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La catena di custodia si riferisce all'insieme di processi e procedure che garantiscono la tracciabilità e l'integrità di un prodotto o di un materiale lungo tutta la filiera, dalla sua origine fino al consumatore finale. Questo concetto è particolarmente rilevante in settori dove la provenienza, la qualità e la conformità normativa dei prodotti sono critiche, come l'industria alimentare, farmaceutica, tessile e del legname, ecc..

La catena di custodia assicura che ogni passaggio di un prodotto o materiale venga documentato e monitorato, includendo l'acquisizione delle materie prime, la produzione, la trasformazione, il trasporto e la distribuzione. Ogni movimento del prodotto è tracciato attraverso registrazioni accurate che documentano chi ha avuto la custodia del prodotto, in quale momento e in che condizioni è stato mantenuto.

Questo processo di tracciabilità è essenziale per garantire che i prodotti rispettino gli standard di qualità e le normative applicabili e per fornire trasparenza e fiducia ai consumatori. Sebbene, quindi, non sia un requisito della ISO 9001 applicabile e richiesto in tutti gli ambiti, è bene sapere come muoversi qualora lo sia.

La norma ISO 9001:2015 non menziona esplicitamente la "catena di custodia" all'interno dei suoi requisiti perché parla solamente della "tracciabilità" (al punto 8.5.2 "Identificazione e rintracciabilità"). La tracciabilità è uno degli elementi chiave della catena di custodia perché consente di risalire all'origine dei materiali, di monitorare le condizioni in cui un prodotto è stato manipolato e di verificare che ogni passaggio sia stato eseguito in conformità con le norme di qualità. La capacità di identificare e tracciare i prodotti lungo l'intero ciclo di vita è essenziale per garantire che ogni fase della produzione e della distribuzione sia controllata e documentata, permettendo all'organizzazione di risalire all'origine di qualsiasi problema e di intervenire tempestivamente:

• Identificazione: la ISO 9001 richiede che ogni prodotto, componente o materiale sia chiaramente identificato attraverso codici univoci, numeri di lotto o altre forme di etichettatura. Questo permette di mantenere la coerenza e la conformità agli standard di qualità in ogni fase del processo, dall'arrivo delle materie prime alla distribuzione del prodotto finito.

• Tracciabilità: la tracciabilità riguarda la capacità di monitorare il percorso di un prodotto attraverso la catena di custodia. Questo include la registrazione di ogni trasferimento di custodia, dalle attività interne (come la produzione e l'immagazzinaggio) fino alla consegna al cliente finale. La tracciabilità è critica per identificare rapidamente l'origine di eventuali problemi, facilitare i richiami dei prodotti e garantire la conformità alle normative.

Il concetto di catena di custodia diventa importante da conoscere nell'ambito di chi applica la ISO 9001 là dove venga esplicitamente richiesto da un cliente, da un settore o da altre normative specifiche. vediamo qualche esempio:

• Industria alimentare:

  • Nel settore alimentare, la catena di custodia è fondamentale per garantire la sicurezza e la qualità dei prodotti. La tracciabilità degli ingredienti, dalla coltivazione alla tavola, è essenziale per prevenire contaminazioni, frodi alimentari e per garantire che i prodotti siano conformi alle normative sanitarie.

  Settore farmaceutico:

  • La catena di custodia è importante anche nell'industria farmaceutica per garantire che i medicinali siano prodotti, immagazzinati e distribuiti in condizioni che mantengano la loro efficacia e sicurezza. La tracciabilità assicura che ogni lotto di farmaci possa essere monitorato, riducendo il rischio di contraffazione e garantendo la conformità alle rigorose normative del settore.

  Industria tessile:

  • Nel settore tessile, la catena di custodia è importante per certificare la provenienza delle materie prime (come il cotone biologico) e per assicurare che i prodotti siano fabbricati in condizioni etiche e sostenibili. La trasparenza lungo la catena di approvvigionamento aiuta a combattere lo sfruttamento dei lavoratori e a garantire la responsabilità sociale delle imprese.

  Industria del legname:

  • La catena di custodia è essenziale nel settore del legname per garantire che i prodotti derivino da foreste gestite in modo sostenibile. La certificazione della catena di custodia (come quella fornita dal FSC - Forest Stewardship Council) permette di tracciare il legname dal bosco al prodotto finale, assicurando che le pratiche di raccolta rispettino l'ambiente e le comunità locali.

