ISO 14001 - DIFFICOLTA' NELL'APPLICAZIONE DEL PUNTO 7.5 CHE RIGUARDA LE INFORMAZIONI DOCUMENTATE

Quali sono gli attriti che le organizzazioni sperimentano nel rispettare i requisiti relativi alle informazioni documentate nella ISO 14001?

Nell'implementazione e nel mantenimento di un sistema di gestione, come quello ambientale basato sulla ISO 14001:2015, le organizzazioni spesso incontrano ostacoli o difficoltà che rallentano o complicano l'applicazione efficace dei requisiti della norma. Questi ostacoli possiamo definirli come "attriti".

Un attrito può essere descritto come qualsiasi fattore che impedisce o riduce l'efficienza e l'efficacia nell'applicazione di un requisito specifico. Questi ostacoli possono manifestarsi in varie forme, come resistenza al cambiamento, mancanza di risorse, incomprensioni dei requisiti, processi inefficienti o tecnologie inadeguate.

L'identificazione e la riduzione degli attriti sono di fondamentale importanza per diverse ragioni:

eliminandoli, le organizzazioni possono implementare e mantenere il sistema di gestione in modo più efficace, ottenendo i benefici previsti;
la riduzione degli ostacoli porta a processi più snelli e efficienti, facendo risparmiare tempo e risorse;
affrontare gli attriti aiuta a garantire una migliore conformità ai requisiti della norma e alle leggi applicabili;
l'identificazione e la risoluzione degli ostacoli è un aspetto fondamentale del processo di miglioramento continuo, un principio fondamentale dei sistemi di gestione;
lavorare per ridurre gli attriti può aumentare il coinvolgimento e la soddisfazione del personale che vede miglioramenti tangibili

È importante sottolineare che l'identificazione e la riduzione degli attriti dovrebbe essere un processo continuo. Man mano che l'organizzazione si evolve e il contesto cambia, possono emergere nuovi attriti, mentre altri possono diventare meno rilevanti. Pertanto, è essenziale mantenere un approccio proattivo e sistemico nell'affrontare questi ostacoli.

Vediamo nel dettaglio quali sono gli attriti specifici relativi all'applicazione del punto 7.5 della ISO 14001 che riguarda le informazioni documentate.

Eccesso di documentazione

Le organizzazioni tendono a creare e a mantenere più documentazione del necessario.

Cause:

interpretazione errata dei requisiti della norma
timore di non conformità durante gli audit
abitudine a documentare anche cose non necesswarie

Impatti negativi:

sovraccarico di lavoro per il personale
difficoltà nel mantenere aggiornate le informazioni
confusione e inefficienza nei processi

Soluzioni:

eseguire una revisione critica della documentazione esistente
implementare un sistema di gestione documentale elettronico
formare il personale sulla creazione di documenti essenziali e concisi

Indicatori che indicano il successo nella riduzione dell'attrito:

riduzione del numero totale di documenti
diminuzione del tempo dedicato alla gestione documentale

Difficoltà nel controllo delle versioni

Un'altra possibile causa di attrito nell'applicazione dei requisiti del punto 7.5 della ISO 14001 è mantenere il controllo sulle versioni dei documenti e assicurare l'uso della versione più recente.

Cause:

mancanza di un sistema centralizzato di gestione documentale
procedure di aggiornamento non chiare o non seguite
comunicazione inefficace dei cambiamenti documentali

Impatti negativi:

utilizzo di informazioni obsolete
potenziali non conformità durante gli audit
confusione e errori operativi

Soluzioni:

implementare un sistema di gestione documentale con controllo automatico delle versioni
stabilire una procedura chiara per l'aggiornamento e la distribuzione dei documenti
formare il personale sull'importanza del controllo delle versioni

Indicatori che indicano il successo nella riduzione dell'attrito:

riduzione degli incidenti dovuti all'uso di versioni obsolete
tempo ridotto per localizzare la versione più recente di un documento
miglioramento della tracciabilità delle modifiche documentali

Resistenza all'adozione dei sistemi digitali

A volte, possono esserci difficoltà anche nel passaggio da sistemi basati su carta a sistemi di gestione documentale digitali.

Cause:

resistenza al cambiamento da parte del personale
mancanza di competenze digitali
preoccupazioni relative alla sicurezza dei dati

Impatti negativi:

inefficienze operative
maggiori costi di gestione e archiviazione
difficoltà nell'accesso e nella condivisione delle informazioni

Soluzioni:

introdurre gradualmente gli strumenti digitali, partendo dai processi più semplici
dimostrare i vantaggi tangibili dei sistemi digitali attraverso progetti pilota
implementare un programma di formazione digitale per il personale

Indicatori che indicano il successo nella riduzione dell'attrito:

aumento della percentuale di documenti gestiti digitalmente
riduzione dei tempi di ricerca e di accesso alle informazioni
miglioramento della collaborazione e della condivisione delle informazioni

Mancanza di integrazione con altri sistemi di gestione

Un altro problema è rappresentato dalla diifficoltà nell'integrare le informazioni documentate del sistema di gestione ambientale con altri sistemi (es. qualità, sicurezza).

