Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[giusma]

ciao a tutti
sono alle prese con la valutazione degli auditor in addestramento: è stato definito un percorso formativo, ora sono stati assegnati ai team di audit, inseriti nel programma etc. Tra 10 gg inizieranno l'attività.
resta da costruitre una scheda che raccolga alcuni elementi da valutare durante l'audit, che diano un giudizio complessivo sulla persona

vi chiedo consigli al riguardo. cosa mettereste?
pensavo alla puntualità, partecipazione, motivazione (desumibili dalle domande che fa, dal grado di concentrazione, dall'attenzione, etc), esecuzione dei compiti assegnati...

non vorrei però creare una serie di item simili, cosicchè il lead auditor (chiamato a compilare la scheda) si trovasse in pratica a ripetere il giudizio (pos o neg) rispondendo quasi in automatico a tutti gli item.
insomma, nella scheda mettere delle domande che tocchino diversi aspetti del ruolo di auditor? mi sono spiegato? mi aiutate?
grazie

[arpier]

Ciao Giusma,
ti consiglio di leggere attentamente la EN ISO 19011:2002.
Tra le tantissime cose, guarda prima dell'allegato ZA, forse qualcosa ti può aiutare.

[QualitiAmo - Stefania]

Le cose da valutare sono essenzialmente 4:

- cultura (norme di riferimento, tecniche di esame, principi pianificazione, ecc.)
- competenza
- esperienza
- attitudine (comunicazione, organizzazione, ecc.)

[dario]

[arpier]

Grazie Dario.
... Ahimè, ogni settimana effettuo anche questo tipo di controllo/verifica nei confronti di nuovi Auditor, oppure nei confronti di Auditor che sono già qualificati con altri Enti di Certificazione.

Aggiungerei altre cose, ma forse in questa fase alcune cose sono eccessive:
Istruzione, esperienza di lavoro, formazione.... e una cosa da non sottovalutare è la conoscenza/aggiornamento legislativa (internazionale, nazionale, regionale, ecc.), normativa, ecc.

[Coccinella]

Prendo nota di tutto perchè questa cosa serve anche a me. Grazie!!!

[dario]

[arpier]

Il contatto con le persone mi piace un casino, potermi confrontare mi piace un casino, ma ogni settimana devo valutare/controllare almeno 7/8 persone, considerando che non faccio solo questo, incominciano ad essere un pò tanti.

L'ahimè sta anche nel fatto che riscontro ...alcune volte... la non "brillante" conoscenza dei requisisti cogenti applicabili e norme basilari da parte di auditor (per non parlare degli aggiornamenti).

Considerato il fatto che ogni giorno, studio almeno e dico almeno 3/4 leggi, norme, ecc. (e tutti i giorni invio ai diretti interessati l'email con queste novità), resto a bocca aperta, come qualcuno si avventura nell'effettuazione degli audit senza conoscerle e di conseguenza apportare il famoso "valore aggiunto".

Pierpaolo

[giusma]

eihlà, grazie davvero
ho preparato una semplice scheda con alcuni item, prendendo spunto anche dalla 19011, vedete un pò

1. CARATTERISTICHE PERSONALI
puntualità (presenza in orario)
partecipazione (presenza attiva, interesse, attenzione)
appropriatezza degli interventi (sia durante l'audit che nelle riunioni del team, pre e post)
comunicazione (attitudine all'ascolto, efficace nell'esprimersi)

2. CONOSCENZE ED ABILITA' GENERALI
conoscenza delle procedure gestionali del SGQ sugli audit e sulle NC, AC e AP
conoscenza dei processi da auditare
compilazione dei documenti di audit (check list, modulo NC, AC e AP)

3. VALUTAZIONE COMPLESSIVA

la scheda va compilata dal lead auditor

[dario]

Ciao Giusma, ti do la mia impressione:

1. CARATTERISTICHE PERSONALI
puntualità (presenza in orario) - intendevi arrivo in orario, vero?
partecipazione (presenza attiva, interesse, attenzione) - come valuti l'interesse? come valuti l'attenzione?
appropriatezza degli interventi (sia durante l'audit che nelle riunioni del team, pre e post) - non sarebbe meglio semmai dare un "malus" all'inappropriatezza di interventi fuori luogo? Spero bene che gli interventi siano appropriati...
comunicazione (attitudine all'ascolto, efficace nell'esprimersi)

