ISO 9001 - CONTROLLARE I PROMEMORIA, LE E-MAIL STAMPATE E I POST-IT CON CUI LE PERSONE LAVORANO

Come si fa a cercare di gestire tutti quei promemoria e foglietti importanti che le persone usano per lavorare ma che non rientrano nel sistema documentale della nostra ISO 9001?

iso 9001 documenti usati ma non registrati

L'importanza della gestione dei documenti cartacei in ufficio

Potrebbe sembrare anacronistico parlare di gestione dei documenti cartacei in un'ottica di implementazione della ISO 9001. Tuttavia, molte aziende si trovano ancora alle prese con una mole considerevole di carta, promemoria e post-it che ingombrano le scrivanie e gli spazi di lavoro. Comprendere l'importanza di una corretta gestione di questi materiali è fondamentale perché può avere un impatto significativo sulla produttività aziendale:

tempo perso: la ricerca di documenti cartacei può essere estremamente dispendiosa in termini di tempo
disorganizzazione: l'accumulo di carte, post-it e promemoria crea un ambiente di lavoro caotico che può influenzare negativamente la concentrazione e l'efficienza delle persone
duplicazione del lavoro: senza un sistema efficace di archiviazione, c'è il rischio di duplicare documenti o ricreare informazioni già esistenti, sprecando tempo e risorse
strumenti inefficaci: affidarsi a foglietti adesivi o promemoria sparsi può portare alla perdita di informazioni importanti

Oltre all'impatto sulla produttività, la gestione inadeguata dei documenti cartacei pone seri rischi per la sicurezza e la privacy:

violazione della riservatezza: documenti contenenti informazioni sensibili lasciati in vista su scrivanie o in aree comuni possono essere facilmente accessibili a persone non autorizzate
conformità normativa: molte normative richiedono una gestione rigorosa delle informazioni personali. La mancata protezione dei dati su supporto cartaceo può portare a violazioni della conformità
frodi: informazioni personali o finanziarie lasciate incustodite possono essere utilizzate per frodiatamente protetti, possono cadere nelle mani di concorrenti o malintenzionati.
difficoltà di controllo degli accessi: a differenza dei sistemi digitali, è più difficile tracciare chi ha avuto accesso a documenti cartacei e quando.

Se però, nonostante l'avvento della tecnologia digitale, molte persone continuano a preferire i supporti cartacei nel loro ambiente di lavoro, qualche domanda dovremo pur farcela nelle vesti di professionisti della qualità, dell'ambiente e della sicurezza. Comprendere le ragioni di questa preferenza e analizzare i vantaggi e gli svantaggi percepiti dei promemoria fisici è fondamentale per sviluppare strategie efficaci di gestione dei documenti.

Perché le persone preferiscono i supporti cartacei

Nonostante gli sforzi per creare un ambiente di lavoro paperless, molte persone continuano ad utilizzare i post-it e a stampare le e- mail perché questo comportamento ha radici profonde nella psicologia umana e nelle funzioni cognitive. Analizziamo il fenomeno e vediamo come affrontarlo in maniera pratica:

Stimolo visivo costante:
- il cervello umano risponde soprattutto agli stimoli visivi
- i post-it attaccati sul monitor creano un "campo visivo di attenzione" costante, attivando la corteccia visiva e mantenendo l'informazione in primo piano nella coscienza
Memoria di lavoro e scarico cognitivo:
- la memoria di lavoro ha capacità limitata
- i post-it fungono da "memoria esterna", riducendo il carico cognitivo e liberando risorse mentali
Effetto di generazione ed elaborazione attiva:
- scrivere manualmente attiva più aree cerebrali rispetto alla digitazione, migliorando la memorizzazione
- l'atto fisico di scrivere e posizionare un post-it crea un "effetto di generazione", rafforzando la traccia mnemonica
Gratificazione immediata e senso di controllo:
- l'atto di "spuntare" un'attività su un post-it rilascia dopamina, creando una sensazione di realizzazione
- la manipolazione fisica dei post-it dà un senso tangibile di controllo sul proprio lavoro
Abitudine e resistenza al cambiamento:
- i circuiti neuronali consolidati rendono le abitudini difficili da modificare
- il cambiamento richiede energie cognitive, che il cervello tende naturalmente a conservare

