TEAM BUILDING: GESTIRE I GRUPPI DI LAVORO

Abbiamo avuto modo di dire molte volte in passato che, perché l'impegno profuso all'interno di un'organizzazione si trasformi in un vero e proprio successo in ogni ambito del business, occorre promuovere il lavoro di gruppo e sapere cosa significhi davvero fare team building.

Per impostare un buon lavoro di gruppo, dunque, occorre, prima di tutto, riflettere su alcuni punti e soffermarsi su domande che sorgono spontanee affrontando l'argomento. Ad esempio:

• Perché abbiamo bisogno di fare team building?
• Qual è la dimensione giusta per il gruppo di lavoro che vogliamo avviare?
• Quali sono i principali fattori che tendono a contrastare il team building?
• Come funziona un team efficace?
• Quali sono i modi di fare che ne aumentano il rendimento?
• Come si sviluppa un team?

Perché abbiamo bisogno di fare team building?

Iniziamo a rispondere alla prima domanda: perché abbiamo bisogno di fare team building?

La ragione è molto semplice. Un team che lavora in maniera efficace è lo strumento più potente in circolazione per sviluppare e far crescere le persone e per ottimizzare le attività da compiere.
Le organizzazioni che sono disposte a ripensare in un'ottica più moderna le vecchie metodologie di lavoro e che vogliono far sviluppare le proprie risorse umane facendole lavorare insieme, possono trarre grandi benefici da questa metodologia, aumentando la qualità dei prodotti/servizi che vendono e la loro produttività.

Questo modo di lavorare supporta la crescita della forza lavoro e la rende motivata, impegnata e maggiormente coinvolta in ciò che fa.
Una ricerca condotta dall'American Society of Training and Development ha dimostrato che le aziende che si sono orientate verso il team building hanno visto aumentare parecchio produttività, qualità, soddisfazione dei clienti e dei collaboratori oltre ad aver sviluppato una maggiore capacità di risolvere i problemi e le eventuali controversie.
I risultati di questa ricerca sono lì a testimoniare che una squadra che lavora in maniera efficace consente a ciascuno dei membri di diventare più intelligente, più creativo, più socievole e di sviluppare in pieno la propria personalità.

Qual è la dimensione giusta di un gruppo di lavoro?

E veniamo alla seconda domanda: qual è la dimensione giusta per un gruppo di lavoro?

Dobbiamo essere coscienti che il numero di persone che consente di lavorare in modo davvero efficace varia da quattro a sette. Il limite inferiore di quattro persone è dovuto al fatto che, per consentire dei risultati positivi all'interno del gruppo, occorre un minimo di massa critica.
Il limite superiore di sette, invece, si deve al fatto che quando una persona fa parte di un team efficace ed ottiene buone prestazioni, diventa molto fiduciosa e consapevole di se stessa perché si sente soddisfatta di aver lavorato bene. Per ottenere questo risultato, però, occorre che queste persone possano concentrarsi insieme agli altri membri della squadra e questo è molto più difficile se cerchiamo di mettere insieme troppi elementi.

C'è dunque un limite a quante persone possiamo far crescere nello stesso gruppo?
Esiste e dipende dalle dimensioni dell'organizzazione e dalla tipologia di compiti che vengono assegnati al team. Quando iniziamo a fare team building assicuriamoci, dunque, di verificare in tutte le fasi che tutti i membri siamo sempre pienamente coinvolti e che siano stati messi in grado di offrire il proprio contributo.

Quali sono i principali fattori che tendono a contrastare il team building?

I fattori che tendono a contrastare il lavoro di team building sono facilmente elencabili:

• perdite di tempo;
• membri che non riescono a lavorare bene insieme agli altri;
• mancanza di uno scopo e di una direzione da seguire comuni;
• mancanza di chiarezza per quanto riguarda i ruoli ricoperti all'interno del team;
• mancanza di sostegno da parte dei responsabili;
• dispersione dell'attenzione che non viene incanalata verso l'obiettivo finale;
• formazione di sottogruppi all'interno del gruppo riconosciuto e ufficiale;
• intenzioni nascoste e lotte intestine per il potere;
• autorità del capogruppo non riconosciuta o schiacciante;
• eccesso di conservatorismo che porta ad evitare di assumersi qualche rischio;
• mancanza di esperienza;
• mancanza di una strategia nella gestione dei flussi di informazioni;
• dispersione delle idee;
• mancanza di chiarezza relativamente agli obiettivi da perseguire;
• mancanza di motivazione;
• mancanza di impegno;
• mancanza di pianificazione

---

Il team building passa attraverso alcune fasi ben definite, a partire dal momento della formazione del gruppo di lavoro fino ad arrivare a quello della realizzazione del lavoro vero e proprio.

Queste fasi sono legate ai livelli di sviluppo del gruppo, dato che una squadra può essere considerata come una singola entità che passa da un livello di immaturità ad uno di maturità attraverso un attento ed efficace sviluppo delle conoscenze e delle capacità dei singoli da parte del coordinatore.

