ISO 9001:2015 - AUDIT ALLE RISORSE
UMANE
Come preparare la checklist per l'audit alle risorse umane in un'ottica di ISO 9001
L'audit alle Risorse Umane come strumento di miglioramento
La crescita di un'organizzazione dovrebbe essere sempre presente se si punta a un successo di lungo termine. Per riuscire in questo difficile compito, occorre individuare i punti deboli e migliorarsi in continuazione.
L'audit è una parte essenziale nel processo di conduzione di un riesame delle performance e uno studio approfondito dei processi aziendali è importantissimo per comprendere eventuali punti deboli.
Per ciò che riguarda le risorse umane, invece, la loro gestione strutturata e strategica inizia negli anni '80, come un'evoluzione della classica gestione del personale. La gestione delle risorse umane copre i processi di:
- assunzione;
- formazione;
- fidelizzazione dei profili;
- gestione dei livelli di retribuzione;
- gestione delle performance delle singole persone;
- analisi dei fabbisogni in base ai cambiamenti che l'organizzazione vuole implementare, in modo da assicurare le persone giuste al momento giusto
L'audit nell'area delle risorse umane è il processo di esame approfondito e obiettivo delle politiche dell'organizzazione relativamente alle risorse umane,
dei processi, delle procedure e dei documenti di supporto, dei sistemi, delle pratiche e delle strategie adottate. L'audit offre alle organizzazioni l'opportunità di valutare ciò che stanno facendo
bene e ciò che, al contrario, potrebbe essere migliorato o fatto in modo diverso, più efficiente e a un costo ridotto.
Gli audit interni servono per raccogliere evdenze su come funzionino i processi in un'organizzazione, in modo da valutare la misura in cui gli standard di riferimento vengono rispettati (in questo caso specifico, la ISO 9001:2015). Le organizzazioni effettuano audit interni prima che gli auditor di terza parte effettuino il loro audit per rilasciare la certificazione ISO 9001 come una sorta di guida per affrontare in anticipo eventuali problemi all'interno delle singole aree nelle quali sono stati evidenziati.
Checklist e requisiti ISO 9001
Per facilitare questo lavoro, solitamente, si utilizzano delle checklist anche se nessuna lista di riscontro sarà applicabile universalmente perché dovrebbe essere elaborata in base alla specificità dell'azienda e del settore in cui opera. È importante ricordare che questa checklist non deve guardare solo ai requisiti dello standard ISO 9001:2015 ma affrontare anche le personalizzazioni che sono state messo in atto presso l'organizzazione. Le procedure delle risorse umane, infatti, indicano come l'organizzazione ha interpretato e implementato i requisiti dello standard e come queste decisioni sono diventate parte del sistema qualità e devono essere anch'esse verificate.
La ISO 9001 si basa su sette principi della qualità tra i quali ne troviamo uno che fa riferimento alla gestione delle risorse umane, trattando del loro coinvolgimento. Tra i requisiti da riferire a quest'area, al punto 7 della ISO 9001:2015 troviamo che il personale deve possedere le capacità e le competenze necessarie per la produzione e la fornitura di prodotti e servizi di qualità, che deve supportare la conformità dei prodotti e servizi ai requisiti di riferimento e che deve essere consapevole, cioè a conoscenza dei propri doveri, poiché questa consapevolezza è fondamentale nella produzione di prodotti e servizi di qualità. Un audit interno dovrà valutare tutto questo.
In questi requisiti della ISO 9001 sono incluse tutte le persone sotto il controllo dell'organizzazione che possono influenzare le prestazioni e l'efficacia del sistema di gestione della qualità.
Assicuratevi che la vostra checklist comprenda, almeno, una verifica dei seguenti fattori:
- documentazione della competenza e della consapevolerzza delle persone;
- registrazioni degli interventi formativi;
- collegamenti tra i fabbisogni identificati, la mappa delle competenze e la formazione erogata;
- i feedback relativi alla formazione erogata;
- la definizione dei ruoli e delle responsabilità;
- la definizione delle singole job description
Fase di pre-audit: pianificazione e raccolta dati
Prima di avviare l'audit, nella fase del cosiddetto pre-audit, è un'ottima idea avere bene in mente la mission, la vision, gli obiettivi e i valori dell'organizzazione
e vedere come sono declinati in quest'area. L'audit dovrà anche valutare la misura in cui il personale è a conoscenza degli obiettivi dell'azienda. Durante questa fase, dovreste decidere quali dati ottenere più utili da raccogliere e, se c'è un'area specifica che richiede miglioramenti, è proprio sui questa che dovreste puntare.
Il nostro consiglio è di lasciare che gli indicatori delle risorse umane guidino queste decisioni. Se state tenendo traccia dei principali indicatori dei processi relativi alla gestione delle risorse umane come, ad esempio, il tasso di dimissioni o il tempo complessivo necessario per gestire una nuova assunzione, probabilmente avrete già le idee chiare su dove occorrono miglioramenti.
Stabilite obiettivi chiari e definiti per il vostro audit e create un piano d'azione per raggiungerli.
Il passo successivo è parlare con le persone che lavorano in questo ambito e raccogliere quante più informazioni possibili: organigramma, manuale del dipendente, politiche, job description, moduli, ecc. per determinare se le informazioni
fornite si allineino con le pratiche effettive. Se vengono individuate delle carenze, è importante adottare misure per correggerle. In questa fase di analisi dei dati, valuterete i processi, le procedure, le politiche, i documenti e i dati che avrete deciso di controllare nel passaggio precedente. Raccogliete le informazioni in modo organizzato, in modo da poter trarre conclusioni valide.
Preparate, in ultimo, un rapporto con i risultati dell'audit che contenga i risultati e le raccomandazioni che aiuteranno il team delle risorse umane a migliorare.
I vantaggi di un audit alle Risorse Umane
Ci sono molti vantaggi nell'effettuare un audit nell'area delle risorse umane perché vi offre una visione ampia di un settore fondamentale per la crescita e il miglioramento della vostra organizzazione. Conoscere il funzionamento di questo dipartimento, consente alla vostra azienda di rilevare potenziali problemi e/o aree di miglioramento. Inoltre, come risultato dello svolgimento dell'audit, si può vedere dove il team delle risorse umane sta già facendo un ottimo lavoro. Evidenziare ciò che viene fatto bene può essere ottimo per il morale. Capire come funziona ogni area del dipartimento e come si integra nell'azienda è essenziale per andare avanti con gli obiettivi dell'azienda.