Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[dandan00]

Buongiorno a tutti, è arrivato anche il mio turno per chiedere un’opinione/aiuto al gruppo.
Nella mia società di progettazione la qualità è stata accettata alcune volte attivamente, altre passivamente da tutti tranne che dall’ufficio amministrazione che risulta, con il tacito accordo della direzione, un mondo a parte rispetto a tutta l’organizzazione . Posso io fami forte di qualche punto della norma vecchia o nuova, per obbligare sia il capo che le quattro fanciulle che fanno parte di questo ufficio a collaborare ad integrarsi con il sistema qualità che ormai fa parte della cultura di Società e che alcune volte si blocca davanti alla porta con la scritta “amministrazione”?
Grazie.

[bull]

ciao dandan! l'aministrazione, ahimé, è un mondo a parte un po' in tutte le aziende. questo dipende dal fatto che le loro attività sono già molto normate dall'esterno, con scadenze regolari. è difficile, dunque, che si possa lavorare male.

certo se si vuole certificare tutta l'azienda e fare in modo che il SGQ funzioni a dovere tutti dovranno collaborare, amministrazione compresa.

si tratta di stabilire dei confini chiari: si certifica tutto il sistema tranne che l'amministrazione? benissimo ma che sia chiaro! si vuole certificare tutta la struttura? ancora meglio ma hai bisogno che la direzione ti supporti.

purtroppo non esiste un punto della norma che parli in maniera specifica del comparto amministrativo ma è più volte citato il fatto che tutti debbano remare nella stessa direzione. se i vertici non vogliono coinvolgere l'amministrazione possono farlo ma dovranno specificarlo in sede di certificazione.

[dandan00]

grazie bull,
ma sai il problema è che la mia amministrazione opera anche come ufficio del personale e il problema sorge sempre quando arriva una nuova risorsa: informazioni zero, abbandonata a se stessa per giorni. io ho istituito un modulo per "inserimento nuova risorsa" nel quale erano indicate le figure da contattare (direzione tecnica, qualità, sicurezza), ma non gli consegnano neanche quello e soprattutto non l'informano come scaricare le ore per la gestione dei costi aziendali. Alla fine io mi accorgo che esiste una nuova presenza quando girando negli uffici vedo una faccia nuova se va bene dopo una settimana.
ll tuo aiuto è stato comunque fondamentale per avere la certezza che non esiste un punto della norma al quale ataccarmi (erano settimane che non mi davo pace e cercavo ovunque).... speravo nella nuova norma.
Grazie ancora e a presto

[Stregatto]

No, no...un momento! Un conto è se parliamo di Amministrazione, un altro è se parliamo di Risorse Umane.

Alle RU è dedicato un intero capitolo della norma e tra i compiti della Direzione è specificato che va spiegata l'importanza che ogni persona ricopre all'interno dei processi della Qualità. Direi che gestire efficacemente le RU è la cosa più importante per assicurare Qualità al cliente finale!

[QualityGirl]

Parole sante, gatta!
Dandan, nel tuo caso potrebbe forse essere utile differenziare a livello di organigramma l'amministrazione dalle risorse umane, in modo da rendere chiaro a tutti, anche visivamente, che sono due processi distinti...

[dandan00]

scusate se rispondo dopo un pò, ma visto che a fine gennaio ho il rinnovo del certificato, sono spesso fuori posto.
Stregatto, tu hai ragione e fino ad ora mi sono attaccata a quello senza riscontro (se non vedono la scritta amministrazione o qualcosa di simile, pensano di non essere coinvolte).
Lavorando in una media società di ingegneria, per il contenimento dei costi non sono mai stati definiti i due servizi (amministrazione, personale) infatti quando fà comodo ci pensa l'amministrazione, quando fa comodo ci pensa il capo a parlare con le persone. Penso che il problema nasca da questa situazione abbastanza ambigua.
Per quello che mi suggerisce QualityGirl è difficile differenziare in organigramma in quanto vorrebbe dire inserire un nuovo responsabile che ovviamente vorrebbe essere riconosciuto come tale dal grande capo (aumento di responsabilità = aumento di stipendio).