Cause:

approccio a compartimenti stagni nella gestione dei sistemi
mancanza di una visione integrata da parte del management
utilizzo di sistemi informatici non compatibili

Impatti negativi:

duplicazione di informazioni e di sforzi
incoerenze tra i diversi sistemi di gestione
maggiore complessità nella gestione e nell'audit

Soluzioni:

adottare un approccio di sistema di gestione integrato
implementare una piattaforma software che supporti la gestione integrata
creare un team interfunzionale per gestire l'integrazione dei sistemi

Indicatori che indicano il successo nella riduzione dell'attrito:

riduzione della duplicazione documentale
aumento dell'efficienza nei processi di audit integrati
miglioramento della coerenza tra le politiche dei diversi sistemi di gestione

Difficoltà nel mantenere la riservatezza delle informazioni sensibili

Occorre anche bilanciare la necessità di condividere le informazioni con la protezione dei dati sensibili e non è sempre facile.

Cause:

mancanza di una chiara politica di classificazione delle informazioni
sistemi di gestione documentale con controlli di accesso inadeguati
scarsa consapevolezza del personale sulla sicurezza delle informazioni

Impatti negativi:

rischio di violazioni della privacy e di perdita di dati sensibili
potenziale danno reputazionale e legale
riluttanza a documentare informazioni critiche per timore di fughe di notizie

Soluzioni:

implementare un sistema di classificazione delle informazioni (es. pubblico, interno, confidenziale)
utilizzare un sistema di gestione documentale con controlli di accesso granulari
formare il personale sulla sicurezza delle informazioni e sulla gestione dei dati sensibili

Indicatori che indicano il successo nella riduzione dell'attrito:

riduzione degli incidenti di sicurezza delle informazioni
aumento della conformità alle politiche di gestione dei dati sensibili
miglioramento della fiducia delle parti interessate nella gestione delle informazioni

Difficoltà nell'assicurare l'accessibilità delle informazioni

Garantire che le informazioni documentate siano facilmente accessibili a chi ne ha bisogno e quando ne ha bisogno è un altro aspetto che può essere ostico da implementare.

Cause:

sistemi di archiviazione poco intuitivi
mancanza di una standardizzazione nella nomenclatura e nell'organizzazione dei documenti
limitazioni tecnologiche nell'accesso remoto alle informazioni

Impatti negativi:

perdita di tempo nella ricerca delle informazioni
rischio di decisioni basate su informazioni incomplete o obsolete
frustrazione del personale e resistenza all'uso del sistema di gestione documentale

Soluzioni:

implementare un sistema di gestione documentale con potenti funzionalità di ricerca
sviluppare e applicare convenzioni di denominazione standardizzate
garantire l'accesso remoto sicuro alle informazioni documentate

Indicatori che indicano il successo nella riduzione dell'attrito:

riduzione del tempo medio di ricerca dei documenti
aumento della soddisfazione degli utenti del sistema
incremento dell'utilizzo delle informazioni documentate nei processi decisionali

Difficoltà nell'aggiornamento tempestivo delle informazioni

Mantenere le informazioni documentate sempre aggiornate è un altro punto dolente dell'applicazione dei requisiti del punto 7.5.

Cause:

mancanza di processi chiari per la revisione e l'aggiornamento dei documenti
insufficiente allocazione di risorse per la gestione documentale
scarsa responsabilizzazione dei proprietari dei documenti

Impatti negativi:

utilizzo di informazioni obsolete nei processi operativi
rischio di non conformità durante gli audit
perdita di fiducia nel sistema di gestione documentale

Soluzioni:

implementare un sistema di notifiche automatiche per le revisioni programmate
assegnare chiaramente la responsabilità per ogni documento a un "proprietario"
integrare la revisione dei documenti nei processi di gestione del cambiamento

Indicatori che indicano il successo nella riduzione dell'attrito:

riduzione della percentuale di documenti obsoleti
aumento della frequenza di revisione e di aggiornamento dei documenti
miglioramento della conformità durante gli audit interni ed esterni

PER SAPERNE DI PIU':

Tutti gli articoli sulla ISO 14001
Tutti gli articoli sulla ISO 9001
ISO 9001
La ISO 9001:2015