Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[filippo1974]

Ciao a tutti,

esordisco in questo forum sollevando un problema che mi trovo a dover fronteggiare giorno per giorno e che sta condizionando negativamente la mia operatività.

La posizione che ricopro (Responsabile Assicurazione Qualità) è stata di fatto istituita con il mio arrivo: prima di me l'Azienda per cui lavoro non aveva mai contemplato questa figura professionale. E forse la mancanza di esperienza su questo ruolo ha determinato la mia collocazione in organigramma, che appare ai miei occhi piuttosto "infelice", per usare un eufemismo. Il mio responsabile gerarchico diretto è anche il responsabile della Progettazione e Sviluppo: in altre parole, il processo controllato e quello controllante hanno un responsabile comune.

Le conseguenze sono facilmente intuibili: alle mie segnalazioni viene spesso attribuita poca importanza, a volte i prodotti vengono rilasciati senza attendere il completamento delle attività di Controllo Qualità o, peggio, anche a fronte dell'esplicita dichiarazione di non conformità del prodotto ai requisiti.

Sono fermamente convinto che queste distorsioni del mio ruolo siano tutte ascrivibili al conflitto di interesse implicito nell'attuale organigramma. Qui però viene la parte più impegnativa, cioè convincere il management dell'esistenza del problema: finora infatti la Dirigenza ha semplicemente negato che sussista un conflitto. Per l'Azienda, quindi, appare del tutto normale che la funzione di Assicurazione Qualità faccia capo al Responsabile della Progettazione e Sviluppo e non, piuttosto, al Rappresentante della Direzione per la Qualità, come credo sarebbe più logico.

In un quadro come questo, faccio parecchia fatica a muovermi e, perdurando questa situazione, la mia motivazione inizia ad incrinarsi. Probabilmente qualcuno di voi sarà già passato per situazioni analoghe, e sarebbe quindi un prezioso aiuto per me sapere come avete gestito il problema.

Saluti
Filippo

[KK]

Ti rispondo subito in quanto ho vissuto e vivo un'esperienza analoga.
Al mio arrivo la qualità è stata individuata una funzione in staff al responsabile di produzione, il quale a sua volta era in staff al responsabile operation il quale dipendeva dalla direzione.

Risultato: avrei dovuto auditare funzioni gerarchicamente più alte di me di due livelli.
Risultato ombra: carta falsa da tre anni.

Recentemente ho ottenuto giusto uno spostamento alle dipendenze dirette delle operation.
Risultato: nullo.

Settimana scorsa l'organi di certificazione ha rilasciato una non conformità per conflitto di interessi citando il punto della norma sul rappresentante della direzione (5.5.2?).
L'ispettore ha poi aggiunto a voce: non entro nel merito delle posizioni in organigramma, in quanto l'azienda sceglie strategicamente come ritiene più opportuno.
L'importante è che venga formalizzato (lettera di incarico o simili) che la direzione investe la qualità dell'autorità di poter investigare sul sistema qualità su tutti i responsabili di funzione, anche quelli gerarchicamente superiori.

Potrebbe essere anche il tuo caso!

[filippo1974]

Potrebbe essere il mio caso in effetti. Potrei sollevare l'opportunità di agire come si è fatto da te, in occasione del prossimo audit interno (che sarà tra 1 mese ed è attualmente svolto da un consulente esterno).

Recentemente (circa 3 mesi fa) è stata istituita una nuova figura dirigenziale, con il compito di occuparsi di tutto ciò che riguarda la conformità dell'Organizzazione a standard, leggi e normative (compresa quindi la ISO 9001). Anche se non è mai stato dichiarato ufficialmente, mi pare di aver capito che questa figura debba raccogliere il ruolo di Rappresentante della Direzione per la Qualità (e mi sembra abbastanza ovvio, visto ciò di cui si occupa). E quindi credo che per il medio-lungo termine valga la pena insistere affinché la mia funzione vada a rispondere gerarchicamente a questa nuova figura.