Le fasi che vengono attraversate nel team building sono, in progressione:

• confusione
• conflitto
• cooperazione
• compromesso
• controllo
• consenso

In molti gruppi di lavoro, la fase del conflitto può rappresentare lo stato in cui ci si trova per la maggioranza del tempo. Questo, solitamente, accade perché mancano una guida e un valido coordinamento da parte del leader del gruppo che non ha sufficienti carisma e personalità per esercitare un adeguato controllo di alcuni membri del team che tendono a cercare di prevalere sugli altri.

In gruppi di lavoro di questo tipo le persone che ne fanno parte sono deluse perché sentono che non viene dato alcun valore al loro tempo e sentono di sprecarne moltissimo in liti e contrasti continui.

Ci sono, poi, casi in cui i gruppi possono degenerare nella fase di conflitto per un cambiamento improvviso o, comunque, importante, che non viene gestito nella maniera giusta.

I requisiti principali per fare del buon team building sono riportati qui di seguito:

• avere gruppi costituiti da membri che credono nelle proprie capacità: infatti solo quando si ha fiducia nelle proprie capacità e si riesce a sviluppare la propria autostima si riesce a rapportarsi bene con l'esterno e a crescere insieme agli altri. Questo vale anche per colui che dovrà ricoprire la posizione di leader all'interno del gruppo: per essere davvero efficace dovrà avere una grande fiducia in se stesso
• fiducia nella membri della squadra: quando si crede nel potenziale di tutti i membri del nostro team, tutte le persone che fanno parte della squadra, a loro volta, avranno fiducia in loro stesse e il team lavorerà in maniera efficace
• utilizzare la tecnica della scoperta del gruppo, una tecnica che, se applicata correttamente, garantisce una sinergia creativa e la creatività individuale. Applicare questa metodologia è il modo migliore per fare del buon team building, dato che aiuta a creare comportamenti che sono il marchio di fabbrica di squadre dalle prestazioni elevate. Si basa, essenzialmente, sullo strumento delle domande e delle risposte.
  Una volta individuati la questione, il problema o l'opportunità per applicare la tecnica della scoperta del gruppo occorre seguire quattro fasi:
  • separare la fase di generazione delle idee da quella esplorativa della loro valutazione;
  • non ammettere critiche (verbali o tramite il linguaggio del corpo) durante l'analisi delle idee generate. Il ruolo del leader del gruppo, in questo caso, sarà quello di fare in modo che tutti rispettino le regole, rispettandole lui per primo e fornendo l'esempio di come si deve operare
  • ampliare e sviluppare le idee degli altri. La gente dovrebbe riflettere solo su come presentare bene le proprie idee al gruppo e lasciare poi che gli altri le sviluppino
  • mettere in discussione le singole ipotesi
• individuare e studiare i punti di forza: è essenziale per aumentare la fiducia del gruppo fin dall'inizio

---

Per far sì che il team building funzioni bene, occorrerà che i gruppi di lavoro si incontrino con regolarità.
Il loro stesso fondamento, infatti, è di essere costituiti da un insieme di persone che interagisce con una certa regolarità, nella consapevolezza di essere interdipendenti una dall'altra e di condividere gli stessi obiettivi e gli stessi compiti.

I team potranno riunire, ad esempio, una volta alla settimana, magari di venerdì o di lunedi, per analizzare dati o problemi, scambiarsi esperienze, fornire un sostegno reciproco, imparare ad ascoltare le idee e i suggerimenti altrui, confrontarsi e crescere.

Prima di iniziare a concentrarsi su un compito preciso, per il gruppo sarà fondamentale sviluppare una vision comune, di valori e di comportamento.
Per tendere a questo risultato, occorrerà un grande lavoro da parte del coordinatore che dovrà:

• applicare le principali tecniche di team building e assicurarsi che vengano applicate al meglio anche dagli altri elementi del gruppo
• fare in modo che ognuno svolga un ruolo specifico e riconosciuto, sotto la guida del leader, basandosi sulla circolarità della comunicazione
• preservare il benessere dei singoli (clima) e mirare, parallelamente, allo sviluppo dei singoli componenti
• guidare il passaggio dalla semplice interazione ad una vera e propria integrazione
• sovrintendere alla conduzione dello sviluppo del processo per fare in modo di raggiungere gli obiettivi posti e assicurare che ogni passo sia stato completato in successione entro il tempo stabilito
• controllare l'attuazione di tutte le azioni da compiersi
• fare in modo che ogni componente del gruppo collabori al lavoro complessivo
• aiutare il gruppo a vivere su due livelli che sono di pari importanza: il livello dell'obiettivo e il livello della relazione

Una volta che il coordinatore sarà riuscito a formare la propria squadra e che questa inizierà a lavorare in maniera efficace, occorrerà poi incoraggiare il buonumore e il divertimento per rendere più piacevoli le attività di team building.

In effetti, se viene condotto bene, il gruppo di lavoro può trasformarsi nell'esperienza più entusiasmante che si possa vivere lavorando perché si concretizza nella realizzazione della collaborazione, facilitata dal meccanismo della negoziazione, che permette il confronto ed il passaggio dal punto di vista dei singoli individui ad un punto di vista comune e condiviso per realizzare al meglio gli obiettivi.

Vi lasciamo con un ultimo consiglio: ricordatevi che, spesso, una lode vale più di mille ramanzine. Pensateci spesso e...buon lavoro!

PER SAPERNE DI PIÙ:

Tutti gli articoli sul team building