IL TEMPO SPESO NON EQUIVALE AD AVERE SUCCESSO
Investire più tempo nell'implementazione della ISO 9001 non si traduce sempre in risultati migliori
"Non è quanto tempo hai, ma come lo usi"
(Detto popolare)
Recentemente, ci siamo imbattuti in una frase in inglese il cui succo era che il tempo speso non equivale per forza di cose al successo nel campo dove l'abbiamo speso. Se, ad esempio, passiamo otto ore al giorno a studiare la lingua inglese ma non abbiamo un metodo e ci concentriamo solamente sugli input (lettura e ascolto) senza provare mai a produrre degli output (parlare con qualcuno, scrivere), è facile che, dopo un mese, sapremo l'inglese meno bene di chi l'ha studiato solo un'ora al giorno ma provando in continuazione a parlarlo.
Con i nostri sistemi qualità le cose non stanno in maniera tanto diversa. Eccovi, quindi, qualche esempio concreto in cui il tempo investito non si traduce automaticamente in successo nell'ambito del quality management e dell'applicazione della ISO 9001:
- documentazione: molte organizzazioni dedicano enormi quantità di tempo a creare procedure dettagliatissime e manuali voluminosi ma questo spesso porta a un sistema documentale ipertrofico che nessuno consulta realmente.
- Audit interni superficiali: investire tempo in audit interni condotti solo per ricercare una conformità formale, senza un'analisi approfondita dei processi e senza cercare reali opportunità di miglioramento, porta a risultati di scarso valore per l'organizzazione.
- Formazione generica: organizzare lunghe sessioni di formazione sulla qualità senza personalizzarle alle specifiche esigenze dell'azienda e senza verificare l'effettiva comprensione e applicazione pratica risulta essere poco efficace.
- Raccolta dati senza analisi: molte aziende raccolgono grandi quantità di dati sui processi e indicatori di performance ma non investono abbastanza nell'analisi di questi dati per identificare trend e opportunità di miglioramento.
- Gestione delle non conformità troppo burocratica: dedicare tempo a registrare meticolosamente le non conformità senza analizzarne le cause e senza implementare azioni correttive efficaci è del tutto inutile.
- Riesame della direzione formale: condurre riesami della direzione lunghi ma superficiali, dove si presentano dati senza prendere decisioni strategiche per il miglioramento è un'altra perdita di tempo.
- Mappatura dei processi disconnessa dalla realtà: investire tempo nella creazione di mappe di processo complesse che non riflettono come il lavoro viene effettivamente svolto dà come risultato una documentazione che non aggiunge valore.
- Indicatori troppo numerosi: aziende che investono risorse nella definizione e nel monitoraggio di decine di indicatori per ogni processo, creano un sistema di misurazione così complesso da farlo diventare ingestibile e da distoglie l'attenzione dai pochi indicatori veramente critici.
- Focus sull'addestramento invece che sulla competenza: misurare il successo della formazione in ore erogate anziché in competenze effettivamente acquisite e applicate è un altro spreco di tempo.
- Consultazione degli stakeholder pro-forma: condurre ampie consultazioni degli stakeholder come richiesto dalla norma ma senza integrare realmente i loro input nel sistema di gestione equivale a buttare via il proprio tempo.
Vi vengono in mente altri esempi come questi?