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Gli audit interni eseguiti secondo i requisiti della ISO 9001:2015 valutano le pratiche aziendali complessive di un'organizzazione, compresi il suo sistema di gestione della qualità e del rischio. In questo modo, le aziende possono valutare quanto siano efficienti e conformi i loro processi esistenti, evidenziando eventuali carenze e realizzando piani d'azione realistici e pratici che supportano il miglioramento continuo.

Quando si tratta di ottenere e mantenere la certificazione ISO 9001, lo svolgimento di audit interni regolari è un requisito fondamentale. Sebbene possa sembrare una seccatura, questo requisito è stato stabilito per una buona ragione, in quanto incoraggia le organizzazioni a monitorare, rivedere e perfezionare costantemente i propri sistemi qualità. Dopo aver analizzato le informazioni rilevanti, le organizzazioni possono vedere i loro progressi e individuare le aree che devono essere migliorate.

Quando un audit ISO 9001 viene eseguito correttamente aggiunge valore a un'organizzazione, migliorando il business e facendo risparmiare costi inutili. Al contrario, se svolto male, un audit ISO 9001 può causare danni significativi alla vostra azienda perché, anche se, a prima vista, effettuare un audit interno può sembrare facile, se un auditor è inesperto e non abbastanza qualificato può facilmente trascurare le principali non conformità e perdere di vista il ROI (ritorno sull'investimento) elevato di audit interni ben progettati e condotti.

Partiamo dal primo errore che è possibile riscontrare nello svolgimento dell'audit. Se un auditor non si concentra sulla comprensione di come funziona il sistema di gestione della qualità e in quale modo risulti conforme alla norma ISO 9001:2015, l'audit risulta un'inutile caccia alle streghe volta a trovare l'errore e non a fornire reale valore aggiunto. Gli auditor interni realmente efficaci lavorano con l'obiettivo di ottenere le prove necessarie per dimostrare che il sistema qualità opera secondo gli standard, evidenziando eventuali problematiche in un'ottica di miglioramento continuo. Condurre gli audit con un atteggiamento "poliziesco", focalizzandosi esclusivamente sulla ricerca di non conformità e creando un'atmosfera di tensione porta a resistenza e chiusura da parte del personale, oltre alla tendenza a nascondere problemi.

Il secondo errore che si compie nelle vesti di auditor è pianificare poco la preparazione, lo svolgimento e la chiusura di un audit. Condurre audit con una preparazione insufficiente, senza un'adeguata conoscenza dei processi, delle precedenti non conformità e della documentazione rilevante crea molti problemi. Per raggiungere i risultati attesi, gli audit interni dovrebbero essere condotti in un modo pianificato, coordinando gli sforzi di manager, responsabili di medio livello e collaboratori. Un audit deve affrontare diverse aree e diversi aspetti, quindi se un'organizzazione non collabora secondo i principi di un team, cercando di lavorare bene insieme, è facile che vengano trascurati alcuni aspetti critici. Una buona pianificazione aiuta a stabilire una tabella di marcia chiara e facile da comprendere e da seguire da parte delle persone coinvolte. Avere un piano d'azione realistico aiuta anche la direzione a coinvolgere tutti per garantire che l'approccio sia ben coordinato.

Un altro errore molto grave è la mancanza di indipendenza. Assegnare le verifiche su specifiche aree aziendali ad auditor che sono direttamente responsabili di quelle aree o che hanno stretti legami professionali o personali con le stesse può avere conseguenze molto gravi e sfociare in conflitti di interesse, una scarsa obiettività nella valutazione e la percezione di favoritismi o pregiudizi, Occorre stabilire regole ben chiare per garantire l'indipendenza di ogni auditor interno e, per quanto possibile, far ruotare periodicamente gli auditor tra le diverse aree.

Il quarto errore è estremamente comune e consiste nel controllare poco i documenti. Un'organizzazione dovrebbe avere un processo adeguato per controllare la gestione dei documenti e, per superare un audit, è necessario soddisfare i requisiti della ISO 9001:2015 per la creazione, l'archiviazione, l'accesso e il mantenimento dei documenti all'interno del sistema di gestione della qualità. Le organizzazioni orientate alla qualità devono disporre di documenti dettagliati che includano file elettronici e cartacei organizzati in un modo che abbia senso per chi vi lavora. Questi documenti devono essere facilmente individuati, approvati dalle persone autorizzate e aggiornati sistematicamente. Non controllare adeguatamente se i documenti rispondono a tutti i requisiti normativi, è un errore estremamente comune.

E' un errore anche concepire l'audit come un evento isolato e sporadico anziché come un processo continuo di monitoraggio e miglioramento. Le conseguenze più probabili sono la classica corsa a sistemare le carte in prossimità degli audit pianificati e il ritorno allo "status quo" subito dopo la verifica. la conseguenza è quella di vedere l'audit come un "peso" occasionale anziché come uno strumento di gestione. Per evitare tutto questo, occorre integrare gli audit nel ciclo regolare di revisione delle performance e implementare un mix di audit completi e di verifiche più frequenti e mirate ("micro-audit").

