Project management: un'introduzione
Impariamo a gestire i progetti
Il Project Management: questo sconosciuto
Conoscere bene il Project Management porta a noi professionisti della Qualità almeno due vantaggi:
- impariamo a gestire al meglio i progetti che ci vengono affidati, a incominciare dall'implementazione del sistema qualità all'interno della nostra organizzazione;
- possiamo muoverci più agevolmente in quel ginepraio che è la fucina dei progetti (a seconda dei contesti: l'Ufficio Tecnico, il Laboratorio, lo Sviluppo Software, ecc.).
Che cos'è un progetto?
Poniamo il caso che a Marco, il nostro project manager immaginario, venga avvicinato dal Direttore Vendite della banca dove lavora perché vuole discutere l'implementazione di una nuova campagna di direct mail a tutti i clienti i cui nominativi sono presenti nel database dell'Ufficio Commerciale. Lo scopo di questa campagna e-mail è quello di invitare i clienti a visitare il sito web della società per vedere la nuova linea di prodotti. Una parte del progetto richiede anche che il sito web aziendale venga aggiornato in modo che sia pronto per la campagna di marketing. Tutto questo sembrerebbe proprio essere un bel progetto, vero? Ma lo è davvero?
Progetti e normale operatività
In alcune organizzazioni, è tutto un progetto. In altre, invece, i progetti sono esercizi più unici che rari. C'è una linea sottile, infatti, che distingue i progetti e la normale operatività e spesso queste entità separate si sovrappongono. Vediamo, dunque, di comprendere bene quali sono le similitudini e le differenze tra un progetto e una normale operazione.
Partiamo col dire che entrambi coinvolgono le persone e che entrambi, solitamente, dispongono di risorse limitate: persone, denaro, o entrambi. Entrambi, poi, si auspica siano ben pianificati, eseguiti e supervisionati da un responsabile. Dunque che cos'è un progetto e come si fa a sapere se se ne sta gestendo uno?
La definizione che meglio inquadra un progetto è quella che lo ritiene "uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto unico o un servizio". Bene! Abbiamo appena imparato una cosa importantissima: il progetto è temporaneo, quindi ha una data di fine. Non solo, "unico" significa che il risultato finale del progetto deve essere diverso da altri.
Nell'esempio citato, a Marco viene chiesto di gestire una campagna di direct mail rivolta a tutti i clienti della banca. Secondo voi questo è un progetto? Certamente, se la banca non ha mai portato a termine un compito simile e se non ci sono reparti interni dedicati che facciano questo tipo di lavoro regolarmente. Assolutamente no, invece, se ci si occupa già regolarmente di inviare e-mail ai clienti per segnalare nuovi prodotti commerciali.
Spesso i progetti vengono confusi con le normali attività relative alle diverse aree aziendali: marketing, vendite, produzione, e così via. La spia che ci indica se siamo davvero davanti a un progetto è che, in questo caso, avremo una data di fine e che ciò che dovremo fare sarà ben distinto da altre attività all'interno dell'organizzazione.
I risultati finali dei progetti, ovviamente, possono comportare nuove operatività. Ad esempio, immaginate un'azienda che porti avanti la creazione di un nuovo piccolo aereo personale. Il team di progetto dovrà progettare un aereo da zero. Questo progetto avrà un inizio e una fine ma non sarà necessariamente di breve termine. Potrebbero essere necessari anni per passare dall'idea alla sua realizzazione. Un progetto di questa portata, infatti, può richiedere moltissimi prototipi prima di avere un modello pronto per il mercato. In aggiunta, ci sono innumerevoli regolamenti, questioni di sicurezza e problemi di controllo qualità che dovranno essere vagliati prima di completare il prodotto. Una volta, quindi, che il piano iniziale sarà stato ben progettato, approvato e implementato, il risultato finale del progetto (il prodotto) andrà a costituire la normale operatività dell'azienda.
L'operatività di un'azienda è costituita dalle operazioni che si svolgono giorno per giorno all'interno dell'organizzazione. Le normali attività, infatti, sono il cuore delle organizzazioni; i progetti, invece, sono sforzi a breve termine che non rientrano nella normale operatività. Una volta che il progetto è completato, il team del progetto si sposta su nuovi progetti e attività mentre le persone che materialmente costruiscono gli aerei o le auto sulla linea di montaggio continueranno a creare aeroplani e macchine a seconda delle richieste del mercato, senza una data prevista per la fine delle loro attività.
Alcuni esempi
Alcuni esempi di progetti includono:
- progettare un nuovo prodotto o servizio;
- costruire un nuovo magazzino;
- spostare l'organizzazione da un edificio all'altro;
- organizzare una campagna politica.
Le fasi
Tutti i progetti iniziano con un'idea. L'idea riguarda la creazione di un nuovo prodotto o di un nuovo servizio e, solitamente, include una vision di come sarà il risultato finale. Successivamente, si affina meglio il concetto iniziale e si arriva a pianificare il progetto. Per farlo, occorrerà rivederne i requisiti e verificare che le esigenze di chi ha avviato il lavoro possano essere integralmente soddisfatte. Durante l'esecuzione del progetto si effettuano, poi, continui monitoraggi ed eventuali aggiustamenti per controllare che gli obiettivi vengano correttamente perseguiti e che i tre criteri di gestione del progetto (tempistiche, qualità e costi) vengano tenuti ben presenti.