LA GESTIONE DELLE OPERAZIONI -
SECONDA PARTE

(Prima parte)

La pianificazione

Il primo passo di una buona gestione delle operazioni è la pianificazione. Un operations manager deve pianificare il lavoro in modo da procurarsi gli input necessari al suo corretto svolgimento, stabilire il percorso che questi seguiranno e decidere come gli input verranno trasformati in output.

Perché il processo di pianificazione venga fatto con successo, il responsabile operativo dovrà includere nella progettazione del processo tutte le parti interessate o i loro rappresentanti. Tra i partecipanti alla pianificazione, dunque, dovrebbero figurare tutti coloro che contribuiscono o sono interessati a tali decisioni.

L'attuazione del piano

Quando il processo di pianificazione è terminato, il responsabile operativo deve attuare i piani. Attuare il piano significa semplicemente eseguire tutte le azioni previste dal processo così come è stato pianificato. Questa serie di azioni può essere semplice se si tratta di fare un panino o complessa se bisogna creare un wafer di silicio.

Per capire meglio come funziona la gestione delle operazioni, prendiamo come esempio Paola, mamma di quattro bambini, e studiamo come prepara loro da mangiare.
Paola è un vero e proprio responsabile delle operazioni perché prepara un piano per poter cucinare quello che i suoi bambini desiderano: compra tutto ciò che occorre, si assicura che il cibo venga preparato nella maniera corretta e che venga consegnato nel migliore dei modi al cliente finale (la sua famiglia).
Per preparare i pasti nel minor tempo possibile e con il minor sforzo è essenziale che Paola impari ad utilizzare al meglio le risorse che ha a disposizione: frigorifero, forno, fornello, contaminuti, pentole, piatti, cibo, ecc.
Paola può usufruire anche dell'aiuto di 4 bambini che possono dare una mano:

• Davide, 15 anni
• Stefania, 12
• Amanda, 8
• Daniele, 4

Ognuno dei ragazzini ha dei punti forti e dei punti deboli in cucina.
Davide è bravissimo a preparare le verdure ma è incapace di usare bene il forno. Stefania ama cuocere dolci quindi sa usare il forno molto bene ma non ha ancora capito come far bollire in fretta l'acqua. Amanda è davvero grande quando si tratta di lavare i piatti e di pulire la cucina ma detesta cucinare. Daniele, infine, è bravissimo ad apparecchiare la tavola..

Paola, dunque, per risparmiare tempo e risorse dovrà sfruttare i loro punti di forza nella pianificazione di ogni pasto. Ma come determinare cosa cucinare?
Ogni domenica, Paola si riunisce con i membri della famiglia e chiede loro che cosa vogliono mangiare quella settimana. Da questo elenco, ricava la lista della spesa.
Un responsabile delle operazioni, in genere, si guarda intorno per cercare di trovare fornitori meno costosi possibile. Paola non fa eccezione a questa regola e cerca i prezzi più bassi presso un certo negozio di alimentari più conveniente di altri dove talvolta acquista prodotti ottimi ma non di marca che le permettono di risparmiare qualche soldo. Per risparmiare, usa anche i buoni sconto e acquista in grandi quantità alcuni prodotti che è possibile conservare.
Comprando gli alimenti che piacciono alla sua famiglia, guarda anche gli ingredienti per assicurarsi che le sostanze nutritive adatte alla crescita dei bambini e alla salute di tutti i componenti del nucleo familiare ci siano tutte.

E' a questo punto che incontriamo il primo dei molti compromessi centrali per una buona gestione delle operazioni: confrontare i costi con la qualità. Non sempre, infatti, risparmiare porta reali vantaggi e chi è responsabile di un processo deve aver ben chiara questa affermazione.

Con gli ingredienti ritirati nel frigorifero, Paola procederà a fare una lista di lavoretti da assegnare ai i bambini. Nel preparare questo elenco, si dovrà - naturalmente - assicurare di attribuire il lavoretto giusto alla persona giusta, delegando le singole attività ai figli, secondo le loro forze e in un'ottica di ottimizzazione dell'efficienza dell'intero processo.

Assegnazione dei carichi di lavoro

Ogni persona ha un certo insieme di competenze. In qualità di responsabile delle operazioni, il vostro lavoro sarà di affidare ad ogni collega le attività che è in grado di fare e che si sente di fare. Affidare alcuni compiti a persone che non sono brave a svolgerli, significa aver completamente sbagliato l'assegnazione di ruoli.
E' fondamentale anche comprendere che non tutte le persone che avrete a disposizione saranno brave a fare qualsiasi cosa e che è responsabilità vostra fare il miglior uso delle risorse a vostra disposizione anche quando vi sembra che non vi aiutino molto.

Distribuendo i compiti, assicuratevi di lasciare un po' di lavoro anche per voi. Le persone non amano lavorare per qualcuno che non vedono faticare. È essenziale che vi vedano lavorare anche se il lavoro di un gestore è differente da quello di un operativo.

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La nostra brava mamma chiederà, dunque, a Davide di preparare ogni sera la verdura. Stefania, invece, cucinerà dolci due volte la settimanala settimana mentre Amanda darà una mano a Paola per pulire la cucina un paio di sere alla settimana. Ogni sera, poi, Paola darà una mano a Daniele ad apparecchiare la tavola.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':