2. CONOSCENZE ED ABILITA' GENERALI
conoscenza delle procedure gestionali del SGQ sugli audit e sulle NC, AC e AP - mi mancano i reclami
conoscenza dei processi da auditare - io valuterei la capacità di entrare in materia, visto che spesso si vanno ad auditare processi estranei al proprio ambito di competenza
compilazione dei documenti di audit (check list, modulo NC, AC e AP)

3. VALUTAZIONE COMPLESSIVA

Per una valutazione ricordati di definire criteri trasparenti e scale, per evitare il più possibile ricorsi o valutazioni troppo soggettive...
Io metterei prima gli aspetti generali, poi quelli personali ma è un dettaglio ciao ciao

[giusma]

dario grazie
1. certo, intendevo arrivo in orario
2. come valuto l'interesse, attenzione: l'auditor ha mostrato distacco? si alza, esce, telefona, etc. questo item può collegarsi al successivo
3. preferirei parlare in positivo, del bonus: non l'ho detto, ma accanto a ciascu item ho messo una scala da 1 a 5 con accanto spazio per ev. note. Con i numeri casomai esprimo i casi negativi.
4. è vero, non l'ho citata quella sui reclami, ne discuto con la mia (unica ) collaboratrice, grazie
5. intendevo comunque conoscenza a grandi linee (si tratta di auditor in addestramento, gli esperti sono i lead, ai quali ho cercato di assegnare secondo la propria competenza ed esperienza gli audit nei vari servizi). Noi abbiamo tutte le procedure inserite nell'intranet aziendale, quindi facilmenete reperibili e consultabili. Ebbene avessero cura di leggerle... e arrivare all'audit conoscendo perlomeno i flussi, i responsabili, gli obiettivi e quant'altro (l'inapporpriatezza degli interventi può risultare dall'ignoranza sulle conoscenze di base dei processi)

in sostanza la scheda è calata sulle criticità della nostra azienda che si sono presentate durante i precedenti programmi di audit da parte degli auditor: scarsa attenzione e professionalità, ignoranza del contesto, partecipazione ridotta (fa tutto il lead auditor, l'auditor si deresponsabilizza se può, anche per mancata integrazione, etc)
Tieni presente che è la prima volta che si è iniziato un vero percorso di formazione addestramento, finito il programma di audit (giugno) verranno discussi (=check) i risultati, e la scheda verrà sottoposta ad eventuale revisione per migliorarla
Ma penso che le cose cambieranno. La cosa sta diventando seria, udite, udite: ci sono forti proposte in azienda (da parte dei sindacati, azienda pubblica) di far corrispondere un gettone di presenza per ogni audit effettuato. Penso che la figura auditor avrà un ruolo giustamente rilevante. Però, però...dovrà meritarlo!

se qualcuno vuole suggerire ancora qualcosa...grazie

ciao

[Stregatto]

Mi sembra che i suggerimenti ricevuti siano completi. Buon lavoro giusma!

[massimo2mila2]

la 19011 divide le capacità dell'auditor in 3 categorie:

A) caratteristiche personali
- eticità
- apertura mentale
- diplomazia
- perspicacia
- versatilità
- tenacia
- risolutezza
- sicurezza

come valuto queste caratteristiche psicologiche?

b) conoscenze
- principi procedure tecniche di audit
- sistema di gestione e documentazione
- situazioni organizzative
- leggi applicabili
- conoscenze specifiche da lead auditor
- conoscenze specifiche (in questo caso sistemi di qualità)
(in base al curriculum? studio autonomo? una laurea in ingegneria può bastare se ha previsto dei corsi specifici?)

c) esperienza di lavoro
- sul campo
- formazione (di che tipo) come auditor
- affiancamento ad un auditor esperto

il problema è valutare ciascuna di queste caratteristiche che non essendo rigidamente definite lascia un po' di arbitrarietà.

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Massimo. Certo molto dipenderà dalla tua sensibilità, almeno per quanto riguarda le caratteristiche personali/psicologiche.

Ma non è così anche, ad esempio, per un medico? Puoi valutare gli studi che ha fatto e i voti che ha ricevuto ma un bravo medico deve anche saper trattare con i pazienti ed avere umanità e queste non sono cose che si imparano a scuola. Andranno giudicate in base alla sensibilità e all'esperienza di chi lo dovrà far lavorare.

Per quanto riguarda le conoscenze specifiche, non importa in che modo la persona ha certe nozioni, l'importante è che le abbia e per verificarlo l'unico modo è quello di metterla alla prova (con un questionario, con una prova pratica o in altro modo.

[massimo2mila2]

http://digilander.libero.it/marabel1980/d/reqaudit.pdf

qualcosa del genere per definire i criteri... magari affinandolo un pochino?