IL PARADOSSO DELLA ROUTINE NELLA SICUREZZA SUL LAVORO
Avete mai pensato che procedure standardizzate e ripetitive potrebbero introdurre nuovi rischi se non gestite correttamente?
Le procedure standardizzate e ripetitive, pur avendo innegabili benefici per la sicurezza sul lavoro, possono anche introdurre nuovi rischi. Nell'ambito della gestione della salute e della sicurezza sul lavoro, infatti, occorre un grande equilibrio tra routine e flessibilità perché può davvero fare la differenza tra un ambiente di lavoro sicuro ed efficiente e uno vulnerabile agli incidenti.
Per quanto possa apparire del tutto controintuitivo, le organizzazioni che si affidano eccessivamente a procedure rigide e poco flessibili possono, involontariamente, creare le condizioni ideali in cui i lavoratori diventano disattenti, sottovalutano i rischi e perdono la capacità di adattarsi agli imprevisti. D'altra parte, l'assenza di procedure standardizzate può portare a inefficienze, errori e variabilità nelle performance, ed ecco perché occorre grande equilibrio.
Da un lato, le procedure routinarie ben progettate possono ridurre gli errori, migliorare l'efficienza e facilitare la formazione dei lavoratori, dall'altro, un'eccessiva dipendenza dalla routine può portare a una falsa sensazione di sicurezza, ridurre la vigilanza dei lavoratori e rendere l'organizzazione vulnerabile alle variazioni delle condizioni operative. Trovare il giusto equilibrio tra standardizzazione e flessibilità è quindi essenziale per garantire una gestione efficace e sostenibile.
L'equilibrio tra standardizzazione e flessibilità nella gestione della sicurezza sul lavoro può essere paragonato all'educazione dei figli nel corso del tempo. L'ambiente di lavoro del passato, con poche procedure di sicurezza, può essere assimilato all'atteggiamento più permissivo nei confronti dei ragazzi, che aveva il vantaggio di favorire l'autonomia e l'apprendimento attraverso l'esperienza ma che comportava anche maggiori rischi. D'altra parte, un ambiente di lavoro con troppe regole rigide, come quello che spesso si riscontra oggi, può essere paragonato a un approccio iperprotettivo nell'educazione che rende i figli più consapevoli dei pericoli ma meno capaci di adattarsi e di assumersi responsabilità.
Trovare il giusto equilibrio è fondamentale sia nell'educazione dei ragazzi sia nella gestione della sicurezza sul lavoro. È importante fornire ai lavoratori, così come ai figli, le conoscenze e le competenze necessarie per riconoscere e gestire i rischi, promuovendo al contempo un ambiente che incoraggi la partecipazione attiva, la responsabilizzazione e la flessibilità. Le organizzazioni dovrebbero evitare sia un approccio troppo permissivo, che può portare a sottovalutare i pericoli, sia un'eccessiva rigidità, che può limitare la capacità di adattamento e di risposta alle situazioni impreviste.
Il lato positivo delle procedure di routine
Le procedure routinarie offrono numerosi vantaggi per la sicurezza sul lavoro e per l'efficienza. Uno dei principali è la riduzione della varianza nei processi lavorativi. Quando tutti i lavoratori seguono le stesse procedure, le differenze individuali nelle prestazioni vengono ridotte al minimo e questo porta a risultati più coerenti e prevedibili. Inoltre, le procedure ben definite riducono la necessità di prendere decisioni non basate sui dati, abbassando così la possibilità di errori dovuti a giudizi soggettivi. Infine, le procedure standardizzate promuovono l'efficienza operativa, consentendo ai lavoratori di svolgere i loro compiti in modo più rapido e fluido, senza dover continuamente rivedere il proprio approccio.
Le routine offrono anche benefici mentali ai lavoratori. Quando un compito viene svolto ripetutamente secondo una procedura standardizzata, il carico cognitivo associato a quel compito si riduce. I lavoratori non devono più pensare a ogni passaggio e liberano risorse mentali che possono essere dedicate alla vigilanza e alla gestione delle eccezioni. Inoltre, la ripetizione regolare di una procedura favorisce lo sviluppo di automatismi positivi, ovvero di sequenze di azioni che possono essere eseguite in modo fluido e senza sforzo. Nel tempo, questi automatismi possono essere raffinati e ottimizzati, consolidando le migliori pratiche e promuovendo l'eccellenza.
A livello organizzativo, le procedure routinarie facilitano notevolmente il training dei nuovi dipendenti. Quando le procedure sono standardizzate e ben documentate, i nuovi assunti possono imparare i loro compiti più rapidamente e con meno confusione.
I rischi di una routine eccessiva
Nonostante i numerosi vantaggi delle routine, un'eccessiva dipendenza dalle procedure troppo rigide può anche introdurre rischi significativi per la sicurezza sul lavoro.
Uno dei principali rischi psicologici associati a una routine eccessiva è il calo dell'attenzione. Quando i lavoratori svolgono gli stessi compiti ripetutamente, possono diventare meno vigili e meno propensi a notare anomalie o situazioni potenzialmente pericolose. Inoltre, la familiarità con un modo di lavorare può portare a sottovalutare i rischi e a lavoratori che danno per scontato che tutto andrà secondo i piani.
Una routine eccessiva può anche portare a sviluppare automatismi pericolosi che vengono eseguiti senza riflettere e che possono portare a errori o incidenti. Inoltre, i lavoratori abituati a procedure consolidate possono sviluppare una resistenza al cambiamento, rendendo difficile l'introduzione di qualssiasi modifica.
A livello organizzativo, un'eccessiva standardizzazione può rendere difficile la gestione delle eccezioni.
Bilanciare routine e flessibilità
Una delle principali strategie per mitigare i rischi di una routine eccessiva è la rotazione delle mansioni. Assegnando ai lavoratori una varietà di compiti e di responsabilità, le aziende possono ridurre la monotonia e mantenere alta l'attenzione. Inoltre, l'introduzione nelle procedure di una variabilità controllata, come piccole modifiche ai passaggi o all'ordine delle attività, può aiutare a mantenere i lavoratori mentalmente impegnati e pronti ad adattarsi.
Per evitare i rischi associati alla rigidità operativa, le organizzazioni devono adottare un approccio positivo alla gestione del cambiamento che includa l'aggiornamento periodico delle procedure per incorporare nuove best practice. È fondamentale coinvolgere il personale in questo processo, incoraggiando i feedback e i suggerimenti dal basso.
I responsabili dovrebbero monitorare attivamente gli effetti della routine sui loro uomini, prestando attenzione a segni di calo dell'attenzione, sottovalutazione dei rischi o perdita di consapevolezza.
I lavoratori dovrebbero, invece, impegnarsi in tecniche di auto-monitoraggio, prestando attenzione al proprio livello di attenzione e consapevolezza durante lo svolgimento delle attività di routine.