Vediamo come approcciarci ai casi visti sopra e come provare a risolverli uno a uno:

Per chi cerca lo stimolo visivo costante:
- soluzione: implementare un sistema di "post-it digitali" sullo schermo del computer
Per chi necessita di scarico cognitivo:
- soluzione: introdurre l'uso di app per la gestione delle attività con widget sul desktop
Per chi beneficia dell'effetto di generazione:
- soluzione: fornire tablet con penna digitale per la scrittura a mano
Per chi cerca gratificazione immediata:
- soluzione: gamificare il processo di completamento delle attività digitali
Per chi resiste al cambiamento per abitudine:
- soluzione: implementare un approccio graduale di "sostituzione di abitudine"
- azione: iniziare sostituendo i post-it con note adesive digitali, gradualmente passando a soluzioni più avanzate
- beneficio neuropsicologico: riduce lo stress del cambiamento, permettendo una graduale riformattazione dei circuiti neuronali

Strategie generali per implementare quanto sopra:

Personalizzazione:
- condurre valutazioni individuali per identificare le esigenze specifiche di ciascun dipendente.
- offrire un "menu" di soluzioni digitali tra cui scegliere, permettendo una certa autonomia.
Formazione:
- educare le persone sui meccanismi cerebrali dietro le loro abitudini
- dimostrare come le nuove soluzioni digitali attivino gli stessi percorsi neurologici
Periodo di transizione:
- permettere un periodo di "doppio uso" dove coesistono metodi tradizionali e digitali
Feedback e iterazione:
- raccogliere feedback regolari sull'efficacia delle nuove soluzioni
- essere pronti ad adattare e personalizzare ulteriormente in base alle risposte neuropsicologiche individuali.

Oltre a quanto abbiamo già visto, i supporti come le e-mail stampate o i post-it offrono:

tangibilità: il contatto fisico con la carta offre una sensazione di concretezza e immediatezza che molti trovano rassicurante
familiarità: per molti lavoratori, soprattutto quelli di generazioni meno abituate al digitale, la carta rappresenta un metodo familiare e confortevole
visibilità: i promemoria cartacei sono immediatamente visibili e possono fungere da costante richiamo visivo per le attività da svolgere
personalizzazione: scrivere a mano permette una maggiore personalizzazione e può aiutare la memorizzazione delle informazioni
indipendenza tecnologica: i supporti cartacei non richiedono dispositivi elettronici o connessione internet, risultando sempre accessibili
facilità di modifica: aggiungere note, sottolineare o evidenziare su carta è spesso percepito come più immediato rispetto alle controparti digitali.
minore affaticamento visivo: leggere su carta può risultare meno stancante per gli occhi rispetto alla lettura su schermi, soprattutto per documenti lunghi.

Vantaggi percepiti dei promemoria fisici

immediatezza: scrivere un post-it o un appunto su carta è spesso più veloce che aprire un'app o un programma sul computer
ricordo migliorato: l'atto fisico di scrivere può aiutare la memorizzazione delle informazioni
flessibilità: i promemoria cartacei possono essere facilmente spostati, raggruppati o riorganizzati fisicamente
assenza di distrazioni: un foglio di carta non ha notifiche o altre distrazioni tipiche dei dispositivi digitali
durata della batteria: i promemoria cartacei non si scaricano mai e sono sempre disponibili
condivisione facile: passare un foglio o un post-it a un collega può sembrare più immediato che inviare un messaggio digitale

Svantaggi percepiti:

disordine: l'accumulo di promemoria cartacei può creare confusione e disordine nell'ambiente di lavoro
perdita di informazioni: i promemoria fisici possono essere facilmente persi o accidentalmente gettati via
mancanza di backup: a differenza dei documenti digitali, non esiste un backup automatico dei promemoria cartacei
difficoltà di ricerca: trovare una specifica informazione tra numerosi appunti cartacei può essere dispendioso in termini di tempo
limitazioni di spazio: lo spazio fisico per conservare promemoria cartacei è limitato rispetto allo spazio virtualmente illimitato dei sistemi digitali
impatto ambientale: l'uso eccessivo di carta ha un impatto negativo sull'ambiente
sicurezza ridotta: i promemoria cartacei possono essere facilmente letti da chiunque abbia accesso fisico all'area di lavoro

