Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[QualitiAmo - Alberto]

Nella maggior parte dei casi, le riunioni migliori sono brevi.

Uno dei motivi che ci spingono ad odiare questo genere di incontri è che tendono a trascinarsi troppo a lungo. Come se questo non bastasse, poi,
succede che alcuni individui monopolizzino il discorso o che le persone si discostino continuamente dalle tematiche dell'ordine del giorno.

Prima della riunione, occorre restringere gli argomenti da trattare. Stilate un
ordine del giorno che definisca un problema specifico e cercate i modi in cui il gruppo lo può affrontare. Non sovraccaricare la riunione con questioni troppo disparate.

Distribuite l'ordine del giorno in anticipo, insieme ai dati correlati che si desidera che tutti esaminino prima dell'incontro. In questo modo, non perderete tempo alla riunione perchè non dovrete condividere informazioni.

Assicuratevi che la discussione si concentri sulle soluzioni. Se si vuole incoraggiare la libera discussione, organizzate le sedie in cerchio.

Se prevedete di utilizzare dei grafici come supporto per la spiegazione di un concetto, preparateli in anticipo in modo da non annoiare i partecipanti.

Per mantenere l'attenzione del gruppo sull'obiettivo primario della riunione, scrivetelo e pubblicatelo su un muro della sala in modo da richiamare immediatamente chi si discosta dall'ordine del giorno.

Utilizzate il primo minuto della riunione per ricordarne lo scopo.
Fate in modo che tutti possano dire la loro, anche i più timidi.
Incaricate qualcuno di scrivere un breve verbale di ciò che direte.

[KK]

Sono d'accordo con tutto quanto scritto sopra, ma contestualizzando il discorso riunioni nell'azienda attuale, mi rendo conto che spessissimo non ho il tempo materiale per preparare i dati in anticipo oppure i partecipanti non hanno il tempo materiale per prendere visione degli argomenti, prima che la riunione avvenga.

In questi casi, quali sono i suggerimenti, visto che i presupposti vengono a mancare?
Quali suggerimenti si possono avere per gestire riunioni dell'ultimo minuto?

[QualitiAmo - Alberto]

Beh per riunioni al volo si dovrebbe concentrarsi solo sull'urgenza, magari facendo il punto con l'aiuto di una lavagna per ricordare i punti da discutere.

[Silenzioso]

ciao a Tutti
asaichi meeting...
può essere d'aiuto ?

[QualitiAmo - Stefania]

Torno sull'argomento riunioni per segnalarvi questo articolo (traduzione automatica) che ci dà qualche dritta per migliorarle.

Ad esempio, si dovrebbe partire chiedendoci se tutti gli incontri che organizziamo nelle nostre aziende sono davvero utili e, in caso contrario, azzerarli.

Puntare all'efficacia è il secondo passo: obiettivi chiari (devo sapere cosa voglio ottenere dalla mia riunione), preparazione preventiva per poter svolgere l'incontro al meglio e in breve tempo (ad esempio è fondamentale un ordine del giorno).

Garantiamo, poi, che partecipino ai meeting solo le persone che davvero devono parteciparvi. Molti si sentono realizzati solo se vengono convocati alle riunioni ma organizzare la vita sociale di queste persone non è il nostro lavoro.