PUNTO 9.3.2 INPUT DEL RIESAME DI DIREZIONE - LE DOMANDE PIU' DIFFICILI ALLE QUALI RISPONDERE
Siete sicuri di conoscere bene ogni aspetto del punto 9.3.2 della ISO 9001? Vi facciamo qualche domanda un po' ostica...provate a rispondere!
Il punto 9.3.2 della ISO 9001:2015 rappresenta uno dei nodi più critici per i quality manager, spesso fonte di interpretazioni controverse durante gli audit. Analizziamo le domande più frequenti e vediamo insieme le relative risposte e soluzioni pratiche.
Analisi delle prestazioni dei processi
Come interpretare "prestazioni e conformità del sistema di gestione per la qualità" quando si hanno processi con performance variabili?
La norma non richiede che tutti i processi abbiano performance eccellenti, ma che siano monitorate e comprese. Per i processi che hanno una performance variabile occorre:
- documentare le cause della varianza attraverso analisi statistiche
- dimostrare che la variabilità rientra nei limiti accettabili definiti dall'organizzazione
- evidenziare le azioni intraprese per ridurre la varianza quando necessario
Gestione dei fornitori
Le "prestazioni dei fornitori esterni" devono includere tutti i fornitori o solo quelli critici?
La norma non specifica "tutti" i fornitori. L'approccio risk-based suggerisce di concentrarsi sui fornitori che impattano significativamente su:
- qualità del prodotto/servizio finale
- continuità operativa
- soddisfazione del cliente
Il modo migliore per affrontare il requisito è categorizzare i fornitori per criticità e reportare nel riesame solo quelli delle categorie che hanno maggiore impatto, mantenendo però evidenza del monitoraggio di tutti.
Come si possono documentare efficacemente le performance dei fornitori per il riesame quando se ne gestiscono centinaia?
- creando vendor scorecard automatizzate con un rating complessivo
- focalizzandosi sulle eccezioni: focus sui fornitori fuori soglia
- facendo analisi aggregate per categoria merceologica
- monitorando gli indicatori predittivi di rischio per un fornitore
Opportunità di miglioramento
Nel contesto del riesame, come si può distinguere tra "opportunità di miglioramento" e semplici azioni correttive?
Le opportunità di miglioramento hanno caratteristiche distintive:
- sono proattive, non reattive come le azioni correttive
- sono strategiche, non tattiche
- sono orientate all'efficacia, non alla conformità
Ad esempio, un'azione correttiva risolve il reclamo di un cliente; un'opportunità di miglioramento previene le future insoddisfazioni attraverso un'analisi predittiva dei dati.
È sufficiente riportare le opportunità identificate o serve anche una valutazione della loro fattibilità?
La norma non lo richiede esplicitamente, ma le migliori pratiche prevedono:
- stabilire una priorità basata su impatto e fattibilità
- un'analisi costi-benefici sommaria
- calendarizzazione indicativa dell'implementazione
- responsabilità chiare per una valutazione approfondita
Adeguatezza delle risorse
Come si può dimostrare l'adeguatezza delle risorse in contesti organizzativi complessi? Un buon modo è un approccio flessibile di questo tipo:
Risorse umane:
- matrice delle competenze aggiornata regolarmente con una gap analysis tra ciò che serve e le competenze che le persone che lavorano all'interno dell'organizzazione hanno
- piani di formazione collegati agli obiettivi strategici
Risorse tecniche:
- gestione degli asset con previsioni relative alla loro obsolescenza
- pianificazione della capacità aziendale basata sulle proiezioni di crescita
- roadmap della tecnologia da adottare allineata alla strategia aziendale
In breve
Per gestire efficacemente il punto 9.3.2, i responsabili qualità devono:
- strutturare un sistema di reporting flessibile
- rendere la raccolta dati automatica dove possibile
- trovare correlazioni tra diversi input per fornire le basi per le decisioni strategiche
- bilanciare il dettaglio operativo con la sintesi dedicata alla direzione
Avreste risposto bene a tutte le domande?