Il paragrafo 4.4 della ISO 9001:2015 - Sistema di Gestione per la Qualità e relativi processi

di Staff di QualitiAmo

Paragrafo 4.4

Il paragrafo 4.4, l'ultimo del quarto capitolo, della ISO 9001:2015, è simile al paragrafo 4.1 della ISO 9001 precedente (la parte relativa ai processi in outsourcing è stata spostata ai nuovi paragrafi 8.1 e 8.4) anche se viene richiesto qualcosa in più rispetto alla versione precedente dello standard in quanto la norma prevede requisiti specifici per l'adozione di un approccio per processi.

Le novità introdotte dal paragrafo

Tra le novità introdotte dal paragrafo troviamo:

• la necessità di determinare i rischi (cioè, secondo la definizione della stessa ISO, l'effetto dell'incertezza su un risultato atteso) e le opportunità associati ad ogni processo
• una rinnovata attenzione agli indicatori per garantire una buona operatività dei processi e un loro efficace controllo

Come sappiamo, la ISO 9001 parla di processi da quasi vent'anni. La ISO 9001:2015 non fa altro che continuare su questa strada fornendo un po' più di chiarezza sui componenti di un processo. Questo paragrafo, in particolare, spiega che ogni organizzazione deve stabilire, attuare, mantenere e migliorare con continuità un sistema di gestione della qualità per fornire i prodotti, i servizi e le prestazioni richiesti dal campo di applicazione.

I requisiti del paragrafo

Nella ISO 9001:2015, proprio come nella ISO 9001:2008, si richiede che l'organizzazione determini i processi necessari per il Sistema Qualità e la loro applicazione.

Nel fare questo, l'azienda dovrà determinare un certo numero di dettagli chiave che costituiscono i requisiti del paragrafo quali:

• gli input richiesti e gli output attesi per ogni processo – Gli input, generalmente, si ricevono da un altro processo e possono essere materiali, informazioni documentate, servizi, semilavorati, ecc. Gli output, invece, consistono in ciò che esce da un processo al suo termine e possono andare ad alimentare come input un altro processo
• la sequenza e l'interazione dei processi – Anche le organizzazioni più semplici e piccole hanno più di un processo. La norma richiede che questi processi siano messi in un ordine logico, partendo — ad esempio — dal processo relativo agli acquisti e arrivando — sempre come esempio — al processo relativo alla logistica
• i criteri, le metodologie, le misurazioni e gli indicatori necessari per assicurare un'efficace operatività e un controllo dei processi – I processi devono essere verificati in qualche modo per assicurarci che ottengano i risultati per cui sono stati progettati
• le risorse necessarie – Le risorse possono essere di diverso tipo. Possiamo avere, ad esempio, le materie prime, i fornitori, le specifiche, le persone, i servizi, ecc. Alcuni processi partono bene, salvo poi interrompersi bruscamente quando ci si trova a rendersi conto che mancano le risorse necessarie a mandarli avanti e questo può capitare ogni volta che non si pianificano adeguatamente. Pianificare l'utilizzo delle risorse serve proprio per evitare tutto questo
• le singole responsabilità e autorità per ogni processo – Ogni processo ha qualcuno che ne è responsabile e questo è il primo livello di responsabilità. Le responsabilità, però, non si esauriscono qui perché, ad esempio, ci possono essere altre persone responsabili per le singole attività che si svolgono al suo interno
• i rischi e le opportunità legati ad ogni processo – Qui è dove vediamo la relazione diretta con il punto 6.1 della norma quindi il nostro suggerimento è di adempiere prima ai requisiti di questo punto e di tornare poi indietro al 4.4 per completare la descrizione dei processi con i rischi e le opportunità che possono influenzarli
• quali azioni andranno implementate per gestire questi rischi e queste opportunità
• le metodologie da applicare per misurare, monitorare e valutare i processi e controllarne eventuali modifiche, per essere certi che gli output soddisfino i requisiti – Come fate a sapere se un processo è efficace o meno? Nella descrizione del vostro processo deve anche esserci il modo per misurarne e monitorarne i risultati, identificando eventuali scostamenti rispetto agli obiettivi che ci si è posti
• i processi necessari per esplorare nuove opportunità e le responsabilità del miglioramento dei processi e dell'intero Sistema Qualità
• le potenziali categorie di miglioramento che sono applicabili ai processi – Tra le categorie che possiamo individuare abbiamo la riduzione dei costi, miglioramenti di efficienza, diminuzione delle non conformità, miglioramento della soddisfazione dei clienti, ecc. Quando determinerete le opportunità di miglioramento, sforzatevi di pensare al singolo processo e pensate ai rischi e alle opportunità che avete individuato al punto 6.1 della norma. Saranno questi ragionamenti che vi porteranno a migliorare sensibilmente
• mantenere informazioni documentate per supportare il funzionamento dei processi
• conservare informazioni documentate per avere fiducia in una loro conduzione coerente rispetto a quanto pianificato

(Continua nella seconda parte)

PER SAPERNE DI PIÙ:

Paragrafo 4.4 della ISO 9001:2015 – parte seconda Paragrafo 4.1 della ISO 9001 precedente Paragrafo 6.1 della ISO 9001:2015 – Azioni per affrontare rischi e opportunità Paragrafo 7.5 della ISO 9001:2015 – Informazioni documentate Guida all'implementazione della ISO 9001 L'approccio per processi nella ISO 9001:2015 Tutti gli articoli sulla ISO 9001