Il sesto errore è rappresentato dal la mancanza di obiettività ed è un errore che gli auditor interni compiono spesso perché condurre un audit obiettivo e imparziale può essere davvero impegnativo e implica il superamento dei propri pregiudizi. Nella comprensione dei processi da parte di un auditor può entrare in gioco un'idea preconcetta che può influenzare ciò che l'auditor controllerà e ciò che, invece, trascurerà, indipendentemente dal fatto che la mancanza di obiettività sia intenzionale o meno. Le organizzazioni devono assicurarsi che l'auditor e i soggetti controllati siano incoraggiati a essere onesti e imparziali e accertarsi che, quando le persone segnalano i problemi, ci sia un focus sui sistemi e non sul singolo individuo.

L'altro errore comune nell'audit interno è cercare di svolgere l'audit nel modo più veloce possibile, anche prendendo alcune scorciatoie. Questa è una strategia che potrebbe ripagare nel breve termine perché permette di svolgere gli audit in un tempo breve ma, nel lungo termine, non porterà alcun valore aggiunto perché non può contare su una ricerca approfondita di ciò che si deve correggere o si può migliorare.
Gli audit dovrebbero "crescere" e cambiare con l'azienda, quindi è importante sviluppare sistemi di gestione manutenibili e reattivi che trovino un riscontro nell'attività di controllo esercitata attraverso queste verifiche. Se le organizzazioni vedono gli audit interni solo come un fastidio da togliersi di mezzo il prima possibile, probabilmente faranno fatica a coltivare una cultura del miglioramento continuo e dell'eccellenza operativa che è fondamentale per ottenere la certificazione e mantenerla nel tempo. In più, quando dovranno sostenere gli audit esterni di seconda o terza parte, probabilmente dovranno impegnarsi molto di più per soddisfare i requisiti minimi, poiché potrebbero non aver stabilito una base di operatività solida e flessibile.

Tra gli errori comuni che gli auditor compiono spesso durante una verifica interna c'è anche quello di comunicare male. La mancanza di una comunicazione adeguata può compromettere l'efficacia e il successo dell'attività di auditing perché porta a incomprensioni, rapporti poco chiari e, infine, a sottovalutare aspetti che sarebbe importante evidenziare. Tutto questo, di conseguenza, pregiudica lo scopo del processo che sarebbe quello di rappresentare in maniera puntuale e precisa l'attività dei processi esistenti per supportare il miglioramento continuo. Una cosa fondamentale da tenere presente è impegnarsi per fare in modo che le persone coinvolte si assumano la responsabilità dei problemi ed evitino di dare la colpa ad altri, spiegando che, in un'ottica di miglioramento continuo, non è importante chi sbaglia ma perché ha sbagliato, così da pensare a un modo che possa evitare in futuro che l'errore venga ripetuto, magari da altri.
Negli errori di comunicazione rientra anche la cattiva comunicazione dei risultati dell'audit, con rapporti eccessivamente tecnici, prolissi o difficili da comprendere. Le conseguenze sono possibili fraintendimenti sulla natura e sulla gravità delle non conformità. Occorre adattare la comunicazione ai diversi destinatari (management, responsabili operativi, ecc.) e utilizzare elementi visivi (grafici, diagrammi) per sintetizzare i risultati.

Il nono errore è dovuto alla mancanza di continuità. Gli audit interni ISO 9001 devono essere eseguiti con regolarità, al fine di aiutare le organizzazioni a garantire che siano costantemente alla ricerca di opportunità per migliorare la qualità e l'efficacia del loro sistema di gestione. Operare in questo modo significa identificare e iniziare a lavorare per affrontare rapidamente eventuali non conformità o problemi, rendendo il miglioramento continuo meno oneroso. Il mantenimento della certificazione si basa sul fatto che le aziende considerino la conformità come un processo continuo, non come qualcosa da fare una volta all'anno, giusto per mettere a posto i documenti che verranno visionati dagli auditor di terza parte. Controllando frequentemente i processi, nel tempo, le organizzazioni possono promuovere una forte cultura aziendale del miglioramento continuo.

Anche la poca formazione ed esperienza di un auditor è un errore che spesso si ritrova quando un audit non restituisce all'azienda il valore aggiunto atteso. Senza l'esperienza e le qualifiche appropriate, un auditor può guidare l'azienda lungo un percorso del tutto inutile, in cui si finisce per concentrarsi su aree che non richiedono attenzione e trascurare aree chiave. Fornire una formazione sufficiente e regolare al personale che svolge gli audit interni è un'opzione per ridurre al minimo i rischi, supportare il miglioramento continuo e aumentare l'affidabilità complessiva delle attività di auditing. Un'alternativa è avvalersi dell'aiuto di un professionista esterno qualificato.

Un altro errore è rappresentato dal campionamento inadeguato che non garantisce una valutazione rappresentativa del processo. Le conseguenze sono che le conclusioni basate su evidenze insufficienti o non rappresentative possono rivelarsi false e ci fanno sprecare risorse. Occorre definire una strategia di campionamento basata su criteri oggettivi e considerare il rischio associato alle diverse attività, includendo campioni che derivano da diversi periodi, turni e operatori. Bisogna, ovviamente, anche documentare chiaramente la logica del campionamento.
E' utile aumentare il campione in aree con precedenti non conformità.

Un ultimo errore è la mancanza di un follow-up efficace e il considerare l'audit concluso con l'emissione del verbale, senza un adeguato monitoraggio dell'implementazione e dell'efficacia delle azioni correttive. Le possibili conseguenze sono la ricorrenza delle stesse non conformità e la perdita di credibilità del processo di audit.
Occorre verificare non solo l'implementazione ma anche l'efficacia delle azioni.

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