Ciao
Phil

[2p71828]

Caro Filippo,
stai ricoprendo una posizione nuova senza un giusto periodo di transizione e affiancamento. La struttura è preoccupata che tu, data l'inesperienza, parta per la "tangente" e rallenti la progettazione e lo sviluppo. Fidandosi già del responsabile della Progettazione e Sviluppo, ha voluto affidarti a quest'ultimo.
Fino a quando non riesci a dimostrare di essere in grado di valutare/giudicare in modo oggettivo i suoi modi di operare e di gestire i progetti ti sarà difficile ottenere una posizione indipendente. Solo nelle aziende che si rifacevano ai modelli americani ho visto la qualità indipendente per decisione organizzativa.
La tua posizione dovrebbe coincidere con il Rappresentante della Direzione per la Qualità (avere una assicurazione della qualità e un rappresentante della qualità ha senso solo nelle aziende di grandissime dimensioni su più siti), altrimenti è piuttosto castrante e limita il tuo operato.

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Filippo.
Purtroppo la posizione in organigramma dipende dagli equilibri che si sono creati all'interno della tua azienda. Quasi nessuna Direzione Generale disegna il posizionamento delle funzioni in base ad una logica manageriale (figuriamoci se tengono conto della 9001!) ma in base a logiche che fanno capo a concetti quali: "non pestiamo i piedi a nessuno", "il ragazzo è nuovo quindi non posso metterlo più in alto di chi è qui da anni", ecc.

Sconfortante, lo so.

Devi operare su due fronti:

1) specifica bene che la tua figura deve lavorare in staff con la Direzione perché è l'unico modo per non essere in conflitto di interessi.
Ti basterà argomentare bene le tue ragioni come hai fatto con noi ma dovrai sostenere ciò che dirai con le parole della norma, specificando bene che i requisiti indicati vanno SEMPRE soddisfatti, non solo quando ci fa comodo.
Aggiungerai poi che, se l'auditor contesterà la tua autorità nell'evidenziare problemi al tuo capo, non potrai dargli torto e che questo originerà una non conformità che, presto tardi, bisognerà sistemare (KK ti ha già spiegato tutto benissimo)

2) tranquillizza la Direzione spiegando che la dipendenza in organigramma può essere splittata in due dividendola in gerarchica e funzionale (es. la Direzione Commerciale può essere dipendente gerarchicamente dalla Direzione Generale e funzionalmente dalla Direzione Commerciale Europa).
Tu potresti, dunque, essere dipendente gerarchicamente dal responsabile attuale e funzionalmente (nell'esercitare le tue funzioni di monitoraggio e controllo del Sistema) dalla Direzione generale (o dal Rappresentante della Direzione).
Lo so, è demenziale, ma serve a far digerire il boccone amaro.
In buona sostanza chiederai le ferie al tuo attuale responsabile (e questo calmerà le eventuali gelosie dei colleghi) ma potrai controllarlo perché avrai il mandato della Direzione Generale e perché, per certi processi, dipenderai da essa.

[filippo1974]

Rispondo intanto a 2p71828:

La tua osservazione è senz'altro sensata e probabilmente c'è nella scelta aziendale una componente di questo tipo.

Permettimi però di controbattere citando alcuni punti.

Innanzitutto, se si è ritenuto opportuno limitare il mio raggio d'azione per farmi fare esperienza, diciamo che si è scelto il "tutor" meno indicato, visto che il responsabile R&D si è frequentemente distinto per allegre "deroghe" (chiamiamole così, usando un termine eufemistico) alle procedure indicate nel SGQ, procedure di cui peraltro è egli stesso firmatario, salvo poi pretendere le famose "carte false" a ridosso delle visite ispettive per far tornare (almeno in apparenza) i conti. Quando nel mio post di apertura parlavo di prodotti non conformi rilasciati contro il mio consenso non citavo potenziali problemi, bensì episodi realmente accaduti. Mi vien da dire: se davvero la Direzione si fida di un personaggio del genere, cominciamo bene...

[filippo1974]

[mascalzone79]

Filippo, per esperienza personale ti posso dire che un responsabile qualità sotto ad un responsabile di funzione è destinato a soccombere a quest'ultimo, o a "prendersi a mazzate" con quest'ultimo se ha un carattere forte, come mi sembra hai tu dalle tue risposte su questo topic. Io ho dovuto lasciare un lavoro perché da Responsabile Qualità dipendevo dal responsabile di produzione che dovevo auditare, e nel momento in cui gli ho pestato i piedi ho scritto la mia condanna (mobbing, lettere di richiamo assurde, ostilità dichiarata apertamente).