[dario]

dandan, ma non li fate gli audit interni?
se auditi l'amministrazione fai saltare fuori il problema.
Metti nel verbale di audit quanto non va.
in sede di riesame il problema non può passare inosservato.
:-)

[dandan00]

ciao dario,
gli audit interni vengono fatti su tutte le aree (compresa la qualità mediante un consulente esterno), ma "per l'area amministrazione non è necessario, visto che va tutto benissimo" (testuali parole del direttore generale). Pensa che per ben tre anni ho pianificato gli audit, ho cercato di farli, senza mai avere un minimo di considerazione...
Però io non mollo e sono sicura che prima o poi riuscirò a "infilare" il sistema qualità anche in questo servizio.... grazie anche ai suggerimenti di tutti utenti di qualitiamo.

[vferraresi]

Sono del parere che in ogni organizzazione che si rispetti l'amministrazione finisce con l'essere coinvolta nel SGQ anche se formalòmente la norma ISO 9001 non chiama in causa direttamente tale area funzionale. Basti pensare alle possibili ricadute negative nel caso di comportamenti o atteggiamenti poco appropriati dell'amministrazione nei confronti di clienti (perchè pagano in ritardo o chiedono dilazioni di pagamento) e di fornitori (perchè chiedeno maggiore puntualità nei pagamenti o maggiore attenzione negli appoggi bancari).
Credo che possiamo essere tutti d'accordo che ciò va ad influire non poco sulla qualità dei rapporti con costoro e sulla loro soddisfazione (per i clienti) o sul migliore coinvolgimento (per i fornitori).
Allora cosa fare?
In primis quando si progetta e si implementa il SGQ nell'organizzazione, occorre coinvolgere da subito anche il personale dell'Area amministrativa, ai fini di una adeguata comprensione delle finalità del SGQ, in seguito è opportuno un minimo di coinvolgimento, quantomeno della funzione responsabile, in occasione, ad esempio, dei riesami della Direzione e/o di riunioni dei responsabili di processo con la funzione Qualità e la Direzione.

Come sempre o, come spesso accade, l'implementazione di un SGQ non riesce in una elevata percentuale di casi, ad abbattere le barriere, a creare un "ambiente aperto" senza più staterelli governati dai ripettivi principi.

Auguri a tutti di buon lavoro.

vferraresi

[diangel_al]

a me questa situazione per la quale nella 9001 sono formalmente esclusi i processi amministrativi, mi fa incavolare ed incavolare di brutto!
nell'area amministraiva, infatti, c'è quello che dovebbe essere il principale partner dell'RGQ: il responsabile del controllo di gestione.
"fondendo", amalgamando, l'sgq con l'scg, si possono oottenere risutati strabilianti in termini di recupero di effcienza e di efficaca per l'organizzazione, e si riesce inoltre a coinvolgere meglio la direzione, perchè gli si mettono "le mani in tasca", e si parla il suo stesso linguaggio, quello dei margini, dei flussi, delle incidenze, ecc.
una controprova la possiamo trovare nelle aziende che applicano il 6 sigma: nei progetti SS, in quelli seri, il cdge sta a monte e valle degli stessi progetti, ed in itinere attuando le tecniche del PM (in particolare l'earned value ms).
io sono convinto che, fino a quando non si parlerà alle direzioni delle PMI della qualità in termini economico/finanziari, per la stragrande maggioranza di esse la 9001 rimarrà soltanto un bollino, o un adempimento obbligatorio per la propria attiività.
lo vedo dalla mia attività di consulente di finanza e controllo e di assistente GQ.

[bull]

dovrebbe proprio funzionare così, alessio ma nella tua esperienza quante realtà hai trovato dove la qualità funziona in questo modo?
non è una domanda retotica, mi interessa davvero...

[diangel_al]

Nessuna caro bull, nessuna. è per questo che sono così arrabbiato verso la terribile specie del pitecus imprenditorialis

[Stregatto]

Il pitecus imprenditorialis!

Alessio, smettila di farmi ridere da sola dietro al monitor, ho una dignità da difendere!