Ogni lunedì mattina, il responsabile di un sistema di gestione si siede alla scrivania e si pone due domande: "Dove vogliamo arrivare?" e "Cosa devo fare oggi?". La prima è pianificazione, la seconda è programmazione. Confonderle è un po' come scambiare la bussola con l'orologio: entrambi servono per orientarsi, ma in modi completamente diversi.

Pianificazione - Osservare il bosco

La pianificazione è il processo che definisce gli obiettivi strategici, identifica le risorse necessarie e traccia la rotta per raggiungerli. Ha un orizzonte temporale esteso, abbraccia la flessibilità e si concentra sul "perché" e sul "cosa".

Nell'ambito dei sistemi qualità, pianificare significa chiedersi ad esempio: "Come possiamo trasformare il nostro sistema qualità nei prossimi tre anni per anticipare le esigenze del mercato?" Il quality manager che pianifica potrebbe decidere di integrare l'intelligenza artificiale nel controllo qualità, definendo un progetto triennale che preveda la formazione del personale, alcuni investimenti tecnologici e una revisione dei processi.

In campo ambientale, la pianificazione potrebbe provare a rispondere a domande come: "Come raggiungere la carbon neutrality entro il 2030?" Il responsabile della ISO 14001 potrebbe pianificare una strategia che includa la transizione energetica, l'economia circolare e il coinvolgimento della supply chain.

Per ciò che riguarda salute e sicurezza, pianificare significa immaginare: "Come ridurre gli infortuni del 50% nei prossimi cinque anni?" Il responsabile sicurezza può progettare una strategia che consideri l'invecchiamento della forza lavoro, l'evoluzione tecnologica e i cambiamenti organizzativi da implementare per tempo.

Programmazione - Vedere il singolo albero

La programmazione traduce la pianificazione in azioni concrete, definisce sequenze temporali precise e assegna risorse specifiche. È il regno del "come", "quando" e "chi".

Nel quality management, programmare significa, ad esempio, stabilire quando effettuare gli audit interni e assegnare specifici auditor a determinati processi. Il responsabile qualità che programma sa che l'audit del processo di approvvigionamento si svolgerà martedì 15 maggio dalle 9:00 alle 12:00 con Marco e Giulia come team di audit.

Per la ISO 14001, la programmazione definisce che i monitoraggi delle emissioni atmosferiche si effettueranno ogni primo lunedì del mese alle 8:00, con il tecnico Rossi che utilizzerà lo strumento X per misurare i parametri Y e Z.

Nella sicurezza, infine, programmare significa stabilire che le ispezioni settimanali dei DPI si svolgono ogni venerdì alle 16:30, con una checklist di 15 punti da verificare in 30 minuti.

Strategia e operatività devono dialogare

Un sistema di gestione ha successo quando pianificazione e programmazione dialogano. Facciamo un esempio concreto: la pianificazione stabilisce l'obiettivo di ridurre l'impatto ambientale del 30% in tre anni. La programmazione risponde programmando verifiche mensili dei consumi energetici, audit trimestrali ai fornitori critici e revisioni semestrali degli obiettivi.

Il feedback è bidirezionale: quando gli audit programmati rivelano che il 70% delle non conformità deriva da un singolo processo, la pianificazione si adatta ridefinendo le priorità strategiche.

L'errore del micro-management è quello di confondere la programmazione con la pianificazione che dovrebbe stare a monte. Si tratta di perdere di vista il bosco e di concen trarsi solo su un ramoscello. Se, ad esempio, "programmo" di implementare l'aconomia corcolare nei prossimi anni, in realtà sto cercando di pianificare qualcosa ma senza la strategia necessaria a capire esattamente cosa devo fare per programmare a dovere tutto ciò che mi serve per centrare il mio obiettivo.

Anche gli strumenti da utilizzare sono molto diversi nei due casi. Per pianificare useremo l'analisi SWOT, l'analisi del contesto (come previsto dalle norme ISO relative ai sistemi di gestione) o la balanced scorecard. Per programmare, invece, sarà utile avere un gantt per la gestione operativa, delle checklist standardizzate e altri strumenti di questo tipo.

Un professionista dei sistemi di gestione che fa questo lavoro da poco, potrebbe vedere solo tante attività da completare. Un collega senior, al contrario, dovrebbe vedere un futuro da costruire attraverso la pianificazione e saperlo trasformare in passi concreti.

La prossima volta che scrivete qualcosa sul vostro calendario, chiedetevi: "Sto riempiendo solo caselle a caso o sto seguendo una strategia ben precisa per costruire il nostro futuro?"