RIUNIONI DI 15 MINUTI

Riunioni sempre più brevi possono davvero farci diventare più efficienti ed efficaci?

"La maggior parte delle riunioni dovrebbero essere discussioni che portano a decisioni"
(Patrick Lencioni)

"Se dovessi identificare, in una parola, la ragione per cui la razza umana non ha raggiunto, né mai raggiungerà, il suo pieno potenziale, quella parola sarebbe 'riunioni"
(Dave Barry)

Negli ultimi anni, il mondo del lavoro ha assistito a un cambiamento significativo nell'approccio alle riunioni aziendali. Le ultime tendenze, come ha recentemente riportato il Wall Street Journal, indicano che ridurre la durata delle riunioni, fissando un limite massimo di 15 minuti, può portare a un incremento notevole della produttività e della motivazione dei dipendenti.

Le riunioni prolungate sono spesso percepite come un'imposizione che ruba tempo ed energia. Limitare la loro durata costringe i partecipanti a concentrarsi sugli aspetti essenziali, eliminando divagazioni e discussioni non produttive. Questo approccio si basa su una preparazione più accurata e un ordine del giorno ben definito, assicurando che ogni minuto della riunione sia impiegato in modo efficace.
Con riunioni più brevi, le persone hanno più tempo a disposizione per concentrarsi sulle attività principali e questo, non solo migliora la produttività individuale, ma anche quella collettiva poiché riduce le interruzioni nel flusso di lavoro quotidiano. Riunioni brevi e mirate tendono a essere più dinamiche e coinvolgenti, aumentando la motivazione dei partecipanti.

Le riunioni brevi sono più facili da pianificare e si adattano bene a un ambiente lavorativo dinamico perché possono essere organizzate rapidamente per discutere questioni urgenti, garantendo una risposta tempestiva ai cambiamenti e alle esigenze aziendali.

Qualche tempo fa anche un esperto del Performance Management italiano, Roberto Castaldo, autore del libro “Time management Sistema 21” aveva sottolineato l'importanza di mantenere le riunioni brevi, 21 minuti come massimo.

Anche Mark Cuban, noto imprenditore, è famoso per la sua avversione alle riunioni inutili. Cuban sostiene che le riunioni dovrebbero essere tenute solo quando sono assolutamente necessarie e, quando non lo sono, essere sostituite da email o brevi scambi di messaggi, facendo risparmiare, così, tempo prezioso che potrebbe essere impiegato meglio. Elon Musk, noto per la sua gestione rigorosa del tempo, ha consigliato ai suoi dipendenti di lasciare le riunioni se non trovano valore in esse. L'imprenditore crede, infatti, che le riunioni dovrebbero essere rare, brevi e ben focalizzate ed enfatizza l'importanza di risolvere i problemi concreti, senza sedersi in riunioni prive di uno scopo chiaro. Dannie Lynn Fountain, infine, una figura di spicco in Google, sottolinea come le riunioni di 15 minuti siano fonti primarie di efficienza e cita ricerche che mostrano come le riunioni lunghe impediscono ai dipendenti di completare il proprio lavoro.

Regole chiare

Per riuscire a fare una riunione in un solo quarto d'ora è necessario definire regole chiare:

definire gli obiettivi: ogni riunione dovrebbe avere obiettivi chiari e misurabili. Questi obiettivi devono essere comunicati in anticipo a tutti i partecipanti. Sapere esattamente cosa deve essere raggiunto aiuta a mantenere la discussione focalizzata e impedisce di deviare su argomenti non pertinenti
preparare anticipatamente il materiale da distribuire PRIMA dello svolgimento dell'incontro: assicurarsi che tutti i partecipanti siano preparati è fondamentale. Questo significa fornire in anticipo tutte le informazioni necessarie, compresi dati, i report e i punti che verranno discussi durante la riunione. Una preparazione adeguata permette a ciascuno di contribuire in modo significativo e di evitare perdite di tempo durante l'incontro
limitare il numero dei partecipanti: invitare solo le persone direttamente coinvolte o quelle che possono fornire un contributo essenziale al tema in discussione. Questo approccio non solo rende la riunione più gestibile ma anche più focalizzata
aderire strettamente all'ordine del giorno: è importante definire un ordine del giorno chiaro e conciso, concentrando l'attenzione sui punti essenziali. Evitare divagazioni e argomenti non pertinenti permette di mantenere la riunione entro i 15 minuti previsti. Ogni punto all'ordine del giorno dovrebbe essere specifico e mirato a ottenere risultati concreti
moderazione efficace: il ruolo del moderatore è estremamente importante per garantire che la riunione rimanga concentrata e nei tempi stabiliti. Il moderatore dovrebbe guidare la discussione, assicurandosi che tutti i punti dell'ordine del giorno vengano trattati e che le discussioni non si allontanino dagli obiettivi prefissati
gestione del tempo durante la riunione: iniziare puntualmente e tenere traccia del tempo è importante per assicurare che ogni punto all'ordine del giorno riceva l'attenzione necessaria ma senza superare il tempo assegnato
focalizzarsi sulle decisioni e sulle azioni: le riunioni dovrebbero essere orientate all'azione. Discutere i problemi è importante, ma il focus dovrebbe essere sulle decisioni da prendere e sulle azioni da intraprendere. Concludere la riunione con un riepilogo chiaro di questi punti assicura che tutti siano allineati

