I VOSTRI SFORZI DEVONO AVERE UNO SCOPO BEN PRECISO
Strumenti pratici per allineare sistemi di gestione e decisioni quotidiane allo scopo dell'organizzazione: framework, template e KPI per un management guidato dallo scop
C'è un aforisma di Ryan Holiday che dice: "Quando i vostri sforzi non sono diretti a una causa o uno scopo, come potete sapere cosa fare ogni giorno? Come saprete a cosa dire no e a cosa dire sì?" e che crediamo tocchi un punto nevralgico del management: la necessità di avere uno scopo chiaro come bussola per orientare decisioni e azioni.
Nel contesto della gestione dei sistemi qualità, questa riflessione assume un significato ancora più profondo. Troppo spesso le organizzazioni si trovano a gestire processi, procedure e sistemi senza una chiara comprensione del loro scopo ultimo. Il risultato? Sistemi di gestione che diventano meri esercizi burocratici, decisioni prese sulla base di criteri superficiali e collaboratori che perdono di vista il valore reale del loro lavoro.
L'aforisma ci invita a ribaltare questa prospettiva, partendo dal "perché" prima di occuparci del "cosa" e del "come".
Quando un'organizzazione ha uno scopo chiaro, le decisioni diventano più semplici perché esiste un criterio guida, le priorità emergono naturalmente dall'allineamento con lo scopo e i sistemi di gestione diventano strumenti vivi di miglioramento perché la misurazione delle performance acquista un significato reale.
Domande per prendere le decisioni in base al vostro scopo
La prima cosa da fare per prendere le decisioni giuste, in base a ciò che volete ottenere (il vostro scopo) è quello di chiarire il contesto. fatevi le seguenti domande:
- Qual è esattamente la decisione che dobbiamo prendere?
- Quali sono le tempistiche entro cui dobbiamo decidere?
- Chi sono gli stakeholder principali che verranno toccati da questa decisione?
- Quali risorse (tempo, denaro, persone) abbiamo a disposizione?
A questo punto, bisogna ragionare sul vostro scopo, chiedendovi:
- Quale aspetto del nostro scopo è più rilevante per questa decisione?
- Questa decisione come si collega ai nostri obiettivi strategici di lungo termine?
- Quali valori dovrebbero guidare questa decisione?
- Quali principi del nostro sistema di gestione sono coinvolti?
Il secondo step consisterà nell'esplorare le opzioni che avete a disposizione chiedendovi:
- Quali sono tutte le possibili opzioni a nostra disposizione?
- Abbiamo considerato anche approcci non convenzionali?
- Quali soluzioni hanno adottato altre organizzazioni in situazioni simili?
- Come possiamo combinare diverse opzioni per creare alternative migliori?
Per ogni opzione considerata, dovrete verificare in che modo contribuisce al raggiungimento dello scopo, quali aspetti dello scopo potrebbero essere compromessi, come si allinea l'opzione con i valori fondamentali dell'azienda e quale messaggio invierebbe questa scelta agli stakeholder.
La terza fase consisterà nel valutare gli impatti a breve e a lungo termine:
Impatti a breve termine
- Quali benefici immediati porterebbe questa decisione?
- Quali sfide o difficoltà dovremmo affrontare nell'implementazione?
- Come reagirebbero i diversi stakeholder?
- Quali risorse sarebbero necessarie per l'implementazione?
Impatti a lungo termine
- Questa decisione come influenzerà il nostro percorso verso lo scopo?
- Quali potrebbero essere eventuali conseguenze indesiderate?
- Questa decisione come potrebbe influenzare le decisioni future?
Infine, come ultimo passaggio, bisognerebbe verificare la coerenza della decisione chiedendosi se sia coerente con le politiche e con le procedure aziendali, come si integri con le altre iniziative in corso, se sia allineata con le capacità e le competenze aziendali e se rispetti i nostri standard di qualità e performance. Dovremo chiederci anche se la decisione sia in linea con le aspettative degli stakeholder, come si posizioni rispetto alle best practice del settore, se sia sostenibile nel contesto attuale e futuro e se rispetti i requisiti normativi e gli standard di riferimento.
Vi lasciamo un template per valutare l'allineamento tra lo scopo e le azioni e lo stesso template compilato con un esempio.