La nuova HS, Harmonized Structure, ha sostituito l'HLS- High Level Structure: cosa cambia per la futura ISO 9001?
Nel 2021 è stato pubblicato il nuovo Annex SL e, quindi, anche la nuova HS che ha sostituito l'HLS. Come impatterà sulle future ISO 9001?
L'Annex SL è una sezione delle Direttive ISO/IEC parte 1 che prescrive come dovrebbero essere scritte le norme ISO dei sistemi di gestione.
Il suo obiettivo è quello di migliorare la coerenza e l'allineamento dei sistemi di gestione, fornendo una struttura di alto livello unificante e concordata: un testo di base identico e definizioni di base comuni per renderli più compatibili.
Prima del 2012, i diversi standard relativi ai sistemi di gestione erano scritti in vari modi e furono fatti diversi tentativi per armonizzare il modo di scriverli. L'inizio dei lavori venne annunciato ufficialmente nel 2006 e il primo gruppo di lavoro che riuscì nell'impresa fu il Joint Technical Coordination Group (JTCG) istituito dall'ISO/Technical Management Board. Lo scopo di questo sforzo fu quello di garantire che uno standard del sistema di gestione ISO assomigliasse agli altri, rendendo un po' più semplice l'utilizzo di più sistemi di gestione integrati.
Si iniziò, quindi, a pensare all'allegato SL per imporre una struttura comune dei paragrafi e si finì per coinvolgere nel lavoro anche il contenuto effettivo dei documenti. Tra le grandi novità introdotte nel tempo dall'High Level Structure, infatti, troviamo quella dell'analisi del contesto, quella dell'approccio alla gestione dei rischi, l'introduzione del concetto di leadership e quello delle informazioni documentate. Sapere, quindi, come si è evoluta l'HLS ci aiuterà a capire meglio cosa aspettarci dalle prossime edizioni della ISO 9001.
Come si è evoluta l'HLS
In questi anni molti dei comitati tecnici dell'ISO hanno lavorato e continuano a farlo sulla revisione di tutti i sistemi di gestione pubblicati prima dell'adozione dell'allegato SL per adattarli al modello comune, in modo che le organizzazioni che scelgono di utilizzare un unico sistema di gestione, un sistema "integrato", siano in grado di soddisfare i requisiti di due o più standard di sistemi di gestione contemporaneamente. Molti standard, invece, seguono già questo allegato come, ad esempio, la ISO 9001 (la versione del 2015, la ISO 9001:2015, ha, appunto, adottato per la prima volta l'High Level Structure) e la ISO 14001.
Nel 2018 fu avviata una consultazione tra i vari comitati ISO che si occupavano dello sviluppo di un sistema di gestione e gli organismi nazionali di normalizzazione per capire se aggiornare o meno l'Annex SL e, sebbene la valutazione avesse mostrato che non c'era bisogno di una revisione profonda del modello, si iniziò comunque a lavorare su un aggiornamento che è stato pubblicato a maggio del 2021 da parte della task force ISO/TMBG/JTCG TF 14 "Revision of the High Level Structure for MSS".
Il nuovo modello prende il nome di HS o Harmonized Structure ed è cambiato pochissimo rispetto alla precedente HLS. La nuova HS è contenuta nella dodicesima versione della "ISO/IEC Directives, Part 1 Consolidated ISO Supplement — Procedures for the technical work — Procedures specific to ISO", una procedura interna non soggetta ad alcuna votazione o revisione internazionale che contiene le regole fondamentali per le attività tecnico-normative in ambito internazionale che da più di dieci anni rappresenta il riferimento principe per tutti gli estensori dei documenti normativi ISO. Le tre sezioni principali contengono le regole applicabili all'ISO, quelle applicabili alla IEC (la Commissione Elettrotecnica Internazionale) e le regole applicabili a entrambe.
Tra le appendici del documento troviamo l'Annex SL, diviso in 3 parti (Appendix), che riporta le regole di base per la messa allo studio e l'elaborazione delle norme relative ai sistemi di gestione. In particolare, l'Appendix 2 dell'Annex SL specifica la struttura armonizzata (HS) che è quella che ci interessa.
Le quattro parti
Le quattro parti in cui è suddiviso sono:
- un corpo centrale che descrive l'"approccio armonizzato" allo sviluppo dei sistemi di gestione, compreso il livello di autonomia e di flessibilità che può essere esercitato dai singoli Comitati Tecnici ISO quando sviluppano uno standard specifico;
- appendix 1- che specifica gli studi necessari a sostegno di una nuova proposta di sviluppo di un nuovo sistema di gestione (per evitare sovrapposizioni e/o o potenziali conflitti con le norme già esistenti);
- appendix 2 - "Harmonized Structure for MSS with Guidance for Use" - La "Guidance for MSS writers" ("Guida per gli autori di sistemi di gestione") contenuta in questa appendice è stata notevolmente migliorata e dovrebbe portare un migliore allineamento e una maggiore armonizzazione di quei requisiti specifici di ogni singola disciplina;
- appendix 3 - "Terminology Guidance in Support of Annex SL"
I cambiamenti
Vediamo, quindi, questa nuova versione come è cambiata rispetto a quella del 2012 (l'High Level Structure), avvertendovi subito che le modifiche sono di poco conto, trattandosi di meri affinamenti editoriali della versione iniziale. Gli elementi centrali della Struttura di Alto Livello, infatti, rimangono gli stessi per la Struttura Armonizzata. In sostanza, il cambiamento riguarda principalmente alcuni chiarimenti e sfumature che sono stati introdotti.