Strategie per ridurre l'uso della carta

La riduzione dell'uso della carta in ufficio non contribuisce solo alla sostenibilità ambientale ma può anche migliorare l'efficienza operativa e ridurre i costi. Ecco alcune strategie efficaci per raggiungere questo obiettivo:

scelta del sistema adeguato:
- valutare le esigenze specifiche dell'azienda (dimensioni, settore, flussi di lavoro)
- considerare soluzioni cloud-based per facilitare l'accesso remoto e la collaborazione
- assicurarsi che il sistema scelto sia scalabile e integrabile con altri software aziendali
digitalizzazione dei documenti esistenti:
- stabilire un piano di digitalizzazione graduale, partendo dai documenti più recenti o più utilizzati
- utilizzare scanner ad alta velocità e software OCR (Optical Character Recognition) per rendere i documenti ricercabili
- implementare un sistema di nomenclatura e categorizzazione coerente per facilitare la ricerca
workflow digitali:
- creare flussi di lavoro digitali per processi comuni come approvazioni, revisioni e firme
- utilizzare software di firma elettronica per documenti che richiedono autorizzazioni
- implementare sistemi di notifica automatica per tenere traccia dello stato dei documenti
politiche di archiviazione digitale:
- stabilire regole chiare per la conservazione e l'eliminazione dei documenti digitali
- implementare sistemi di backup automatico e recupero dati
- assicurarsi che il sistema rispetti le normative sulla privacy e la conservazione dei dati
integrazione con dispositivi mobili:
- scegliere soluzioni che offrano app mobili per accedere ai documenti da smartphone e tablet
- implementare politiche sicure per facilitare l'accesso remoto
programma di formazione completo:
- organizzare sessioni di formazione iniziale per tutti i dipendenti sul nuovo sistema
- offrire corsi avanzati per utenti chiave o "campioni digitali" in ogni reparto
- creare una libreria di risorse di apprendimento on-demand (video tutorial, guide passo-passo)
approccio personalizzato:
- riconoscere che diversi dipendenti avranno diverse esigenze di apprendimento
- offrire una combinazione di formazione di gruppo e sessioni individuali
- adattare la formazione ai diversi ruoli e responsabilità all'interno dell'azienda
formazione pratica e simulazioni:
- creare scenari di lavoro realistici per far pratica con il nuovo sistema
- utilizzare dati e documenti reali (non sensibili) durante la formazione
- incoraggiare i dipendenti a portare i propri problemi reali alle sessioni di formazione
supporto continuo:
- istituire un help desk dedicato per le prime settimane dopo l'implementazione
- designare "esperti" in ogni reparto che possano offrire supporto ai colleghi
monitoraggio e feedback:
- raccogliere regolarmente feedback sull'usabilità del sistema e sulle esigenze di formazione
- monitorare l'adozione e l'uso del sistema per identificare aree che richiedono ulteriore formazione
- celebrare i successi e riconoscere i dipendenti che eccellono nell'adozione di pratiche digitali
aggiornamenti e formazione continua:
- pianificare sessioni di aggiornamento regolari per introdurre nuove funzionalità
- mantenere le risorse di formazione aggiornate con le ultime versioni del software
- incoraggiare l'apprendimento continuo attraverso certificazioni o incentivi

Politiche aziendali per il controllo dei documenti

L'implementazione di politiche aziendali chiare per il controllo dei documenti è essenziale per garantire l'efficienza, la sicurezza e la conformità normativa. Queste politiche dovrebbero bilanciare le esigenze di praticità dei dipendenti con gli obiettivi aziendali di riduzione dell'uso della carta e protezione delle informazioni. Tra le linee guida per l'uso di promemoria cartacei dovrebbero essere indicate almeno le seguenti:

