LA WBS APPLICATA AL SISTEMA QUALITA' E ALLA ISO 9001

Gestire la complessità di un sistema di gestione con uno strumento del project management

wbs

I sistemi di gestione qualità basati sulla norma ISO 9001 sono spesso percepiti come complessi e difficili da gestire. Dietro l'apparente semplicità dei requisiti normativi si celano infatti numerose attività e interdipendenze che richiedono un approccio strutturato per essere gestiti efficacemente.

La Work Breakdown Structure (WBS) è uno strumento chiave del project management che permette di scomporre un progetto complesso in parti più piccole e gestibili, definendo una gerarchia di attività. È una rappresentazione grafica ad albero che suddivide il progetto in livelli sempre più dettagliati, partendo dall'obiettivo generale fino ad arrivare alle singole attività operative. Applicata al contesto dei SGQ, la WBS consente di:

  • visualizzare tutti i requisiti e le attività necessarie per soddisfare la ISO 9001
  • definire "pacchetti di lavoro" chiari e misurabili
  • assegnare responsabilità precise
  • monitorare l'avanzamento e il raggiungimento degli obiettivi

Per costruire una WBS efficace, è fondamentale seguire alcuni principi:

  1. regola del 100%: la somma di tutti i livelli della WBS deve rappresentare il 100% del lavoro necessario per completare il progetto. Nessuna attività deve essere esclusa o conteggiata più volte
  2. scomposizione logica: ogni livello deve essere una scomposizione logica degli elementi del livello superiore. I criteri di scomposizione devono essere chiari e coerenti
  3. orientamento ai risultati: ogni elemento della WBS deve rappresentare un risultato tangibile del progetto, non un'attività fine a sé stessa. Questo facilita la verifica e l'accettazione dei risultati

Applicare la WBS a un sistema qualità significa scomporre tutti i requisiti della norma in attività e risultati gestibili. In questo contesto, i livelli della WBS possono essere:

  • Livello 0: il SGQ nel suo complesso
  • Livello 1: le sezioni principali della norma (es. 4. Contesto dell'organizzazione, 5. Leadership...)
  • Livello 2: i requisiti specifici di ogni sezione (es. 5.1 Leadership e impegno, 5.2 Politica...)
  • Livello 3: le attività e i risultati necessari per soddisfare ogni requisito

Un concetto importante nella costruzione della WBS è la "regola del 8/80": un work package (elemento terminale della WBS) non dovrebbe richiedere meno dell'8% né più dell'80% della durata totale del progetto padre. Questo assicura che i pacchetti di lavoro da svolgere siano sufficientemente dettagliati da poter essere pianificati e controllati, ma non così piccoli da generare micro-management.

Nel contesto dei SGQ, esempi di work package ben dimensionati potrebbero essere:

  • definizione della politica per la qualità
  • conduzione dell'analisi dei rischi
  • audit interno del processo di produzione
  • gestione delle non conformità

Applicando i principi della WBS ai requisiti della ISO 9001, si ottiene una struttura chiara e gestibile che permette di pianificare, eseguire e controllare efficacemente tutte le attività necessarie per implementare e mantenere un Sistema di Gestione Qualità conforme e performante.

Livello 0: il sistema nel suo complesso

Il livello più alto della WBS (livello 0) rappresenta l'intero sistema qualità. A questo livello, l'obiettivo è avere una visione d'insieme del SGQ, comprendendo il suo scopo, i suoi confini e le principali aree di intervento. Un esempio di risultati per il livello 0 potrebbe essere "Sistema di gestione qualità implementato e certificato".

