LA MATRICE PICK
Che cos'è e a cosa serve una matrice PICK?
La matrice PICK è uno strumento utilizzato nell'ambito della metodologia Lean Six Sigma che è stato sviluppato dalla Lockheed Martin per supportare il processo decisionale e la definizione delle priorità. Serve a classificare visualmente le possibili opzioni partendo da quella poco attraente per arrivare alla più attraente.
L'acronimo PICK deriva dalle quattro designazioni date alle opzioni considerate:
- "Possible" (Possibile) – Si tratta di opzioni a basso impatto, facile da portare avanti. Sono i compiti migliori da svolgere perché sono facili anche se non hanno un ritorno molto alto;
- "Implement" (Da implementare): Sono opzioni da cogliere assolutamente perché sono ad alto impatto e facili da eseguire. Si tratta di attività dure da affrontare ma che valgono lo sforzo che si compirà nello svolgerle;
- "Challenge" (Sfidanti) – Sono opzioni ad alto impatto ma difficili da portare avanti;
- "Kill" (Lasciar perdere) – Sono opzioni da non considerare perché a basso impatto e difficili da realizzare. Si tratta di opzioni che non valgono alcuno sforzo da parte nostra
La matrice si disegna ponendo sull'asse delle ascisse la difficoltà di realizzazione e su quello delle ordinate l'impatto che avrebbero queste opzioni, qualora si scegliesse di implementarle. L'asse X rappresenta lo sforzo per implementare un'idea mentre l'asse Y rappresenta l'impatto previsto. Per iniziare a usare la matrice, bisogna farsi due domande:
- "Quanto è grande l'impatto sulla soluzione del problema?"
- "Quanto impegno serve per implementare la soluzione?"
All'interno dello spazio delimitato dal piano cartesiano si tracciano i punti che andranno a rappresentare le opzioni, i progetti, i problemi, ecc. in base a dove si ritiene che ricadano in termini di payoff o impatto e di difficoltà. Una volta completata la matrice PICK, è facile vedere a colpo d'occhio cosa affrontare immediatamente e cosa, invece, non va affrontato o va affrontato con più tempo e/o risorse a disposizione. Un metodo valido per disegnare la matrice e riportare al suo interno i punti consiste nell'esaminare la questione con diverse persone che provengono da diversi reparti e che lavorano a livelli diversi all'interno dell'organizzazione. Il consiglio è di lasciare che tutti riportino i loro puntini sullo schema e solo dopo discutere i diversi punteggi per accorgersi di ciò che non si era visto ed esaminato.
La matrice PICK è estremamente utile perché, a volte, capita di iniziare a lavorare su un'attività per poi rendersi conto che non valeva la quantità di impegno richiesto per completarla. Quando pensiamo di intraprendere un nuovo compito o di iniziare un progetto, dovremmo sempre chiederci: "Qual è degno di essere scelto per primo?" Questo approccio è fondamentale per assicurarci di lavorare con la massima efficienza e garantisce anche che le cose che completiamo faranno davvero la differenza sul posto di lavoro. I progetti ad alta intensità di lavoro possono valere il nostro tempo se assicurano un guadagno grande ma dovrebbero essere scartati se riteniamo che comportino un misero guadagno. Progetti semplici che comportano un basso guadagno possono, invece, valere comunque lo sforzo se servono poco tempo e uno sforzo basso per completarli.
Una matrice del genere è anche molto utile quando abbiamo un problema con diverse soluzioni che potrebbero essere applicate. Per i problemi operativi, infatti, possiamo trovare soluzioni tramite un semplice brainstorming ma, quando i problemi si fanno più complessi, si dovrà fare un uso maggiore della ricerca e dell'analisi e, nel passaggio dalla formulazione del problema alla sua soluzione, passeremo da un fase di divergenza in cui si generanno più idee possibili (ad esempio durante un brainstorming) a una fase di convergenza per limitare il numero di idee e di soluzioni su cui ragionare seriamente. Uno dei metodi per convergere meglio e arrivare a una selezione delle soluzioni migliori consiste proprio nell'utilizzare la matrice PICK.
Ad un livello più alto, la matrice PICK viene utilizzata nel contesto della gestione delle attività, della produttività e del project management.