limitazione dell'uso:
- incoraggiare l'utilizzo di alternative digitali come app di note o software di gestione delle attività
- permettere l'uso di promemoria cartacei solo per informazioni temporanee e non sensibili
standardizzazione:
- fornire blocchi note e post-it aziendali standard per garantire un aspetto professionale e coerente
- utilizzare codici colore per categorizzare i promemoria (es. rosso per urgente, giallo per in corso, verde per completato)
gestione dello spazio di lavoro:
- designare aree specifiche per l'affissione di promemoria cartacei, come bacheche personali o dei team
- implementare una politica della "scrivania pulita" alla fine di ogni giornata lavorativa
ciclo di vita dei promemoria:
- stabilire una durata massima per i promemoria cartacei (es. una settimana)
- incoraggiare la revisione regolare e la rimozione dei promemoria non più necessari
sicurezza delle informazioni:
- vietare l'uso di promemoria cartacei per informazioni sensibili o confidenziali
- fornire trituratori di documenti per lo smaltimento sicuro dei promemoria contenenti informazioni aziendali
digitalizzazione:
- incoraggiare la pratica di fotografare o scansionare i promemoria importanti per l'archiviazione digitale
- fornire strumenti facili da usare per la digitalizzazione, come app per smartphone aziendali
formazione e sensibilizzazione:
- educare i dipendenti sui rischi per la sicurezza associati ai promemoria cartacei
- Fornire formazione regolare sulle alternative digitali e sui loro vantaggi

Anche per la stampa delle e-mail dovrebbero esserci alcune regole:

politica di "non stampa":
- stabilire una cultura aziendale che scoraggi la stampa delle e-mail come pratica standard
- Richiedere una giustificazione per la stampa di e-mail
ottimizzazione della stampa:
- configurare le impostazioni predefinite delle stampanti per il fronte-retro e il risparmio di inchiostro
- utilizzare font e formattazioni che riducono il consumo di inchiostro e spazio
alternative alla stampa:
- fornire tablet o e-reader per la lettura di documenti lunghi o durante le riunioni
- incoraggiare l'uso di proiettori o schermi condivisi durante le presentazioni invece di distribuire copie cartacee
gestione degli allegati:
- scoraggiare la stampa di allegati di grandi dimensioni
- promuovere l'uso di servizi di condivisione file per documenti voluminosi
archiviazione digitale:
- implementare un sistema di archiviazione e-mail efficiente per facilitare il recupero delle informazioni senza bisogno di stampa
- fornire formazione sull'uso efficace dei sistemi di ricerca e-mail
sensibilizzazione ambientale:
- educare i dipendenti sull'impatto ambientale della stampa eccessiva
- visualizzare statistiche sul risparmio di carta e l'impatto ambientale in aree comuni
revisione e aggiornamento delle politiche:
- rivedere regolarmente le politiche di stampa per assicurarsi che rimangano pertinenti e efficaci
- sollecitare feedback dai dipendenti per identificare eventuali ostacoli all'adozione di pratiche paperless

La transizione verso un ufficio paperless è un processo complesso che richiede una pianificazione attenta e un'implementazione strategica. Il successo di questa transizione dipende in larga misura da due fattori chiave: un approccio graduale al cambiamento e la capacità di superare la resistenza del personale.

Approccio graduale al cambiamento

valutazione iniziale:
- condurre un audit dell'uso attuale della carta in azienda
- identificare i processi che fanno maggiore uso di carta
- stabilire obiettivi misurabili per la riduzione dell'uso della carta
pianificazione strategica:
- sviluppare un piano d'azione dettagliato con tappe intermedie
- stabilire una timeline realistica per l'implementazione
- allocare risorse adeguate (budget, personale, tecnologia) per supportare la transizione
implementazione per fasi:
- iniziare con un dipartimento o con un processo pilota
- implementare soluzioni digitali in modo incrementale, partendo dai processi più semplici
- valutare e adattare l'approccio basandosi sui feedback e sui risultati di ogni fase
formazione continua:
- offrire sessioni di formazione regolari su nuovi strumenti e processi
- creare risorse di apprendimento online accessibili in qualsiasi momento
- fornire supporto tecnico dedicato durante le fasi iniziali della transizione
monitoraggio e ottimizzazione:
- stabilire indicatori per misurare il progresso (es. riduzione del consumo di carta, efficienza dei processi)
- condurre revisioni regolari per identificare aree di miglioramento
- essere pronti ad apportare modifiche al piano basandosi sui risultati osservati