Il consiglio che ti posso dare è quello di parlare alla tua direzione spiegando, norma ISO 9001 alla mano, l'incongruenza verificata, ed esponendo le tue perplessità così come le hai espresse a noi. Per indorare la pillola, potresti usare l'escamotage che ti ha suggerito Stefania riguardo i riporti gerarchici e funzionali, ma altrimenti rischi di ritrovarti nella stessa situazione di KK alla prossima verifica dell'ente.

[Portello]

Bel problema!
Forse potresti fare una chiacchierata col tuo nuovo capo, il quale se è il rappresentante della direzione sarà sicuramente in una casella più alta.
Parlagli del fatto che se è lui il tuo capo non capisci perchè dipendi da qualcun altro: forse piace anche a lui essere chiamato capo
Porta a lui le tue difficoltà operative e fai avere a lui i tuoi pareri negativi su come opera lo sviluppo software.
Inoltre fagli capire che nella tua posizione non puoi svolgere audit interni, riesami della direzione, ecc... e che siete a rischio di NC sul sistema.
La tua è una situazione comune: sei responsabile ma ti fanno lavorare come se fossi il controllo qualità/ufficio validazione.

Un aneddoto:
la ditta dove lavora la mia nevrotica metà ha prodotto un organigramma in cui a fianco dei nomi di ogni posizione c'era il nome dell'AD affoga01
Meno male che poi lo hanno modificato.

[Nausicaa]

[KK]

[filippo1974]

[2p71828]

Caro Filippo.
cercavo di essere costruttivo.
La tua situazione è molto critica: se riporterai al rappresentante della direzione rimanendo gerarchicamente dipendente dal R&D potresti passare per un delatore.
In casi del genere io per carattere andrei allo scontro aperto, non nel senso di un attacco diretto, ma non mi muoverei mai in caso di evidenza di NC, non indirizzerei/imputerei direttamente la NC al capo ma al modo di lavorare di parte del reparto etc.
Dire che la 9001 richiede che tu non dipenda da R&D è un po' una forzatura facilmente smontabile.
Una tua leva sono i clienti, specialmente se grandi e importanti, durante gli audit o in caso di NC si interfacceranno con te e molto probabilmente evidenzieranno l'anomalia (pretendi la presenza allora del rappresentante della direzione in modo che valuti sia il tuo operato che la necessità di autonomia).

[filippo1974]

[Quality]

Ciao Filippo,

io adotterei una strategia diversa.
Inutile, a mio avviso, riportare cosa dice la norma o cosa prevederebbe il buonsenso aziendale, se ti trovi con interlocutori che hanno "frequenze di ricezione" diverse da quella della tua trasmissione.

Basati sui dati. Devi innanzitutto oggettivare i risultati dell'attività del RAQ.

Analisi dei dati, costi, perdite, opportunità di miglioramento... non devi essere tu a parlare, devono farlo i tuoi dati, le tue analisi.

Certo oggi non puoi oggettivare con facilità le NC dell'R&D ma chi se ne importa: cerca di oggettivare (e se puoi di tradurre in costi) tutti i dati provenienti dagli altri enti.
Prima o poi qualcuno si accorgerà della cosa ed emergerà (automaticamente) il fatto che tali dati mancano invece in area R&D (e tutti si sapranno spiegare il perchè...).

Insomma oggi sei un giocatore della primavera che vorrebbe (giustamente) giocare in prima squadra: non cercare di convincere l'allenatore e il presidente (con parole, motivazioni e regole ISO) che tu dovresti stare in prima squadra...
Stai dove sei ma gioca bene, fai un sacco di goal nel tuo campetto di provincia... prima o poi qualcuno, sulla base dei tuoi risultati, pretenderà che tu venga spostato in prima squadra, per fare goal nella porta giusta.

Fare le cose bene paga. Sempre.
Se non altro, se comunque non dovesse andare bene lì dove sei, avrai comunque maturato l'esperienza nel lavorare bene (che puoi rivendere altrove).

Buon lavoro.