Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[MF78]

Salve gente, è un po' che non scrivo, anche se di tanto in tanto leggo.

Vorrei una delucidazione in merito alla composzione delle procedure. Nel mio manuale integrato HACCP/Qualità le ho "descritte" con schemi a blocchi(flow-chart), inserendo, per ogni azione, il responsabile e le eventuali azioni correttive da attuare.

Dite che in fase di audit del certificatore mi possono creare problemi? Meglio descrivere per esteso e poi riassumere con un flow-chart?

Grazie in anticipo delle risposte.

[dario]

ciao MF!
Il mio MF è un 3065 con 65 cavalli tutti pimpanti
Al tuo quesito:
Non c'è una prescrizione sul come devi descrivere una procedura.
Che sia comprensibile, di buon senso e usabile (nel buon senso ci metto coerenza e logica).
Se in un audit ti criticano una procedura è un bene! significa che c'è da riflettere, c'è potenziale di miglioramento.
Se invece te la smontano senza buoni motivi, in fallo è l'auditor.

Normalissimo trovare procedure descritte con flow-chart.
Descrivere per esteso se da valore aggiunto. Metti alla prova nel quotidiano durante gli audit interni! Se i colleghi non capisco no nulla, meglio cambiare, altrimenti sei a cavallo.

[QualitiAmo - Stefania]

Ben ritrovato, MF78.

Visto che Dario ha già risposto alla tua domanda, a me non rimane che spostarti nella sezione documenti e ricordarti che, se farai una ricerca per parole chiave (flow chart, diagrammi flusso, flussi) sul sito e sul forum, troverai tante informazioni che potrebbero esserti utili.

Ciao!

[Paoloruffatti]

Ciao MF78,
arrivo buon ultimo perchè ho dovuto giocare a palla con Charlie; Dario ti ha spiegato già tutto, quindi potrei piantarla là, ma aggiungo due cosette:

se pensi a che cosa servono le procedure in azienda, non te ne deve importare nulla di quello che pensa l'ispettore, o meglio: l'ispettore va a vedere se le procedure che hai scritto sono:
• Congruenti e complete con le prescrizioni della norma
• Note ed applicate da chi le deve applicare
Se puoi evita di scrivere una procedura con flow chart + la descrizione parlata è, meglio : scegli o l’uno o l’altro metodo. Gisutissimo quello che dice Dario sul fatto che è l’operatore che le applica che deve capirci qualcosa, altrimenti la dimentica e continua a fare quello che aveva sempre fatto, giusto o sbagliato che sia.
Buon lavoro

[Lilla]

Personalmente mi piacciono proprio le procedure in flow chart, se potessi le farei tutte cosi!

Il problema è che è molto facile sbagliare la destinazione o il verso di una freccia e il processo potrebbe risultare non coerente, quindi è essenziale studiarle molto bene.

In fase di audit, essendo le procedure in flow chart molto immediate è anche più facile scoprire eventuali mancanze. Però una volta collaudate sono un biglietto da visita molto interessante per l'azienda.

Buona serata
Elisa

[Paoloruffatti]

Lilla,
ricordati del fatto che l'utilizzatore a volte non ha mai visto un flow chart e quindi prende la procedura e la seppellisce nel cassetto del suo banco da lavoro, se è in produzione, o nell'ultimo cassetto della scrivania, se è un impiegato.
Tu devi capire se si trovano bene o meno a leggerla ed applicarla.
A me è capitato più volte dover fare le procedure e/o istruzioni di lavoro solo con fotografie con le freccette rosse e la sequenza precisa.

Ti dirò di più: i grandi costruttori di aeromobili non fanno più da molto tempo i manuali di manutenzione, ma addirittura hanno dei video in cui si vede l'operatore che svita le quattro viti del portellino sull'ala, zoom sulla connessione idraulica da andare a verificare, stretta con doppia chiave inglese (mostrate all'obiettivo della telecamera) e richiusura del portellino, con verifica della pressione ripristinata sul manometro individuato con sigla e posizione /schemi e codici di ID).

In pratica a prova di stupido.

In Algeria (fabbrica di elettrodomestici da 2000 addetti) ho fatto fare degli esplosi di montaggio in sequenza, individuando i pezzi col codice, perchè ho scoperto che oltre il 40% degli operai sapeva leggere solo i numeri, non le parole!! Ti figuri il flow chart ??

.....Il biglietto da visita è per chi? per l'ispettore dell'ente?: figurati che cosa gliene frega a lui....! Per i Clienti?: idem come sopra!

Ciao
PS: non prenderla come una stroncatura; io sono abituato a scherzare sempre su tante cose: si vive meglio, ma dimmi se esagero!

[Fagus]

Dopo un po' mi rifaccio sentire
Secondo me non può esistere una regola assoluta per la struttura di una procedura.
Paolo e Dario sottolineano il fatto che i documenti debbano risultare comprensibili a coloro che ne sono destinatari. In un'azienda la comprensione dei flow-chart può risultare facile per i colleghi della progettazione più abituati per necessità ad utilizzare grafici, flow-char ed altri strumenti che snelliscono la comprensione di un processo e le relative responsabilità, mentre un documento di montaggio con foto o filmati risulta sicuramente di facile comprensione per che è in produzione.