Tipologie di riunioni che possono svolgersi in 15 minuti

Partiamo dal concetto che, se non tutte le riunioni possono essere ridotte ad un quarto d'ora, sicuramente molte di esse, la maggioranza, possono svolgersi in 15 minuti. Vediamo alcuni casi estremamente comuni nelle nostre organizzazioni:

riunioni di aggiornamento sullo stato di avanzamento di un progetto: queste riunioni sono ideali per un rapido scambio di informazioni. In 15 minuti, i membri del team possono condividere aggiornamenti importanti e identificare eventuali ostacoli, mantenendo tutti allineati e focalizzati sugli obiettivi immediati
riunioni per la definizione delle priorità giornaliere: iniziare la giornata con una breve riunione può aiutare a stabilire le priorità e a distribuire i compiti. Questo tipo di incontro è particolarmente utile in ambienti di lavoro dinamici dove le priorità possono cambiare rapidamente
brainstorming su idee specifiche: anche se il brainstorming può essere un processo creativo e aperto, limitare la riunione a 15 minuti può stimolare la creatività e l'efficienza, focalizzando la discussione su idee specifiche e prevenendo divagazioni
riunioni per la risoluzione di problemi urgenti: quando sorge un problema che richiede una risposta rapida, una riunione breve può essere il modo più efficace per radunare le idee e decidere un piano d'azione senza perdere tempo prezioso
riunioni di feedback rapido: queste riunioni sono utili per fornire o ricevere un feedback immediato su un lavoro specifico o su una questione urgente. La brevità dell'incontro incoraggia un feedback diretto e costruttivo
riunioni di coordinamento tra diversi team: quando diversi team lavorano su parti interconnesse di un progetto, riunioni brevi e regolari possono garantire che tutti siano allineati e che il lavoro proceda senza intoppi
incontri per celebrare un successo: dedicare alcuni minuti per riconoscere e celebrare i successi raggiunti può essere un potente strumento di motivazione. Questi momenti di gratificazione aumentano il morale e rafforzano il senso di squadra
monitoraggio di indicatori chiave: riunioni brevi possono essere utilizzate per monitorare gli indicatori di performance e i progressi dei progetti. Questo aiuta a mantenere il focus sugli obiettivi a lungo termine e a identificare rapidamente aree che richiedono attenzione
monitoraggio dei progressi individuali: utilizzare brevi incontri per monitorare i progressi individuali può essere un modo efficace per fornire un feedback alle persone

Nell'ambito della qualità, si era già arrivati a questa conclusione

Chi ha più esperienza nel campo del quality management probabilmente si sarà già imbattuto in un concetto simile e ricorderà le riunioni scrum. Il metodo scrum, originariamente sviluppato per il settore del software, ha guadagnato popolarità in vari settori per la sua capacità di facilitare la collaborazione a breve termine e il raggiungimento di obiettivi specifici. Si tratta di un modello che aiuta i team a lavorare insieme promuovendo un approccio iterativo e incrementale alla gestione dei progetti. Proprio la metodologia scrum incoraggia riunioni regolari ma brevi, note come "stand-up", "sprint planning", "sprint review" e "sprint retrospective". Anche in questo caso si tratta di riunioni brevi e molto focalizzate.

La riunione quotidiana scrum è un momento in cui i membri del team si spiegano a vicenda ciò che hanno fatto il giorno precedente, cosa intendono fare oggi e quali ostacoli stanno affrontando. Il team è completamente auto-gestito e utilizza una taskboard per monitorare i progressi.

Conclusioni

Ricordate la legge di Parkinson, formulata dall'omonimo storico e autore Cyril Northcote Parkinson? Afferma che il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento. Questo principio, particolarmente rilevante nel contesto delle riunioni aziendali, suggerisce che la durata di una riunione tende a estendersi fino a occupare tutto il tempo allocato per essa. Cyril Northcote Parkinson, osservando il funzionamento della burocrazia, notò che il lavoro tende a dilatarsi per occupare il tempo disponibile per il suo completamento. Questo fenomeno si verifica perché i compiti vengono spesso allungati per adattarsi al tempo assegnato, anche se potrebbero essere completati in un periodo più breve.

Applicando la legge di Parkinson alle riunioni, si osserva che, se una riunione è programmata per durare 60 minuti, è probabile che utilizzi l'intero arco di tempo, indipendentemente dalla necessità effettiva. Questo può portare a inefficienze, con discussioni che si prolungano senza una reale necessità. Per contrastare questo fenomeno, le aziende possono adottare diverse strategie per cercare di ridurre la durata standard delle riunioni a 15 minuti.

Molte aziende stanno già adottando questo approccio, almeno secondo Microsoft che afferma che il 60% delle riunioni su Microsoft Teams dura solo 15 minuti.

Le riunioni di 15 minuti sono più facili da inserire in un calendario fitto e rendono più semplice collaborare rapidamente su questioni urgenti o importanti. Vale la pena provarci se, ultimamente, si è addirittura coniato il termine di "Zoom Fatigue" per indicare il disagio legato alle riunioni prolungate, specialmente quelle online, che possono diventare estenuanti e contribuire a fenomeni come il burnout. Le riunioni brevi aiutano a ridurre la stanchezza e permettono ai dipendenti di gestire meglio il loro tempo e di preservare energia per altre attività lavorative.

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