Come superare la resistenza del personale

comunicazione chiara e trasparente:
- spiegare chiaramente i motivi e i benefici della transizione verso un ufficio paperless
- mantenere una comunicazione aperta e bidirezionale durante tutto il processo
- affrontare proattivamente le preoccupazioni e le domande del personale
coinvolgimento dei dipendenti:
- coinvolgere i dipendenti nel processo di pianificazione e implementazione
- creare gruppi di lavoro o comitati per guidare la transizione in diversi dipartimenti
- sollecitare e valorizzare i feedback e le idee dei dipendenti
leadership esemplare:
- assicurarsi che i leader aziendali adottino e promuovano attivamente le nuove pratiche paperless
- fornire esempi concreti di come i dirigenti stanno cambiando le loro abitudini lavorative
personalizzazione dell'approccio:
- riconoscere che diversi dipendenti possono avere diverse preoccupazioni o difficoltà
- offrire supporto e soluzioni personalizzate per affrontare le sfide individuali
- essere flessibili nell'implementazione, consentendo adattamenti ove necessario
formazione mirata:
- fornire formazione specifica per diverse fasce d'età e livelli di competenza tecnologica
- offrire sessioni di formazione pratica con i nuovi strumenti digitali
- creare un sistema in cui i dipendenti più esperti supportano quelli meno esperti
gestione delle aspettative:
- essere realistici sui tempi e le sfide della transizione
- comunicare chiaramente che ci saranno difficoltà iniziali ma anche i benefici a lungo termine
- fornire un quadro chiaro di come sarà l'ambiente di lavoro dopo la transizione
incentivi e riconoscimenti:
- implementare programmi di incentivi per incoraggiare l'adozione di pratiche paperless
- riconoscere pubblicamente i dipendenti che eccellono nell'adozione di nuove pratiche
- considerare l'inclusione di obiettivi paperless nelle valutazioni delle performance

La transizione verso un ufficio paperless è un viaggio, non una destinazione. Richiede pazienza, flessibilità e un impegno costante da parte di tutta l'organizzazione. Affrontando il cambiamento in modo graduale e prestando attenzione alle preoccupazioni e alle esigenze del personale, le aziende possono realizzare con successo questa trasformazione, ottenendo benefici significativi in termini di efficienza, sostenibilità e innovazione.

Considerazioni sulla sicurezza dei dati

Nella transizione verso un ufficio paperless, la sicurezza dei dati diventa un aspetto fondamentale da considerare. Mentre l'eliminazione dei documenti cartacei può ridurre alcuni rischi tradizionali, introduce nuove sfide di sicurezza nel dominio digitale. È essenziale comprendere le differenze tra la sicurezza dei documenti fisici e digitali e implementare best practice per proteggere le informazioni sensibili.

Sicurezza dei documenti fisici:

accesso fisico:
- Pro: richiede presenza fisica per accedere ai documenti
- Contro: difficile controllare e tracciare gli accessi in modo preciso
distruzione:
- Pro: la distruzione fisica (es. triturazione) è definitiva
- Contro: processo laborioso e spesso incompleto
copie e distribuzione:
- Pro: più difficile realizzare e distribuire copie non autorizzate in grandi quantità
- Contro: iImpossibile sapere quante copie esistono e dove si trovano
disaster recovery:
- Pro: non soggetti a corruzione digitale o attacchi informatici
- Contro: vulnerabili a disastri fisici (incendi, alluvioni) e difficili da recuperare
sicurezza nel tempo:
- Pro: non richiedono aggiornamenti di sicurezza
- Contro: si degradano nel tempo e possono diventare illeggibili

Sicurezza dei documenti digitali:

accesso remoto:
- Pro: possibilità di accesso sicuro da qualsiasi luogo
- Contro: potenzialmente vulnerabili ad attacchi hacker se non adeguatamente protetti
controllo degli accessi:
- Pro: possibilità di implementare permessi granulari e tracciare ogni accesso
- Contro: richiede una gestione attenta e costante delle autorizzazioni
crittografia:
- Pro: possibilità di crittografare i dati per una protezione avanzata
- Contro: la perdita delle chiavi di crittografia può rendere i dati inaccessibili
backup e recupero:
- Pro: facile creare backup multipli e implementare strategie di disaster recovery
- Contro: richiede una gestione attiva e test regolari dei sistemi di backup
aggiornamenti di sicurezza:
- Pro: possibilità di aggiornare continuamente le misure di sicurezza
- Contro: richiede un impegno costante per mantenere i sistemi aggiornati

La transizione verso un ufficio paperless offre l'opportunità di ripensare e migliorare significativamente la sicurezza delle informazioni aziendali.

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