverà a stabilire le relazioni tra i differenti raggruppamenti di primo e secondo livello e li rappresenterà con due tipologie di simboli:

• relazione da monte a valle
  

  

• relazione di contraddizione
  

  

Per facilitare l'operazione sarà, probabilmente, necessario spostare i diversi gruppi e riposizionarli sul foglio di carta.

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8 - Presentazione definitiva e 9 - Determinazione delle priorità

Dopo aver riposizionato i foglietti e aver disegnato i segnali che ne indicano le relazioni, la fase otto si occuperà di presentare il lavoro fatto mentre la fase successiva, l'ultima, servirà per determinare le priorità di intervento.

Ogni partecipante voterà per i gruppi di primo livello e per i cartellini isolati. Sceglierà tre gruppi tra loro uniti dalle relazioni individuate nelle fasi precedenti.
Stabilito il gruppo più votato, si scriverà in alto sulla destra del grande foglio di carta un titolo che sintetizzi il nuovo insieme. Questo sarà il terzo livello di raggruppamento.

Stabilito a questo punto l'obiettivo su cui concentrarsi, occorrerà definire:

• i problemi da trattare;
• i piani d'azione;
• i responsabili;
• le risorse;
• le tempistiche;
• ecc.

e iniziare il percorso per risolvere il problema che abbiamo scelto di affrontare.

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