Livello 1: i macro-requisiti ISO 9001

Al livello 1, si scompone il SGQ nelle sezioni principali della norma ISO 9001. Queste rappresentano i macro-requisiti che l'organizzazione deve soddisfare e, tipicamente, includono:

    1. Contesto dell'organizzazione
    1. Leadership
    1. Pianificazione
    1. Supporto
    1. Attività operative
    1. Valutazione delle prestazioni
    1. Miglioramento

Livello 2: i sotto-requisiti e le attività principali

Scendendo al livello 2, si dettagliano i sotto-requisiti specifici di ogni sezione e le principali attività necessarie per soddisfarli. Ad esempio, per la sezione 5. Leadership si potrebbero avere elementi come:

  • 5.1 Leadership e impegno
  • 5.2 Politica
  • 5.3 Ruoli, responsabilità e autorità nell'organizzazione

Per ognuno di questi elementi, si identificano le attività chiave, come "Definizione della politica per la qualità", "Assegnazione dei ruoli e delle responsabilità", ecc.

Livello 3: i work package operativi

Al livello 3, si arriva alla definizione dei pacchetti operativi, ovvero le attività specifiche necessarie per produrre i risultati identificati ai livelli superiori. Questi work package devono essere sufficientemente dettagliati da poter essere assegnati, programmati e controllati. Esempi di pacchetti di lavoro per il SGQ potrebbero essere:

Per costruire una WBS efficace per il SGQ, è importante evitare alcuni errori comuni:

  1. non seguire la regola del 100%: assicurarsi che la somma dei work package equivalga all'intero ambito del SGQ, senza sovrapposizioni o omissioni
  2. confondere attività e risultati: ricordare che ogni elemento della WBS deve rappresentare un risultato tangibile, non solo un'attività
  3. scomporre troppo o troppo poco: cercare di seguire la regola del 8/80 per dimensionare correttamente i work package
  4. non coinvolgere gli stakeholder: la costruzione della WBS dovrebbe essere un lavoro di squadra che coinvolge tutte le funzioni interessate dal SGQ.

Seguendo questa struttura logica e gerarchica, la WBS diventa una vera e propria roadmap per l'implementazione e il miglioramento del sistema di gestione qualità, assicurando che nessun requisito venga trascurato e che tutte le attività siano pianificate e controllate efficacemente.

Implementare la WBS in un sistema qualità non è un compito banale. Ci sono diverse insidie da evitare e accorgimenti da seguire per ottenere il massimo beneficio da questo strumento. Vediamo alcune best practice.

Criteri di scomposizione efficace

Una WBS efficace deve seguire criteri di scomposizione chiari e coerenti. Alcuni criteri comunemente usati sono:

  • per fase del progetto (es. progettazione, sviluppo, test)
  • per risultato principale (es. manuale qualità, procedure, registrazioni)
  • per requisito della norma (es. 4. Contesto dell'organizzazione, 5. Leadership)
  • per processo aziendale (es. commerciale, produttivo, amministrativo)

La scelta dei criteri dipende dalla natura del SGQ e dalle esigenze dell'organizzazione. L'importante è che i criteri siano applicati in modo coerente a tutti i livelli della WBS.

Come mantenere la WBS aggiornata

Un SGQ è un entità dinamica, soggetta a cambiamenti continui. Perché la WBS rimanga uno strumento utile, deve essere mantenuta costantemente aggiornata. Alcune indicazioni:

  • definire un processo di change management per la WBS, con ruoli e responsabilità chiare
  • revisionare la WBS a intervalli regolari (es. durante i riesami della direzione)
  • aggiornare la WBS a seguito di modifiche significative del SGQ (es. nuovi requisiti, cambiamenti organizzativi)

L'applicazione della Work Breakdown Structure a un sistema di gestione qualità porta numerosi benefici, tra cui:

  • una visione chiara e strutturata di tutti i requisiti e le attività necessarie per soddisfare la norma
  • una definizione puntuale di ruoli, responsabilità e risultati per ogni work package
  • una base solida per la pianificazione, il monitoraggio e il controllo del SGQ
  • favorisce la comunicazione e il coinvolgimento degli stakeholder a tutti i livelli
  • permette di misurare l'efficacia del SGQ attraverso indicatori specifici e strumenti di monitoraggio
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