Visti i tanti campi di applicazione, è importante per chi conosce la ISO 9001 imparare come sfruttare questa norma per supportare il concetto di "catena di custodia". In fondo, richiedere alle organizzazioni di comprendere il contesto in cui operano, può tranquillamente includere la gestione delle relazioni lungo la catena di fornitura, così come la pianificazione e il controllo delle attività possono comprendere la gestione della catena di custodia per garantire la qualità dei prodotti e dei servizi. Per ciò che riguarda, infine, la valutazione delle prestazioni, c'è la necessità di monitorare e misurare le prestazioni, un aspetto fondamentale per garantire che ogni fase della catena di custodia sia conforme agli standard. nello specifico, il punto 7.5 della ISO 9001:2015 si riferisce alle "Informazioni documentate", un aspetto importantissimo per la gestione della qualità che può essere collegato alla catena di custodia. Il requisito, nello specifico, richiede infatti che le informazioni documentate siano create, aggiornate e gestite in modo tale da garantire la loro disponibilità e idoneità per l'uso e questo è essenziale per la catena di custodia, poiché la tracciabilità e la registrazione delle informazioni sono fondamentali per garantire che i prodotti siano gestiti correttamente lungo tutto il processo di fornitura e trasformazione. Le informazioni, inoltre, devono essere chiaramente identificate e accessibili a chi ne ha bisogno e anche questo è particolarmente importante nella catena di custodia, dove diverse parti devono avere accesso a documenti e registrazioni che attestano la conformità e la qualità dei materiali e dei processi coinvolti. Infine, il punto specifica che le informazioni documentate possono essere in vari formati e devono essere conservate in un modo che ne assicuri l’uso efficace, altro aspetto fondamentale per la catena di custodia, in quanto le informazioni devono essere facilmente consultabili e comprensibili per tutti gli attori coinvolti, dai fornitori ai clienti finali.

L'ultimo punto della ISO 9001:2015 che è legato al concetto di " catena di custodia" è il 6.1 che tratta delle azioni per affrontare rischi e opportunità. E una gestione efficace della catena di custodia non può forse contribuire indirettamente al raggiungimento degli obiettivi di questo punto permettendo di tracciare i prodotti lungo tutta la filiera e identificando potenziali punti di rischio o non conformità? Una catena di custodia ben strutturata richiede, inoltre, un'attenta selezione e valutazione dei fornitori, riducendo i rischi legati a partner non affidabili.

Implementazione della catena di custodia secondo la ISO 9001

Uno degli elementi chiave per l'implementazione efficace della catena di custodia in conformità con la ISO 9001 è lo sviluppo delle procedure che forniscano istruzioni dettagliate su come eseguire specifiche attività in modo coerente e conforme agli standard di qualità.

• Definizione delle procedure: le procedure per la tracciabilità devono coprire tutte le fasi della catena di custodia, dalla ricezione delle materie prime fino alla consegna del prodotto finale al cliente. Queste procedure devono includere le modalità di identificazione, registrazione, monitoraggio e gestione delle informazioni rilevanti lungo la catena di custodia.

• Implementazione delle procedure: una volta sviluppate, le procedure devono essere comunicate e implementate in tutta l'organizzazione. È essenziale che tutti i dipendenti coinvolti nella catena di custodia ricevano una formazione adeguata su come seguire queste procedure, comprendendo l'importanza della conformità e della coerenza operativa.

• Revisione e aggiornamento delle procedure: le procedure non devono essere statiche; devono essere riviste e aggiornate regolarmente per riflettere i cambiamenti nei processi aziendali, nelle normative o nelle tecnologie utilizzate. Questo garantisce che le procedure rimangano rilevanti ed efficaci.

Per garantire la tracciabilità lungo la catena di custodia, la ISO 9001 richiede l'implementazione di sistemi di codifica e identificazione affidabili. Questi sistemi aiutano a monitorare e tracciare i prodotti e i materiali in ogni fase del processo.

• Codici a barre: i codici a barre sono uno dei metodi più comuni di identificazione e tracciabilità. Ogni prodotto o lotto può essere etichettato con un codice a barre univoco che può essere facilmente scansionato per raccogliere e registrare informazioni chiave come l'origine, la posizione attuale e il percorso di transito. I codici a barre sono facili da implementare e utilizzare, e offrono un metodo efficiente per gestire grandi volumi di dati.

• RFID (Radio Frequency Identification): i sistemi RFID offrono un'alternativa più avanzata ai codici a barre, utilizzando tag elettronici che possono essere letti a distanza senza bisogno di contatto diretto o visibilità. Questo rende l'RFID particolarmente utile in ambienti di produzione o magazzino dove il contatto visivo diretto con il prodotto potrebbe non essere sempre possibile. I tag RFID possono contenere una grande quantità di informazioni e possono essere aggiornati in tempo reale, fornendo una maggiore flessibilità e precisione nella gestione della tracciabilità.