La nuova versione della Struttura Armonizzata presenta un'inedita struttura che integra, in un unico documento (Appendix 2, organizzato su due colonne) sia il testo di base, comune a tutti i sistemi di gestione ISO, sia le linee guida per gli estensori di tali norme.
La seconda modifica è legata allo scopo e al campo di applicazione che devono essere collegati ai risultati che si vogliono ottenere. Lo scopo e il campo di applicazione di tutti i sistemi gestionali (capitolo 1 della ISO 9001:2015) devono indicare i risultati attesi dal sistema di gestione che è specificato nella norma (nel nostro caso il sistema qualità). Questo fornisce una base da cui le organizzazioni possono partire per considerare i rischi rilevanti e le opportunità che devono controllare o sfruttare per raggiungere o superare gli obiettivi del sistema di gestione. I risultati attesi sono un importante punto di riferimento per determinare l'efficacia complessiva di un sistema di gestione.
La terza modifica punta a un maggior rigore terminologico, attraverso delle modifiche al capitolo 3 (nella ISO 9001:2015 "Terminologia") per avere la massima chiarezza e coerenza. Si è deciso che, d'ora in poi, i termini e le definizioni comuni compresi nell'appendice 2 dovranno sempre essere inclusi in ogni norma che adotti l'HS. Nel caso della ISO 9001, ad esempio, finora non c'erano definizioni incluse perché ci si limitava a fare riferimento alla ISO 9000:2015 "Fondamenti e vocabolario". E' una modifica intelligente perché una buona comprensione della terminologia è essenziale per una profonda comprensione di uno standard.
Una quarta modifica riguarda l'eliminazione dei termini "outsourcing" e "controllo dei processi forniti dall'esterno" che non verranno più utilizzati perché creavano molti dubbi negli utenti delle norme. In passato, infatti, si è spesso discusso su cosa fossero esattamente i processi in outsourcing e su quale fosse la differenza tra il controllo degli acquisti e quello dei servizi forniti dall'esterno.
La quinta modifica riguarda il fatto che l'organizzazione determinerà quali requisiti delle parti interessate saranno rispettati (ovviamente i requisiti legali e normativi dovranno comunque essere rispettati). Nell'appendice 2 dell'Allegato SL, il termine "requisito" è definito come un bisogno o un'aspettativa, generalmente implicito o obbligatorio. Il punto 4.2 (nella ISO 9001:2015 "Capire le necessità e le aspettative delle parti interessate") richiedeva che un'organizzazione identificasse i requisiti pertinenti delle parti interessate rilevanti. Questa definizione di requisito indica che comprende più di quanto è obbligatorio per un'organizzazione, ad esempio il rispetto dei requisiti legali. Tuttavia, è sempre stato poco chiaro come un'organizzazione dovesse occuparsi delle altre esigenze e aspettative degli stakeholder. Il nuovo Annex SL specifica che l'organizzazione deve determinare quali tra i requisiti delle parti interessate saranno affrontati nel sistema di gestione e si impegna a soddisfare. Nel caso della ISO 9001, ad esempio, ci potrebbe essere una serie di esigenze di un potenziale cliente che l'organizzazione non può o sceglie di non soddisfare. Tali bisogni e aspettative, quindi, diventano "requisiti applicabili" per il sistema di gestione della qualità solo se l'organizzazione accetta di produrre prodotti e di erogare servizi che sono basati su di essi.
La sesta modifica riguarda un nuovo punto 6.3 relativo alla "Pianificazione delle modifiche" che afferma che le modifiche al sistema di gestione devono essere portate avanti in maniera pianificata. Per gli utenti della ISO 9001 non cambia nulla perché il requisito è già presente. Il punto 8, poi, approfondisce questo concetto richiedendo che i cambiamenti che si stanno pianificando al punto 6.3 vengano eseguiti in un modo controllato. Ciò significa che le basi della gestione del cambiamento sono diventati una parte esplicita dell'Allegato SL e che, in futuro, il requisito dovrà essere rispettato da tutti i sistemi di gestione.
La settima modifica riguarda le informazioni documentate. Una modifica importante dell'Annex pubblicato nel 2012 (e recepito dalla ISO 9001:2015) è stata l'introduzione del concetto di "informazioni documentate" che aveva lo scopo di sottolineare che è proprio l'informazione ad essere importante per un efficace funzionamento del sistema di gestione e non tanto il modo in cui tali informazioni sono documentate. La nuova versione si limita a richiedere che le informazioni documentate siano disponibili, senza prescrivere esattamente come questo dovrebbe succedere.
Sebbene non vi sia alcun obbligo per gli standard già esistenti di passare immediatamente alla nuova versione dell'HS, il nuovo testo di base per lo sviluppo degli standard relativi ai sistemi di gestione si applicherà a tutti i nuovi standard e alle revisioni di quelli esistenti. Alcuni standard hanno addirittura già anticipato la nuova struttura come la ISO 37301:2021 "Compliance management systems -- Requirements with guidance for use" che è stata pubblicata nell'aprile del 2021.