• Integrazione dei sistemi: per massimizzare l'efficacia della tracciabilità, i sistemi di codifica e identificazione devono essere integrati con il sistema di gestione delle scorte e con il software gestionale dell'organizzazione. Questo consente una gestione centralizzata e un accesso immediato alle informazioni relative alla catena di custodia, facilitando la decisione rapida e informata.

La gestione efficace dei fornitori e dei partner della catena di custodia è essenziale per garantire che tutti gli attori coinvolti rispettino gli standard di qualità e tracciabilità richiesti dalla ISO 9001.

• Selezione dei fornitori: la selezione dei fornitori dovrebbe basarsi su criteri rigorosi che includono la capacità di rispettare gli standard di tracciabilità, la conformità normativa e l'affidabilità operativa. I fornitori devono essere valutati non solo in termini di costo e qualità dei materiali forniti, ma anche in base alla loro capacità di mantenere una tracciabilità accurata e trasparente lungo la catena di approvvigionamento.

• Accordi sulla qualità: gli accordi con i fornitori dovrebbero includere clausole specifiche sulla tracciabilità e la gestione della catena di custodia. Questi accordi devono definire chiaramente le responsabilità dei fornitori in termini di identificazione, registrazione e comunicazione delle informazioni relative ai prodotti e ai materiali forniti.

• Monitoraggio delle prestazioni dei fornitori: è fondamentale monitorare continuamente le prestazioni dei fornitori rispetto ai requisiti di tracciabilità e qualità. Questo può essere fatto attraverso audit regolari, valutazioni delle prestazioni basate su indicatori specifici, e la gestione delle non conformità. La comunicazione aperta e il feedback continuo con i fornitori aiutano a garantire che eventuali problemi siano affrontati tempestivamente e che le prestazioni migliorino costantemente.

• Collaborazione con i partner della catena di custodia: oltre ai fornitori, la gestione della catena di custodia richiede una stretta collaborazione con tutti i partner coinvolti, come i trasportatori e i distributori. È importante che questi partner siano integrati nel sistema di tracciabilità dell'organizzazione e che condividano l'impegno per il mantenimento della qualità e della trasparenza lungo tutta la filiera.

Il monitoraggio continuo e la verifica periodica della catena di custodia sono altri punti fondamentali per garantire che i processi rimangano conformi agli standard della ISO 9001 e che l'integrità del prodotto sia mantenuta lungo tutta la filiera. I controlli interni e gli audit sono strumenti essenziali per valutare l'efficacia della gestione della catena di custodia e identificare aree di miglioramento.

• Controlli interni: i controlli interni sono verifiche regolari e sistematiche eseguite dall'organizzazione per assicurarsi che tutti i processi relativi alla catena di custodia siano conformi alle procedure e ai requisiti normativi. Questi controlli possono includere la revisione della documentazione, l'osservazione diretta delle attività operative e la verifica della corretta applicazione delle procedure di tracciabilità e identificazione. I controlli interni devono essere documentati e i risultati devono essere utilizzati per apportare eventuali correzioni immediate.

• Audit della catena di custodia: gli audit, sia interni che esterni, forniscono una valutazione più approfondita della conformità della catena di custodia. Gli audit interni sono condotti da personale qualificato all'interno dell'organizzazione, mentre gli audit esterni sono eseguiti da enti indipendenti. Gli audit si concentrano su aspetti critici come la gestione dei documenti, l'efficacia delle misure di tracciabilità, e la conformità alle normative e forniscono un'opportunità per identificare eventuali non conformità e per sviluppare piani di azione correttivi.

L'uso di Key Performance Indicators (KPI) è essenziale per monitorare l'efficacia della gestione della catena di custodia. Gli indicatori sono misure specifiche che consentono di valutare la performance dei processi di tracciabilità e la conformità agli standard di qualità.

Esempi di KPI per la catena di custodia:

• Tasso di conformità dei prodotti: misura la percentuale di prodotti che rispettano gli standard di qualità e tracciabilità. Un tasso di conformità elevato indica che la catena di custodia sta funzionando correttamente.
• Tempo di risposta alle non conformità: misura il tempo medio necessario per identificare e risolvere una non conformità nella catena di custodia. Un tempo di risposta rapido è indicativo di un sistema efficiente e reattivo.
• Accuratezza della tracciabilità: valuta la precisione delle informazioni di tracciabilità registrate lungo la catena di custodia. Questo indicatore può essere misurato confrontando i dati registrati con le verifiche fisiche dei prodotti.
• Tasso di errori documentali: monitora la frequenza di errori nella documentazione relativa alla catena di custodia, come errori di codifica o identificazione. Un tasso basso di errori indica un buon controllo dei documenti.

Approfondimenti

Se volete approfondire il discorso legato alla catena di custodia, vi consigliamo di studiare la UNI ISO 22095:2021 - "Catena di custodia - terminologia generale e modelli".

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